Bashnedra.ru

Правовая помощь онлайн
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Выдача трудовых книжек в исключительных случаях

Выдача трудовых книжек в исключительных случаях

Письмо Минтруда от 12.08.2020 № 14-2/ООГ-12933

Комментарий

Бумажную трудовую книжку необходимо выдать на руки работнику в тот же день, в который он подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку (предоставление сведений о трудовой деятельности) в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. Такое мнение высказал Минтруд в письме от 12.08.2020 № 14-2/ООГ-12933.

Таким образом, ведомство снова изменило свою позицию по этому вопросу. Так, в феврале 2020 года чиновники утверждали, что трудовая книжка должна быть выдана в день подачи работником заявления (см. письмо от 12.02.2020 № 14-2/В-150). Спустя месяц позиция Минтруда сменилась – трудовую книжку разрешили выдавать в течение трех дней со дня подачи заявления (см. письмо Минтруда от 13.03.2020 № 14-2/В-260). В новом письме в ведомстве вернулись к первоначальной точке зрения – трудовая книжка должна быть выдана в день подачи заявления о выборе способа ведения трудовой книжки. Отметим, что все три письма подписаны одним и тем же человеком.

Несмотря на то что разъяснения Минтруда, приведенные в письмах, не являются нормами права, а только разъясняют порядок применения действующего законодательства, целесообразно учитывать такие разъяснения в своей деятельности. Возникает вопрос: что делать, если в период действия письма Минтруда от 13.03.2020 № 14-2/В-260 работодатель выдал трудовую книжку в течение трех дней, не посчитают ли это нарушением сейчас?

Наказание по ч. 1 ст. 234 ТК РФ в данном случае не применяется, поскольку эта норма предусматривает наказание за нарушение срока выдачи трудовой книжки при увольнении работника. Наказать работодателя по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение норм трудового законодательства тоже нельзя, поскольку закон не устанавливает конкретный срок выдачи трудовой книжки в данном случае. Таким образом, на данный момент работодателю не грозит привлечение к ответственности за нарушение срока выдачи трудовой книжки работнику, выбравшему электронную трудовую.

Напомним, что сделать свой выбор относительно дальнейшего способа ведения трудовой книжки работники должны до 31 декабря 2020 года. Для этого они должны подать на имя работодателя соответствующее заявление. Если работник выбрал трудовую книжку в электронном виде, работодатель обязан сделать в его трудовой книжке соответствующую запись и выдать ее работнику на руки (ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Смотрите также

  • Электронная трудовая книжка
  • Минтруд рассказал о сроках выдачи бумажной трудовой книжки работнику, если он отказался от её ведения

Не пропускайте последние новости — подпишитесь
на бесплатную рассылку сайта:

  • десятки экспертов ежедневно мониторят изменения законодательства и судебную практику;
  • рассылка бесплатная, независимо от наличия договора 1С:ИТС;
  • ваш e-mail не передается третьим лицам;

Порядок выдачи трудовой книжки на руки работнику, который продолжает работать

Крайне редкое обращение о выдаче трудовой книжки на руки работнику, продолжающему работать, много лет вызывало оторопь тружеников кадрового сектора. На такую просьбу трудно ответить отказом. Но до 2015 года приходилось. Конечно, не все предприниматели и ответственный персонал шёл на поводу недописанных инструкций. Сотрудники не оставались неуслышанными, и трудовая книжка им выдавалась в большинстве случаев. Роль человеческого фактора при этом принимала серьёзные и ненужные обороты. Хотя это и не было нарушением Закона. Прямого запрета выдать трудовую книжку работнику не было никогда. Но и не была предусмотрена необходимая в подобных случаях процедура. Вообще, ничего ни в каких нормативных документах о такой простой жизненной ситуации законодатели долгое время не упоминали.

Возможные причины необходимости иметь несколько дней на руках трудовую книжку

Лишь с 1 января 2015 года всё начало проясняться. Поправки в необходимые правила и кодексы были внесены. И выдача на руки трудовой стала возможна, согласно главному государственному документу о труде. Теперь смело можно принимать заявление сотрудника и выдать на руки оригинал трудовой книжки. Условие выдачи только одно. Срок. Трудовая книжка выдаётся на время, заранее оговорённое.

Необходимость забрать трудовую книжку, не будучи при этом уволенным, возникает, прямо скажем, не часто. Возможных вариантов здесь немного:

  • приближающееся время назначения пенсии;
  • переговоры с другим работодателем о смене работы или о работе по совместительству;
  • для снятия нотариально заверенной копии трудовой книжки.

В первых двух случаях, казалось бы, достаточно взять заверенную копию трудовой. Но на практике оказывается не всегда достаточно. В Пенсионном фонде указания тоже противоречивы. В одном регламенте при рассмотрении назначения пенсии требуются исключительно оригиналы документов. Значит, трудовая книжка должна быть представлена оригиналом. По другим правилам, именно трудовая книжка исключена из перечня оригиналов документов, необходимых для предоставления в Пенсионный фