Bashnedra.ru

Правовая помощь онлайн
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как в письменном виде попросить компенсацию за замещение сотрудника

Как оформить замещение временно отсутствующего работника?

Замена временно отсутствующего сотрудника может потребоваться на предприятии в различных ситуациях. Например, такая необходимость возникает в случае отпуска или болезни работника, если он выполняет важные функции, без которых предприятие не сможет функционировать (работа на станке, поточном производстве и т. д.). На остальных должностях к замещению прибегают обычно при уходе в декретный отпуск.

  • Что такое замещение
  • Когда оформляется замещение
  • Замещение другим работником
    • Можно ли отказаться от замещения?
    • Как правильно оформить
    • Образцы документов
  • Если заместитель – новый работник
  • Как оплачивается

Что такое замещение?

Замещение – это возложение функций временно отсутствующего работника на другого человека. Причем такая замена будет являться совмещением, если работа выполняется другим сотрудником предприятия при сохранении прежней должности. Иногда функции возлагаются на человека, только что принятого как раз на эту должность. Это влияет на то, как будет:

  1. оформляться замещение;
  2. производиться оплата.

Работодатель, дабы не нарушить права оформляемого работника, должен руководствоваться трудовым законодательством.

Когда оформляется замещение?

Замещение сотрудника спрогнозировать не всегда возможно. Если время ухода в отпуск или в декрет хотя бы примерно известно заранее, то угадать, когда человек сядет на больничный или выздоровеет нельзя. Чаще всего замещение оформляется, если основной работник:

  • заболел;
  • ушел в отпуск (в том числе декретный);
  • не может временно вести трудовую деятельность по иным обстоятельствам (в случае смерти близкого человека, например).

От сложившихся обстоятельств зависит то, сколько времени есть у работодателя для поиска человека, на которого будут возложены обязанности временно отсутствующего сотрудника. Вариантов тут всего два: оформить совмещение/замещение одному из действующих работников, принять на работу нового по срочному договору. Когда времени в обрез, обычно выбирают первый вариант, а для длительного замещения (при декрете) могут брать и нового сотрудника.

Замещение другим работником

Чаще всего работодатели сталкиваются с необходимостью замещения внезапно, что сильно укорачивает время поиска замены. Поэтому они предпочитают передать функции отсутствующего работника другому сотруднику. Такое допускается при учете правил, обозначенных в ст. 72.2 ТК РФ.

К сожалению, многие работодатели перекладывают часть ответственности отсутствующих сотрудников на текущих служащих, не доплачивая за это. Такая практика нарушает права работников. Если вам навязали чужие должностные обязанности, напомните работодателю, что за это он должен платить дополнительно. Более того, в большинстве случаев для передачи этих полномочий работодатель должен получить согласие от сотрудника, на которого эти функции будут возложены.

Добросовестный работодатель должен произвести замещение в полном соответствии с законом. Ему необходимо соблюдать следующие правила:

  1. замещение другим сотрудником предприятия возможно, но при увеличении конечной зарплаты (при совместительстве);
  2. заместителю могут быть вменены обязанности не только по его должности;
  3. назначение сотрудника на роль замещающего возможно только с его письменного согласия (за исключением случаев, прописанных в абз. 2 ст. 72.2 ТК РФ);
  4. при оформлении замещения составляется дополнительное соглашение, если сведения о подмене не прописаны в трудовом договоре;
  5. существует предельная длительность замещения (в чрезвычайных ситуациях и без согласия сотрудника – 1 год, в остальных случаях эти правила прописываются во внутренних нормативных документах организации).

Все эти правила обозначают права и обязанности каждой из сторон в случае замещения одного сотрудника другим.

Можно ли отказаться от замещения?

Поставить человека на другую должность на время отсутствия основного сотрудника работодатель может, только получив у замещающего письменное согласие на это. Однако из этого правила есть исключения. Так, в абз. 2 ст. 72.2 ТК РФ говорится, в каких ситуациях человека могут временно перевести на другую работу даже если он откажется. Это касается следующих ситуаций:

  • природные и техногенные катастрофы;
  • аварии, произошедшие на производстве;
  • несчастные случаи, возникшие во время трудовой деятельности;
  • пожары и возгорания;
  • землетрясения;
  • наводнения;
  • забастовки и голодовки;
  • эпидемии, а также массовые заболевания животных;
  • другие ситуации, в которых имеет место прямая угроза жизни населения или его нормальному проживанию.

Если что-то из этого произошло, то работодатель имеет право назначить на должность другого сотрудника. Однако длительность такого перевода не может быть больше 1 месяца. Причем отсутствие указаний на эти обязанности в трудовом договоре не освобождает человека от их выполнения.

Когда отсутствие сотрудника никак не связано с перечисленными обстоятельствами, работодателю приходится договариваться с другим рабочим, чтобы он взял на себя дополнительные обязанности. Без этого составлять приказы и другие внутренние документы не имеет смысла. Более того, принуждение может повлечь за собой административную ответственность работодателя.

Порядок оформления

Итак, работник дал согласие временно выполнять обязанности отсутствующего сотрудника. Что в таком случае нужно делать? Как оформить замещение временно отсутствующего работника? Поэтапно это будет выглядеть следующим образом:

  1. Получение письменного согласия от работника. Единой формы законодательство не устанавливает, поэтому достаточно написать его на бланке организации и изъявить готовность выполнять обязанности отсутствующего сотрудника. Обязательно в документе нужно отразить: сведения о сторонах (сотруднике и работодателе), причину замещения и его длительность, должность, на которую переходит (или которую совмещает) сотрудник. Далее заявление подписывается, ставится подпись составителя. Если замещение связано с чрезвычайными ситуациями – этот пункт пропускается.
  2. Составление дополнительного соглашения. Его оформление необходимо, так как в основном трудовом договоре не прописываются условия замещения. В допсоглашении указывают, какую должность будет занимать сотрудник, какие функции на него возлагаются. Обязательно здесь прописываются условия оплаты и длительность такого замещения.
  3. Оформление приказа на замещение. Обязательно нужно в нем прописать, кто кого и по каким причинам замещает. Сама же форма приказа ничем не отличается от того, который оформляют обычно. Возможно использование формы Т-5 или Т-5а. После составления и подписания с приказом нужно ознакомить работника (он в случае согласия проставляет свою подпись). В документе также прописываются условия оплаты (тарифная ставка, оклад или иные формы вознаграждения).

Примечательно, что иногда работника не переводят на должность отсутствующего сотрудника, а оформляют внутренним совместителем. Получается, он одновременно выполняет обязанности по своей и временно вмененной должности. Тогда все нюансы взаимоотношений устанавливаются на основании ст. 60.2 ТК РФ. Само оформление происходит несколько иначе, т. к. основную свою должность человек не освобождает.

Прекращение трудовых отношений по временной должности не требует получения согласия замещающего, т. к. такое назначение носит временный характер. По окончанию заранее установленного срока он возвращается к выполнению исключительно своих обязанностей, а отсутствующий работник возвращается на свою должность.

Если вдруг основной работник во время отсутствия решил уволиться совсем, то работодатель на его месте может оставить временно выполняющего обязанности (при получении от него согласия) или найти нового сотрудника. При согласии сотрудника дополнительное соглашение утрачивает силу, а с ним заключается новый трудовой договор. Обычно предполагается, что прежнюю должность такой человек освобождает. К такому предложению люди относятся положительно чаще всего, если на ней больше зарплата, есть перспективы для будущего роста.

Если заместитель – новый работник

Иногда работодатель принимает решение на место временно отсутствующего сотрудника взять другого человека. В этом случае оформление производится так же, как и при обычном принятии на работу, но с одной оговоркой – трудовой контракт является срочным, т. е. заключается он на определенный промежуток времени. Особенности его составления обозначены в ст. 59 ТК РФ.

Руководителю при отборе соискателя лучше сразу обозначить, что прием на работу будет временным. Ведь не каждый согласиться прийти в новую организацию на месяц. Вообще, такой формат трудовых отношений более логично использовать в случае временного отсутствия основного сотрудника по причине ухода в декретный отпуск.

Особенности оплаты

Одним из наиболее важных вопросов является то, как оплачивается замещение временного отсутствующего работника. Тут важно учитывать обстоятельства, из-за которых возникла сложившаяся ситуация.

Если человека перевели на другую должность из-за чрезвычайных обстоятельств, то минимальный размер труда определяется согласно абз. 4 ст. 72.2 ТК РФ. Такой сотрудник на новом месте должен получать не меньше размера своего обычного заработка. Стороны могут договориться и об увеличении этой суммы, например, по результатам работы.

Когда никаких чрезвычайных ситуаций замещению не предшествовало, а сотрудник согласился занять временно другую должность, размер оплаты его труда обсуждается и рассчитывается индивидуально. Особенности таких договоренностей отражаются в дополнительном соглашении.

Обычно на конечный размер влияют:

  • сложность и количество работы на временной должности;
  • уровень квалификации;
  • условия труда.

Фактически, зарплата может быть выше или ниже, чем на основной должности. В случае совмещения речь идет уже о доплатах.

Тонкости составления служебной записки на доплату за увеличение объема работ: образец

Решение вопросов замещения отсутствующих работников – распространенная ситуация для многих предприятий.

Какие документы необходимо оформить для выплаты компенсации за временное исполнение работы отсутствующих? Или как обосновать выплату компенсации? Об этом статья.

Цель служебки

Решение производственных вопросов часто связана с замещением отсутствующих работников. Первым документом, на основании которого это оформляется – Служебная записка. Основная цель написания записки – обеспечить бесперебойную работу предприятия.

Приведем пример, как это может происходить в реальности:

  • Работник заболел. Выполнение его обязанностей может быть исполнена работниками, имеющими удостоверение стропальщика. В Служебной записке необходимо указать номер удостоверения и срок его действия во избежание нарушений по требованиям охраны труда.
  • Доплата за совмещение должна быть обоснована, и Служебная записка должна содержать все данные по отсутствующему работнику и данные по работнику, который будет исполнять его работу для отдела кадров (они оформляют приказ на замещение) и службы оплаты труда – для начисления дополнительной зарплаты (как правильно оформить служебную записку на совмещение должностей?).
  • В содержании записки должен быть обозначен срок или период, в течение которого будет осуществляться замещение.

Таким образом, цель оформления – регламентировать организационные вопросы, связанные с распределением работы за отсутствующих и обеспечить доплату тем, кто будет его замещать.

Кратко внесем ясность в некоторые вопросы, касающиеся терминов:

  1. Замещение. Сотрудник исполняет обязанности другого работника (специалиста), оплата за такую доп.работу – в размере оклада отсутствующего или в доплате по разнице в окладах (о правилах оформления служебной записки на замещение на время отпуска или об его переносе, мы рассказывали здесь).
  2. Совмещение. Сотрудник дополнительно к своим собственным обязанностям выполняет и работу отсутствующего. Руководство устанавливает размер доплаты в виде конкретной суммы или в процентах к месячному окладу.
  3. Увеличение зоны обслуживания. Распределение работ между несколькими сотрудниками.

Основания для доплаты работнику

Основанием для оформления документов по доплате могут быть различные причины, например:

  • Необходимость увеличения выпускаемой продукции и связанный с этим увеличенный объем работ.
  • Временное отсутствие работника в связи с болезнью, трудовым отпуском.
  • Изменение технологии производственного процесса, требующего дополнительные трудозатраты.
  • Расширение сферы обслуживания в связи с производственной необходимостью.

Согласно ст. 60.2 Трудового кодекса РФ совмещение профессий и дополнительная работа вне рамок трудового договора выполняется только с письменного согласия работника.

К примеру, основанием может служить заявление работника, согласного выполнять дополнительный объем работы. При необходимости к документам необходимо приложить сведения о том, что работник получил необходимую инструкцию по технике безопасности или прошел необходимую стажировку.

При оформлении должны быть оговорены и документально подтверждены объем дополнительной работы и сумма оплаты. Например, это может быть количественное значение дополнительных деталей, которые необходимо выпускать в смену согласно наряду.

Кто составляет?

Обязанность или инициатива оформления Служебной записки на доплату принадлежит любому сотруднику или руководителю, ответственного за решение этих вопросов. Зависит это от принятого регламента, внутреннего Положения или Стандарта предприятия.

Содержание

Общие требования к содержанию записки:

  • От кого исходит и кому адресована Служебная записка по доплате.
  • Обоснование доплаты: отсутствие работника временное или длительное, увеличение объема работ или другие аспекты.
  • Сведения о сотрудниках, кому поручается дополнительный объем работ.
  • Предложения по размеру доплаты.
  • Полные сведения о работниках, связанных с замещением.

Подробно о том, что такое служебная записка, читайте тут, а из этой статьи вы узнаете о правилах оформления служебных записок по ГОСТу, а также каковы требования к их написанию и внешнему виду.

Как правильно написать?

Оформление документа Служебная записка должно отвечать определенным требованиям. Примером может служить следующий перечень:

  • Грамотное и последовательное изложение сути вопроса замещения.
  • Грамотный и понятный текст.
  • Полное содержание сведений для принятия решения руководителем.
  • Полный набор параметров для служб, имеющих отношение к оформлению.
  • Необходимые согласования, если они требуются для замещения.

Оформление документа на совмещение должностей

Директору ГМЗ-2 Семенову С.С. от начальника цеха № 3 Петрова П.П.

Прошу рассмотреть вопрос доплаты за расширение зоны обслуживания мастеру по ремонту цеха №4 Сидорову С.С., табельный №12345, на время трудового отпуска по графику мастера по ремонту вентиляционного оборудования цеха №4 Иванова И.И., табельный № 98765 с 12.03.2018 по 23.03.23018 включительно.

Предлагаю размер доплаты установить в размере 50% от оклада Иванова И.И.

Подпись __________П.П. Петров. Дата ___________

Некоторые аспекты данного примера рассмотрены в следующем разделе.

Ответ и реакция руководства

Решение руководителя будет адресовано в соответствующую службу предприятия в зависимости от его решения, например:

  1. В Отдел персонала и Отдел оплаты труда в случае положительного решения. Указанные службы подготовят приказ и оформят доплату по факту после завершения периода замещения.
  2. Обратно в подразделение, оформившего Служебную записку в случае отказа или другого решения.
  3. Делегировать решение этого вопросы другому сотруднику, например, заместителю.

О том, как правильно написать ответ на служебную записку, мы рассказывали тут.

Заключение

Успешная работа предприятия обеспечивается слаженной работой мотивированного коллектива. Здесь требуется обеспечение резерва сотрудников в случаях планового или внепланового отсутствия сотрудников. Поддержание такого подготовленного и обученного резерва включает в себя стажировку, знание правил охраны труда. Это обеспечит нужную устойчивость предприятия.

Оформляем совмещение должностей: шпаргалка для кадровика

Как бы ни был силен в компании дух товарищества и взаимовыручки, почти всегда на просьбу о помощи коллеге сотрудник формально имеет право заявить: «Это не моя работа». Совсем другое дело, если расширение функционала оформлено официально. В материале Rabota.ru вы найдете пошаговую инструкцию по оформлению совмещения и предупреждение о возможных проблемах.

Совмещение должностей часто становится неизбежным для замены важного сотрудника, ушедшего в отпуск, в особенности — в декретный. Также оно может оказаться полезным для выживания в трудные для компании времена, в особенности в условиях дефицита рабочей силы. Как правильно оформить совмещение?

Совмещение: правовой статус

Формулировка «совмещение профессий» применяется для рабочих специальностей, а «совмещение должностей» — для служащих, специалистов и руководителей.

Читать еще:  В каких случаях необходим срочный выкуп участка

Какие должности можно совмещать?

Ограничения на возможности совмещения должностей налагаются другими условиями. Например, новой должности может не соответствовать квалификация работника, или же работа на должности требует дополнительных документов (например, медицинского допуска).

Срок совмещения

Пошаговая инструкция

Подготовка должности

Если речь идет именно о совмещении должностей как таковом (в отличие от расширения зоны обслуживания), то необходимо соблюсти следующие условия:

  1. должность должна присутствовать в штатном расписании;
  2. должность должна быть вакантной.

Последнее условие не вытекает напрямую из требований ТК, но часто принимается во внимание судами и инспекцией. Иногда специально для совмещения в штатное расписание вводится новая должность.

Стоит помнить, что не является вакантной временно не занятая должность, то есть если замещающий ее работник находится в отпуске, в том числе в декретном. Для поручения дополнительной работы по временно не занятой должности используется формулировка «исполнение обязанностей временно отсутствующего работника».

2. Письменное согласие работника

В соответствии со статьей 60.2 ТК РФ дополнительная работа может быть поручена работнику только с его письменного согласия. Такое согласие можно оформить двумя способами:

  1. С подачи сотрудника — он пишет заявление с просьбой возложить на него в порядке совмещения обязанности по желаемой должности (Приложение 1). Как вариант: в порядке расширения зоны обслуживания или в порядке исполнения обязанностей временно отсутствующего работника. В последнем случае наряду с должностью указывается имя временно отсутствующего сотрудника. Затем руководитель организации дополняет заявление своей положительной резолюцией с поручением начальнику отдела кадров подготовить проекты соответствующих документов.
  2. С подачи руководства — составляется докладная записка руководителя отдела с просьбой возложить на сотрудника обязанности по совмещаемой должности (Приложение 2). В свою очередь сотрудник дополняет докладную записку своим письменным согласием с подписью «Согласен на совмещение должностей». Затем накладывается резолюция руководителя.

В заявлении или докладной записке уже может содержаться указание срока совмещения, если оно будет оформлено на определенный срок.

3. Дополнительное соглашение к трудовому договору

Совмещение затрагивает трудовые функции работника, а они являются предметом трудового договора. Следовательно, совмещение требует заключения с работником дополнительного соглашения к трудовому договору (Приложение 3). В соглашение обязательно должны быть включены следующие параметры:

  1. Вид дополнительной работы (совмещаемая должность, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника или зона обслуживания).
  2. Срок выполнения дополнительной работы.
  3. Содержание дополнительной работы, то есть дополнительные трудовые функции.
  4. Если основанием для подготовки дополнительного соглашения стало заявление работника, указывается, что обязанности возлагаются на сотрудника по его просьбе.

4. Приказ по личному составу

Основанием для начала работы по совмещению является соответствующий приказ по личному составу (Приложение 4). Он составляется на основании дополнительного соглашения в свободной форме на бланке приказов по личному составу. Приказ обязательно должен содержать ряд элементов:

  1. Вид дополнительной работы (совмещаемая должность, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника или зона обслуживания).
  2. Должность, по которой устанавливается совмещение (если дополнительная работа поручается именно в порядке совмещения).
  3. Срок выполнения дополнительной работы.
  4. Содержание дополнительной работы, то есть дополнительные трудовые функции.
  5. Заранее оговоренный размер вознаграждения за дополнительную работу.
  6. Особые условия (если требуются).

Особые условия — это новая ответственность или новые полномочия, необходимые для выполнения дополнительных функций. Например, для должности кассира — материальная ответственность, для специалиста кадровой службы — ответственность за ведение трудовых книжек, для руководящей должности — право подписи и право принятия управленческих решений.

Оплата дополнительной работы

СУДЕБНАЯ ПРАКТИКА:

«Б. В. А. обратилась в суд с иском к обществу с ограниченной ответственностью [данные изъяты] о взыскании доплаты за совмещение должностей, признании увольнения незаконным и компенсации морального вреда.

Истица работала в компании в должности менеджера. Наряду с работой, определенной трудовым договором, ответчиком ей была поручена дополнительная работа по другой профессии — кассира-операциониста. В общей сложности в ноябре-декабре 2011 года истица проработала на условиях совмещения 13 дней. Ей была положена доплата в размере 3 900 руб., однако указанные денежные средства ей ответчиком выплачены не были. Более того, под давление руководства она была вынуждена написать заявление на увольнение по собственному желанию.

Суд не удовлетворил требования истицы в части признания увольнения незаконным: каких-либо доказательств того, что это заявление было написано ею под давлением и по принуждению руководства ответчика, она не предоставила. В подтверждение же факта работы на условиях совмещения должностей истицей были представлены графики работы сотрудников приемки заказов за ноябрь и декабрь 2011 года, где согласно объяснениям истца время работы на условиях совмещения должностей менеджера и кассира-операциониста обозначено условным обозначением «НК». Также истица представила суду письменные доказательства, в том числе дополнительное соглашение к трудовому договору. Суд счел требования истицы о взыскании с ответчика доплаты за работу на условиях совмещения должностей подлежащими удовлетворению».

Решение Таганского районного суда г. Москвы от 17.07.2012 по делу № 2-1309/12

Примеры судебной практики предоставлены порталом РосПравосудие .

Оплата может быть установлена как в абсолютных, так и в относительных единицах. Например — 6 000 руб. в месяц или 40% от оклада работника в соответствии со штатным расписанием.

В соответствии со статьей 129 ТК РФ дополнительная оплата за совмещение должностей является заработной платой. Значит, в ее отношении применяются надбавки компенсационного характера. Например, за работу в районах Крайнего Севера (статьи 315-317 ТК РФ) или за работу вахтовым методом (статья 302 ТК РФ). Необходимость в начислении коэффициентов к доплате за совмещение подтверждается судебной практикой.

СУДЕБНАЯ ПРАКТИКА:

«Б. Н. А. обратилась в суд с иском к своему работодателю о взыскании доплаты за совмещение должности. В обоснование заявленных требований истица указала, что с 07.12.2009 работает в компании ответчика в должности [данные изъяты]. С 01.03.2011 на нее с ее согласия были возложены дополнительные обязанности по вакантной должности [данные изъяты] с установлением доплаты в размере 4100 руб. Указанная компенсационная доплата в соответствии со ст.129 ТК РФ является заработной платой, на которую согласно Приказу МО РФ от 10.11.2008 № 555 подлежат начислению процентная надбавка за работу в районах Крайнего Севера и районный коэффициент.

Ответчик же утверждал, что в приказах были указаны конкретные суммы доплат, применение к ним надбавки за работу в районах Крайнего Севера и районного коэффициента не предусматривалось.

Суд напомнил, что оплата труда работника за совмещение с учетом положений действующего законодательства, статей 60.2 и 151 ТК РФ, является обязанностью работодателя в силу прямого указания закона об этом. Также, в соответствии со ст. 315,316 и 317 ТК РФ, оплата труда в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях осуществляется с применением районных коэффициентов и процентных надбавок к заработной плате. Суммы указанных расходов относятся к расходам на оплату труда в полном размере.

Исходя из этого, суд удовлетворил требования истца в полном объеме».

Решение Североморского городского суда от 10.01.2012 по делу № 2-1952/2011

Как рассчитывается доплата за совмещение должностей на время отпуска

Отпуск положен каждому сотруднику, но предприятие во время отпусков в преобладающем большинстве случаев не останавливает свою деятельность. Отсутствие одного сотрудника не должно сказаться на работе всей организации, а это значит, что его полномочия необходимо кому-то делегировать. При этом коллега, получивший дополнительные обязанности, а вместе с ними и дополнительную ответственность, должен иметь право на компенсацию.

Вопрос: В организации трудятся работники, которые получают доплату за совмещение профессий (должностей). Установленные оклады у таких работников ниже МРОТ, но оклад и доплата за совмещение профессий (должностей) за полностью отработанный месяц получаются чуть выше МРОТ. Входят ли выплаты, осуществляемые за совмещение профессий (должностей), в состав заработной платы в целях сравнения ее с размером МРОТ?
Посмотреть ответ

Как осуществляется доплата за совмещение должностей во время отпуска, что говорит о такой ситуации трудовое законодательство РФ, в чем заключаются нюансы оформления, учета и налогообложения такого совмещения — разбираемся вместе.

Что говорит закон о замене временно отсутствующего работника

Основными законодательными актами, регулирующими кадровый вопрос на время отпусков и других причин не присутствия на работе, являются Трудовой Кодекс РФ и специальные акты, такие как разъяснения Минтруда.

Вопрос: Работник, который помимо основной работы выполняет работу по вакантной должности в порядке совмещения, с письменного согласия привлекается к работе в выходной или нерабочий праздничный день по основной должности. Учитывается ли доплата за совмещение должностей при оплате работы в выходной и нерабочий праздничный день?
Посмотреть ответ

В Трудовом кодексе эта проблема рассматривается в следующих статьях:

  • ст. 60.2 – процедура совмещения должностей;
  • ст. 72.2 – временное замещение работников;
  • ст. 74 – возможность работодателя перевести одного сотрудника на должность другого на время;
  • ст. 149 – оплата труда, когда условия отличаются от обычных;
  • ст. 155 – доплата за совмещение в рамках одной организации.

Вопрос: Правомерно ли установить работнику в качестве компенсации за совмещение должностей не денежную доплату, а иные виды компенсации (например, предоставление дополнительных дней отдыха либо оплату в неденежной форме)? Если нет, то каков минимальный размер такой доплаты?
Посмотреть ответ

Письма Минтруда РФ вносят ясность в определения совмещения, замещения и расширения круга обязанностей.

Совмещение или замещение?

Трудовой Кодекс РФ в ст. 60.2 различает эти понятия. Разница в том, выполняет ли оставшийся работник только чужие обязанности (замещение) или делает это, находя возможность для дополнительной работы, не в ущерб своей (совмещение).

Вопрос: Обязан ли работодатель повысить работнику доплату за совмещение должностей (выполнение работы уволившегося работника), если она установлена в фиксированном размере по дополнительному соглашению к трудовому договору?
Посмотреть ответ

Временное замещение

Применяется тогда, когда должность, оставленная работником на время отпуска, достаточно ответственная и квалифицированная — чаще всего руководящая. Чтобы выполнять все предусмотренные ею обязанности в полном объеме, сотруднику-заместителю придется временно оставить свои непосредственные функции. Такое временное назначение может стать серьезной проверкой на компетентность и, возможно, предварять последующее повышение.

ВАЖНО! Слишком долгой такая нагрузка быть не может: закон разрешает применять временное замещение не дольше чем 1 месяц.

Замещение не предполагает увеличения обычной платы, кроме случаев, когда временно замещается более высокая должность. Тогда сотруднику будет выплачена разница в окладе (абзац 2 п.1. Разъяснения Минтруда № 30 от 20 января 2001 года). Нужно помнить, что оплата труда временного заместителя не может быть ниже, чем оплачивалась его обычная должность по трудовому договору.

Временное совмещение

Совмещение должностей на время отпуска можно определить как исполнение обязанностей сотрудника, временно отсутствующего на рабочем месте, без освобождения или снижения собственной трудовой функции. Оно, в отличие от замещения, вследствие увеличения нагрузки предусматривает дополнительное денежное вознаграждение за труд.

Такая же схема может действовать в случае других причин временного отсутствия, кроме отпуска длительной командировки, нахождения на больничном.

Расширение круга обязанностей

Еще одним способом обеспечить выполнение работы отсутствующего сотрудника может быть вменение его обязанностей другому работнику.

Такой путь возможен, если у сотрудников была одинаковая квалификация и сходная трудовая функция, а штатное расписание позволяет временно соединить две должности в одну.

Этот способ, в отличие от двух предыдущих, не ограничивает права работодателя, поскольку выполнение всех функций по той или иной должности отражено в трудовом договоре, а в данном случае просто расширяются границы должностей, но не нарушаются условия договора. Доплаты, как и согласия сотрудника, этот путь не предусматривает.

Когда надо спросить согласие работника

Замещение и совмещение должностей не может производиться без выраженного в письменной форме согласия самого назначаемого. Требовать от сотрудника выполнения обязанностей, которые не были прописаны в трудовом договоре, работодатель просто не имеет права. Когда у работодателя возникает подобная ситуация, он может пойти одним из двух путей:

  • заручиться согласием работника (письменным);
  • предупредить работника за 2 положенных месяца об изменении трудовых условий и совместить должности законным порядком, а в случае категорического несогласия уволить работника, не желающего дополнительной нагрузки.

Отдельного документа для выражения согласия работника не нужно, достаточно его подписи «Ознакомлен» на соответствующем приказе, изданном руководством. Если работодатель хочет перестраховаться, то в письменном виде надо направить работнику уведомление о грядущем замещении за 2 месяца и получить подпись на нем.

Оформление совмещения (замещения) на время отпусков

Для избежания возникновения трудовых споров рекомендуется действовать строго по регламенту:

  1. Составление и подписание допсоглашения о возникновении новых обязанностей на конкретный период.
  2. Издание приказа о совмещении (замещении) должностей. В тексте приказа обязательны следующие пункты:
    • ФИО сторон – замещаемого и замещающего работника;
    • даты начала и конца замещения (совмещения);
    • должности сторон;
    • дополнительные обязанности;
    • размер доплачиваемого вознаграждения и принцип его расчета (какой именно оклад станет базой).
  3. Ознакомление замещающей стороны с приказом, подписание.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В трудовой книжке, табеле учета рабочего времени и личной карточке отражения совмещения не требуется.

Обязательные налоги в связи с совмещением

Закон обязывает произвести с выплат в счет совмещения должностей обычные налоговые отчисления:

  • налог на доходы физических лиц – положенные 13% (вычитается из начисленной суммы);
  • взносы в фонды страхования – 30% (уплачиваются за счет средств работодателя).

Расчет доплаты

Порядок определения размера дополнительного вознаграждения в случаях замены может быть оговорен в коллективном договоре или специальном документе, а может решаться непосредственно между работодателем и работником, при этом получив отражение в приказе.

ВАЖНО! Доплата не может быть меньше, чем установленные нормы оплаты труда, иначе работодатель рискует административной ответственностью.

Факторы, влияющие на размер доплаты:

  • сложность принятых допобязанностей;
  • объем дополнительной работы;
  • фиксированная сумма или процентное соотношение в зависимости от результатов труда;
  • режим занятости замещающего (полный или неполный рабочий день, свободный или строгий график и т.п.).

При регламентировании расчетов такой доплаты во внутренних нормативных актах может фигурировать конкретные суммы либо проценты от существующих окладов.

Пример расчета

Оклад экономиста Петровского Г.М., уходящего в отпуск в августе, составляет 35 000 руб. в месяц, а оклад Лукьянцева Р.Т., также экономиста, – 32 тыс. руб. в месяц. Р.Т.Лукьянцев назначен совмещать свои обязанности и обязанности Петровского Г.М. на время 20-дневного отпуска.

По положениям колдоговора за такое совмещение полагается доплата в размере 70%. Рассчитаем, сколько денег получит Лукьянцев в августе:

    • 32 000 руб. – собственную заработную плату;
    • 70% от 35 000 руб. – 24 500 руб. – положенная доплата за полный месяц;
    • поскольку совмещение проходило не весь месяц, а только 20 дней, то доплата положена за 2/3 от положенных 70%: 16 333 руб.;
    • итого Лукьянцеву положено 32 000 + 16 333 = 48 333 руб.;
    • с этой суммы нужно отчислить НДФЛ: 13% от 48 333 = 6283 руб.;
    • на эту сумму нужно начислить страховые взносы: 30% от 48 333 = 14 499,90 (не удерживаются из зарплаты, работодатель перечисляет из своих средств);
  • итого на руки: 48 333 – 6 283 = 42 050 рублей.
Читать еще:  Официальный бланк заявления на замену водительского удостоверения в ГИБДД: образец заполнения

Можно ли отменить или уменьшить доплату?

Закон указывает лишь один случай, когда такое действие работодателя будет правомерным – ухудшение качества работы замещающего по сравнению с замещаемым. Если такое имеет место, работодатель вправе изменить условия совмещения, но он должен предупредить об этом проштрафившегося работника в письменном виде.

Как прекратить замещение

Когда отпуск замещаемого закончится, и он вернется на свое рабочее место, ситуация «замещения» прекратится сама собой. Для возвращения на круги своя не нужно издавать специальных приказов или распоряжений – период, который подошел к концу, уже был указан в первом приказе «на совмещение». Когда отдохнувший работник приступает к своим обязанностям, его временный преемник прекращает получать дополнительные выплаты.

Как происходит доплата за замещение на время отпуска?

  • Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника
  • Расширение обязанностей или совмещение
  • Выполнение и оплата временного перевода
  • Как оформляется и оплачивается совместительство
  • Прием временного сотрудника
  • Итоги

Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника

Существует несколько способов замены отпускников:

  • Совмещение. Работник совмещает свою работу и работу отпускника (ст. 60.2 ТК РФ).
  • Временный перевод. Работник выполняет только обязанности отпускника (ст. 72.2 ТК РФ).
  • Совместительство. Работник тратит на работу отпускника свободное от основной работы время (ст. 60.1 ТК РФ).
  • Прием временного сотрудника. Сотрудник принимается на работу с заключением срочного договора на срок, соответствующий сроку отпуска заменяемого сотрудника (ст. 59 ТК РФ).

Расширение обязанностей или совмещение

Если один работник уходит в отпуск, то другому могут поручить выполнять его обязанности, не освобождая его от основной работы. Эта работа может соответствовать его должности или нет (ст. 60.2 ТК РФ).

Если дополнительная работа схожа с работой работника — это расширение обязанностей, если нет — совмещение.

Положена ли доплата штатному заместителю руководителя, если в отпуск уходит руководитель и его обязанности возлагаются на штатного заместителя? Ответ на вопрос дискуссионный, ведь по должностным обязанностям зам. должен «подхватить» дела руководителя во время его отсутствия. Узнайте авторитетное мнение эксперта КонсультантПлюс, бесплатно получив пробный доступ к системе.

Обязать работника выполнять дополнительную работу принудительно нельзя. Работник должен дать на это письменное согласие.

Доплата за исполнение обязанностей временно отсутствующего работника оговаривается в дополнительном соглашении и может производиться за фактическую выполненную работу или рассчитываться пропорционально отработанному времени (ст. 151 ТК РФ). В приказе о совмещении необходимо указать, как оплачивается замещение на время отпуска и срок, на который оно оформляется.

Каждая из сторон трудовых отношений может их досрочно прекратить. Для этого инициатор расторжения должен за 3 рабочих дня предупредить об этом противоположную сторону в письменной форме.

Но может случиться так, что доплату за отсутствующего работника никто не получает. Это происходит, когда работник замещает коллегу со схожими трудовыми функциями и в его должностной инструкции четко оговорены замещения такого рода. В этом случае письменное согласие работника также не требуется.

ООО «Кукушка». В январе кассир уходит в отпуск на 14 календарных дней (10 рабочих дней). На время его отпуска его обязанности согласился выполнять второй бухгалтер.

Издается приказ о совмещении должностей. В нем указывается, что доплата за совмещение будет рассчитываться пропорционально отработанному времени.

Оклад бухгалтера равен 20 000 руб.

Оклад кассира равен 17 000 руб.

Рассчитываем размер оплаты одного рабочего дня: 17 000 руб. / 17 дн. (количество рабочих дней в январе) = 1000 руб.

Размер доплаты за 10 рабочих дней составил: 10 дн. × 1000 руб. = 10 000 руб.

Итого, в январе бухгалтер получит зарплату: 20 000 руб. + 10 000 руб. = 30 000 руб.

С этой суммы необходимо удержать НДФЛ (13%) и заплатить взносы.

Выполнение и оплата временного перевода

Случается, что совмещение выполнить невозможно. В этой ситуации работодатель имеет право освободить работника от его текущих обязанностей и перевести его на рабочее место отпускника. Срок перевода соответствует сроку отпуска отсутствующего работника (ст. 72.2 ТК РФ).

Перевод возможен только с письменного согласия работника. В дополнительном соглашении к трудовому договору указывают условия перевода. После этого издается приказ о переводе.

На что обратить внимание при его составлении, вы узнаете из статьи «Приказ о переводе работника на другую должность – образец».

После оформления перевода для работника это рабочее место становится основным, и, следовательно, он должен пройти весь инструктаж, как и остальные работники.

В трудовой книжке перевод и возврат на основное место работы никак не отражают.

Доплата за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника происходит в размере, указанном в дополнительном соглашении.

По возвращении на работу основного работника необходимо направить замещающему работнику уведомление об окончании срока перевода и составить приказ о прекращении исполнения обязанностей временно отсутствующего работника.

В случае если срок перевода истек, а работнику не предоставлена возможность вернуться на основную работу и он не потребовал своего восстановления на ней, то соглашение о временном переходе теряет силу. Временная работа становится основной.

Как оформляется и оплачивается совместительство

Если расширение трудовых обязанностей невозможно, работодатель может оформить совместительство (ст. 60.1 ТК РФ).

Совместительство — это выполнение дополнительных обязанностей в свободное от основной работы время. Но это время нормировано и не должно превышать половины месячной нормы рабочего времени. Следить за тем, чтобы эта норма не была превышена, — обязанность работодателя. Все остальные функции остаются неизменными (ст. 282, 284 ТК РФ). Внутреннее совместительство оформляют заключением отдельного трудового договора.

Подробнее о внешнем совместительстве читайте в статье «Как правильно оформить внешнее совместительство?».

Оплата труда совместителей может производиться пропорционально отработанному времени или за фактически выполненный объем работ. Это должно быть отражено в трудовом договоре.

В магазине «Лукошко» в феврале кассир ушел в отпуск на 14 календарных дней (10 рабочих дней). На время его отпуска на его место оформили совместителя.

Оклад по совмещаемой должности равен 15 120 руб.

Рассчитываем размер оплаты одного рабочего дня: 15 120 руб. × 50% / 18 дн. (количество рабочих дней в феврале) = 420 руб.

Размер оплаты 10 рабочих дней составил: 10 дн. × 420 руб. = 4200 руб.

С этой суммы необходимо удержать НДФЛ (13%) и заплатить налоги в фонды (30%).

Отдельные разъяснения по вопросам совмещения дают эксперты КонсультантПлюс.

Получите пробный доступ к системе и бесплатно узнайте ответы.

Прием временного сотрудника

Еще один из способов заменить работника, ушедшего в отпуск, — это нанять на его место нового работника, заключив с ним срочный договор (ст. 59 ТК РФ).

Этот способ замены будет предпочтителен для предприятий, на которых есть технически сложные должности. И если их пытаться совместить, может пострадать весь трудовой процесс. Например, это может быть крупное производственное предприятие. Наладчик технически сложного оборудования уходит в отпуск. Преимущества способа найма временного сотрудника очевидны: руководитель получает полноценного сотрудника, и трудовой процесс не останавливается.

Оплата, условия и срок работы оговариваются и указываются при заключении срочного трудового договора.

Итоги

Если на предприятии работник уходит в отпуск, то на его место, скорее всего, нужно будет подобрать замену. Вариантов такой замены несколько. Выбирайте тот, что удобен именно вам. Но какой бы из них вы ни выбрали, помните, что обязанностью доплаты за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника пренебрегать нельзя.

Заявление на назначение надбавки к зарплате за совмещение

«Лишних денег не бывает!», — так считает подавляющее большинство людей. У многих после выплаты зарплаты деньги заканчиваются быстро и от подработки, как правило, никто не откажется.

Как заработать дополнительные средства тому, у кого есть работа? Для это вполне сгодится совмещение должностей в одной организации (выполнение дополнительных трудовых функций или большего объема работы в одной компании параллельно с основными обязанностями).

Если сотруднику предлагают подменить кого-то, отсутствующего на работе, ему не стоит сходу на это соглашаться. Сначала нужно обсудить все нюансы и уточнить подробности оплаты этой подработки.

По закону на работника нельзя без его согласия перекладывать чужие обязанности или заставлять его выполнять их безвозмездно. Однако, не редки случаи, когда один сотрудник уходит в отпуск, а на плечи другого ложатся его обязанности. Это происходит «постфактум», потому что они «работали в одной упряжке» и если работа не сделана, с оставшегося работника спросят за это.

Хотя стоит признать, что иногда работа за двоих без доплаты оговаривается для сотрудника заранее, например, заместители руководителей часто выполняют их обязанности в период, когда те болеют или находятся в отпуске, и наоборот, потому что данное условие определено их трудовым договором.

  • Зачем нужно заявление на доплату?
  • Структура и образец заявления
  • Как хранить документ?

Зачем нужно заявление на доплату?

Согласно ч. 3 ст. 60.2 ТК РФ продолжительность и объем работы по совмещению устанавливается работодателем с письменного согласия работника. Оплата такого труда производится в размере, определенном по соглашению между сотрудником и руководителем (ч. 1 ст. 60.2, ст. 151 ТК РФ).

В качестве письменного документа, определяющего условия совмещения, издается приказ. Чтобы этот приказ считался изданным законно, как уже говорилось выше, необходимо письменное согласие сотрудника на дополнительную работу. Вот в этом согласии и может содержаться заявление на доплату.

Логично, если работодатель предложит работнику совмещение в письменной форме, указав в своем предложении планируемый размер доплаты за это. Исходя из данного документа работник сможет взвесить целесообразность дополнительной работы и узнать сумму, которую может указывать в своем согласии.

Возможно размер предстоящей доплаты, указанной в предложении, сотрудника не устроит. В таком случае в согласии он может указать ту сумму, за которую согласен выполнять дополнительные трудовые обязанности, но гарантии, что работодатель согласится изменить размер планируемого вознаграждения нет, ведь все условия устанавливаются по соглашению сторон.

В случае если соглашения о размере оплаты дополнительного труда достигнуть не удастся, работа может быть предложена другому сотруднику.

Структура и образец заявления

Установленной формы у данного документа нет, но чаще всего применяется стандартная структура заявления, сформированная примерно так:

  • Вверху справа в столбик указываются должность наименование организации и имя ее руководителя в форме, отвечающей на вопрос «кому?». Ниже таким же образом располагаются сведения о составителе заявления (должность, Ф.И.О.) в форме, отвечающей на вопрос от кого.
  • Ниже в центре строки располагается название документа: «Заявление».
  • Затем по ширине документа излагается суть заявления (исходя из условий, предложенных руководителем).
  • Подпись составителя, дата.

Составляется заявление работником самостоятельно, от руки или с использованием оргтехники.

Кроме того, согласие работника на предложенные условия может выражаться в заключенном с работодателем дополнительном соглашении.

Так что вопрос о необходимости данного документа решается в рамках каждой отдельной организации с учетом сложившейся в ней практики делопроизводства.

Ознакомление с данным документом необходимо руководителю и иным лицам, занимающимся оформлением кадровых вопросов.

Узнайте больше про положение о приеме на работу.

Если вы выбираете между тарифной и бестарифной системой оплаты, то вам стоит прочесть эту статью.

Подробную и нужную вам информацию о понижении заработной платы вы узнаете в нашей статье.

Как хранить документ?

Решение о том, как хранить заявление о выплате надбавки за совмещение, принимается лицом, занимающимся делопроизводством, на его усмотрение. Это связано с тем, что документ не носит обязательного характера. Оно может храниться вместе с приказом, в папке с другими подобными заявлениями или в личном деле.

Иногда может оказаться, что особой выгоды из этого извлечь не получится, а поработать придется довольно много. Порой то, что в начале кажется подарком судьбы, в конечном итоге превращается в тяжелую ношу.

Если совмещение оказалось не тем, что сотрудник себе представлял, он в любой момент может написать заявление об отказе от него. Конечно, неотработанный период оплачен не будет, зато груз дополнительной ответственности упадет с плеч.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии 8 (800) 350-34-85. Это бесплатно.

Как установить доплату сотруднику за совмещение должностей (временное замещение)

Варианты привлечения сотрудника

В законодательстве предусмотрена возможность привлечь сотрудника к:

  • совмещению профессий (должностей);
  • исполнению обязанностей временно отсутствующего сотрудника.

Отличие между двумя этими понятиями состоит в том, что совмещение профессий (должностей) устанавливается, когда соответствующая штатная единица в организации по каким-то причинам не заполнена. Временное исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника (временное замещение) предполагает, что отсутствующий сотрудник числится в организации, но не выполняет свои трудовые обязанности по болезни, находится в отпуске и т. п. В отличие от совмещения профессий (должностей) в рамках временного замещения можно поручить сотруднику выполнять работу как по его основной профессии (должности), так и по другой должности или профессии.

Такие выводы следуют из положений статьи 60.2 Трудового кодекса РФ.

Установление доплаты

За совмещение профессий (должностей) установите доплаты к зарплате сотрудника в коллективном договоре или другом локальном документе (ст. 149 и 8 ТК РФ). Размер этих доплат может быть любым (ст. 151 ТК РФ). Доплаты к заработку сотрудника, привлеченного ко временному замещению, нужно установить, если на период временного замещения он не освобождается от своей основной работы (ст. 151 ТК РФ). Доплаты установите в коллективном договоре или другом локальном документе (ст. 149 и 8 ТК РФ). Оформляется временное замещение аналогично совмещению профессий (должностей) (ст. 60.2 ТК РФ).

Ситуация: нужно ли установить доплату сотруднику, который выполнял обязанности другого сотрудника, пока тот был в отпуске (болел)?

Ответ на этот вопрос зависит от того, предусмотрено ли в должностной инструкции сотрудника (трудовом договоре с ним) выполнение обязанностей отсутствующего сотрудника.

Если такое условие в должностной инструкции сотрудника (трудовом договоре) есть – это его обычные должностные обязанности. Никакой доплаты за их выполнение ему начислять не нужно. Такой вывод подтверждается письмом Минздравсоцразвития России от 12 марта 2012 г. № 22-2-897.

Если же сотрудника привлекают к выполнению дополнительных обязанностей отдельным приказом руководителя, на такие случаи распространяются требования статей 60.2 и 151 Трудового кодекса РФ. Так, сотрудник должен быть согласен с временным возложением на него обязанностей другого сотрудника. При этом за выполнение дополнительной работы ему должны начислить доплату. Размер такой доплаты определяется по соглашению администрации организации и сотрудника.

Читать еще:  Индивидуальные часы закон об образовании

Ситуация: как оплатить труд преподавателя физкультуры, который проводит занятия одновременно с двумя классами в связи с болезнью второго преподавателя?

Преподавателю, который проводит занятия одновременно с двумя классами, установите доплату за увеличение объема выполняемой работы. Размер этой доплаты может быть любым (ст. 151 ТК РФ).

Если занятия по физкультуре со вторым классом преподаватель проводит дополнительно в другое время, то за соответствующее количество часов производится почасовая оплата. Размер часовой ставки определите, разделив ставку зарплаты преподавателя, выполняющего замену, на среднемесячное количество часов (раздел V приложения к совместному письму Минобрнауки России от 26 октября 2004 г. № АФ-947, Профсоюза работников народного образования и науки России от 26 октября 2004 г. № 96).

Компенсация разницы в окладах

Ситуация: нужно ли компенсировать разницу в окладах лицам, исполняющим обязанности главного бухгалтера организации во время его отсутствия?

Ответ на этот вопрос зависит от того, предусмотрено ли в должностной инструкции сотрудника (трудовом договоре с ним) выполнение обязанностей главного бухгалтера на время его отсутствия на работе.

Если такое условие в должностной инструкции сотрудника (трудовом договоре) есть – это его обычные должностные обязанности. Никакой доплаты к окладу за их выполнение ему начислять не нужно. Такой вывод следует из статьи 60.2 Трудового кодекса РФ.

Если же сотрудника привлекают к выполнению обязанностей главного бухгалтера отдельным приказом руководителя, положения статьи 60.2 Трудового кодекса РФ на такие случаи распространяются. Сотрудник должен быть согласен с совмещением (временным исполнением обязанностей главного бухгалтера). За выполнение дополнительной работы ему должны начислить доплату. Размер такой доплаты не обязательно будет равен разнице в окладах. Этот вопрос решается по соглашению администрации организации и сотрудника. Такой порядок предусмотрен в статьях 151 и 60.2 Трудового кодекса РФ.

Доплата внутреннему совместителю

Ситуация: как установить размер доплаты за совмещение профессий (должностей) внутреннему совместителю?

Ответ на этот вопрос зависит от того, на каких условиях сотрудник совмещает должности.

Если сотрудник исполняет обязанности временно отсутствующего сотрудника без освобождения от своей основной работы, сумму доплаты установите в трудовом договоре с учетом содержания и объемов работы (ст. 149, 57 ТК РФ). Размер этих доплат может быть любым (ст. 151 ТК РФ).

Если сотрудник переводится на должность отсутствующего сотрудника и его согласие при этом не требуется, его труд оплатите по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежней работе (ч. 3 ст. 72.2 ТК РФ).

Отказ от дополнительной работы

Сотрудник имеет право досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, а работодатель – досрочно отменить поручение о ее выполнении. Если сотрудник хочет досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, он должен письменно предупредить об этом администрацию организации за три рабочих дня. При прекращении совмещения (временного замещения) по инициативе организации об этом также нужно предупредить сотрудника за три рабочих дня. Уведомление о прекращении работы составьте в произвольной форме. Такие правила установлены в части 4 статьи 60.2 Трудового кодекса РФ.

Уведомление налоговой инспекции

Ситуация: нужно ли уведомить налоговую инспекцию о временном возложении обязанностей главного бухгалтера на другого сотрудника организации?

Ответ: нет, не нужно.

Сведения о главном бухгалтере не включаются в госреестр – ЕГРЮЛ. В нем содержится только информация о сотрудниках, которые могут действовать от имени организации без доверенности, – директоре, президенте организации и т. д. (подп. «л» п. 1 ст. 5 Закона от 8 августа 2001 г. № 129–ФЗ). А если главный бухгалтер не входит в число таких сотрудников, подавать в инспекцию заявление по форме № Р14001, утвержденной приказом ФНС России от 25 января 2012 г. № ММВ-7-6/25 (как при смене руководителя), не нужно.

Ранее налоговое ведомство руководствовалось письмом МНС России от 6 сентября 2000 г. № ВГ-6-12/717 и требовало представлять копию приказа о смене (временном возложении обязанностей) главного бухгалтера. Однако сейчас его позиция изменилась. Об этом свидетельствует письмо ФНС России от 25 января 2008 г. № СК-6-09/45. Из него следует, что уведомлять налоговую инспекцию о временном возложении обязанностей главного бухгалтера на другого сотрудника не нужно.

Порядок замещения основного работника на время больничного. Документальное оформление, образец приказа

Временное отсутствие работника на своем месте может быть обусловлено причинами различного характера, например, человек уходит в очередной отпуск.

Но нередки случаи, когда это происходит в силу заболевания. В таких ситуациях наниматель вправе заменить отсутствующего работника другим. Об этом подробно рассказано в нашей статье.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 8 (800) 350-29-87 . Это быстро и бесплатно !

Какими способами можно возложить обязанности на другое лицо?

Заболевание сотрудника может негативно отразиться на деятельности всей компании в целом. Особенно это актуально в случаях, когда болеет специалист, занимающийся очень важными направлениями, например, финансами или технологиями производства. В таких ситуациях необходимо найти временную замену отсутствующему.

На практике используется два варианта замены работника:

  1. Замещение. Такой способ подразумевает возложение обязанностей отсутствующего специалиста на другого в полном объеме.
  2. Совмещение. В этом случае замещающий выполняет только некоторые функции отсутствующего, совмещая со своей основной деятельностью.

Порядок замещения (временного перевода)

Замещение, как и любая другая процедура, связанная с трудовыми отношениями, реализуется в несколько этапов. Для начала необходимо пообщаться с работником, на которого руководитель планирует возложить обязанности заболевшего. После оформляются все необходимые документы. В завершении информация направляется в бухгалтерию, которая будет начислять соответствующую оплату.

Всегда ли требуется документально оформлять распоряжение?

Согласно требованиям действующего законодательства, работающему можно поручить выполнение функций отсутствующего специалиста. Для этого потребуется согласие человека. Если стороны пришли к соглашению, то руководитель издает приказ соответствующего характера, который будет являться основанием для начисления дополнительной оплаты в последующем.

Но не всегда нужно оформлять распоряжение. В некоторых случаях приказ не потребуется. Это касается той категории работников, которые были назначены на должность изначально с условием возможной замены временно отсутствующего работника, например, заместителей руководителя. Такое условие должно быть указано в договоре. В качестве компенсации работнику устанавливается денежная надбавка либо дополнительные дни к основному отпуску.

Предварительное обсуждение

Согласие работника на замену временно отсутствующего является одним из условий возложения дополнительных обязанностей. По этой причине руководитель компании должен будет обсудить с человеком такой вопрос. В процессе беседы оговариваются условия компенсации и объем дополнительных обязанностей.

В то же время статья 72.2 ТК РФ несколько расширяет полномочия руководителя, предоставляя право возложить на работника дополнительные обязанности без его согласия. Это возможно в случае:

  • катастроф;
  • производственных аварий;
  • стихийных бедствий.

Необходимые документы

Процедура возложения обязанностей заболевшего работника на другого специалиста предусматривает оформление ряда документов.

  1. Докладная непосредственного начальника отсутствующего.
  2. Заявление на замещение.
  3. Приказ руководителя.

Сведения о временной замене заболевшего в трудовую книжку не вносятся. Информация указывается лишь в учетной карточке замещающего работника.

Служебная записка

Нормы Трудового кодекса РФ прямо не указывают на то, что необходимо составлять служебную записку в связи с болезнью работника. Но на практике локальными правилами большинства организаций оформление такого документа предусмотрено.

Оформляется записка в письменном виде и направляется руководителю компании. В ней должно быть указано следующее:

  • Данные руководителя.
  • Наименование структурного подразделения.
  • Сведения о заболевшем работнике.
  • Дата с которой он отсутствует.
  • Скачать бланк служебной записки о возложении обязанностей на период больничного
  • Скачать образец служебной записки о возложении обязанностей на период больничного
Заявление

Ещё один документ, который может быть оформлен на время больничного листа — заявление на замещение. Оно оформляется сотрудником, который будет заменять ушедшего на больничный и официально подтвердит, что он не против выполнения обязанностей заболевшего коллеги.

Как и служебная записка, заявление оформляется в письменном виде. В нем указывается время начала больничного, а также данные о работнике, который будет временно исполнять обязанности.

Приказ о возложении исполнения обязанностей на другого сотрудника

Почти всегда приказ о возложении обязанностей заболевшего специалиста на другого работника должен быть издан. Исключением являются случаи, когда человек изначально является замещающим специалистом и такое правило указано в его договоре. Приказ оформляется в письменной форме.

В приказе о возложении обязанностей заболевшего специалиста на другого работника указывается:

  • Наименование организации.
  • Сведения об отсутствующем и заменяющем работнике.
  • Дата начала замещения.

Приказ подписывается руководителем компании. С документом должен быть ознакомлен под подпись замещающий работник.

Дополнительное соглашение к ТД

Может потребоваться дополнительное соглашение к трудовому договору. Оно оформляется в случае, если человек остается работать в компании, но полностью освобождается от обязанностей по своей должности на время замены. Дополнительное соглашение, как и трудовой договор оформляется в письменном виде, в двух экземплярах. В нем указывается период и наименование должности, по которой будет происходить замена.

Особенности оплаты

Порядок выплаты специалистам, которые заменяют заболевших, установлен статьей 151 ТК РФ. В ней указано, что доплата за возложение дополнительных обязанностей должна производиться в обязательном порядке. Размер такой выплаты устанавливается сторонами трудовых отношений с учетом объема нагрузки и произведенных удержаний.

Статья 151 ТК РФ. Оплата труда при совмещении профессий (должностей), расширении зон обслуживания, увеличении объема работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором

При совмещении профессий (должностей), расширении зон обслуживания, увеличении объема работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, работнику производится доплата.

Размер доплаты устанавливается по соглашению сторон трудового договора с учетом содержания и (или) объема дополнительной работы (статья 60.2 настоящего Кодекса).

Порядок совмещения

Совмещение профессий или должностей – это одна из форм временной замены отсутствующего работника. Она несколько отличается от замещения. Особенностями такой процедуры являются:

  1. Обязательное согласие работника. Оно должно быть оформлено в письменном виде.
  2. Четкие сроки совмещения. Они устанавливаются руководителем с письменного согласия работника.
  3. Человек имеет возможность аннулировать совмещение в одностороннем порядке. Но он должен будет письменно предупредить об этом руководителя за три рабочих дня.

Приказ

Приказ о совмещении должен быть оформлен, поскольку он является документальным подтверждением взаимного согласия сторон. Он составляется в письменной форме и доводится под подпись до работника. Кроме общей обязательной информации, приказ должен содержать в себе и специфические формулировки. В тексте должно быть указано, что обязанности по должности специалист будет выполнять именно в порядке совмещения.

Допсоглашение к ТД

Дополнительное соглашение к трудовому договору потребуется, если содержание последнего претерпит изменения. Например, человек работал какое-то время в компании, но потом ему предложили совмещать должности. В таком случае нужно будет оформить дополнительное соглашение к договору. В нем следует указать, что обязанности будут исполняться в порядке совмещения.

Нюансы оплаты

Выплата за совмещение производится по тем же правилам, что и замещение. Сумма определяется по соглашению сторон с учетом объема нагрузки и удержаний из заработка. На практике совмещение компенсируется в виде надбавки к заработной плате.

Можно ли принять на данный период нового сотрудника?

На время болезни человека руководитель имеет право принять другого специалиста на работу. Речь идет не о замещении или совмещении. В данном случае можно заключить новый трудовой договор. Трудовые отношения с такой категорией работников имеют отличительные особенности.

Основанием для приема на работу человека по замене отсутствующего специалиста является заболевание последнего. Оно дает право руководителю принять на должность другого работника. Такие трудовые отношения будут носить временный характер. Они будут ограничены только заболеванием основного специалиста. Сам претендент должен соответствовать общим критериям – состояние здоровья и наличие специального образования, если таковое требуется для назначения на должность.

Как оформить?

Сама процедура приема на время болезни основного специалиста не имеет отличительных особенностей:

  1. претендент подает заявление на имя руководителя компании, который рассматривает его;
  2. после этого издается приказ о приеме на работу и оформляется трудовой договор;
  3. в завершении в трудовую книжку человека вносится соответствующая запись.

В любом случае, основанием для начала процедуры приема на работу, является заявление претендента. Оно оформляется в письменном виде и направляется руководителю организации. В нем указываются данные организации, работника, а также то, что человек желает заключить трудовой договор на время лечения отсутствующего специалиста.

В случае положительного результата, с человеком по статье 59 ТК РФ заключается срочный трудовой договор. Он оформляется по общим правилам в письменном виде, по одному экземпляру для каждой из сторон. Помимо обязательных условий, договор должен содержать сведения о сроках действия. В данном случае они обусловлены наступлением определенных обстоятельств, а именно – выходом основного работника. К конкретной дате срок договора не привязан.

После заключения договора должен быть издан приказ, подписанный руководителем. В нем указываются все обязательные реквизиты, а также то, что человек принят только на время заболевания основного работника.

Процедура приема на работу для замены заболевшего работника предусматривает заполнение некоторых кадровых документов:

  • Прежде всего это трудовая книжка. В неё должна быть внесена запись о приеме на работу на период заболевания основного специалиста.
  • Также необходимо заполнить личную карточку на человека.

Как уволить?

Днем увольнения будет являться дата закрытия больничного. В остальном процедура стандартна. В день увольнения на руки работнику выдается трудовая книжка и окончательный расчет. Денежные средства передаются под подпись либо перечисляются на расчетный счет. По требованию человека должны быть оформлены и другие документы, например, справка о заработной плате либо об отработанном времени.

Действующее законодательство предусмотрело несколько вариантов замены заболевшего работника – совмещение, замещение и прием на работу другого человека. Каждый из них руководитель может выбрать по своему усмотрению. Также инициатором временной замены может выступать и сам работник.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

8 (800) 350-29-87 (Москва)
8 (800) 350-29-87 (Санкт-Петербург)

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector
×
×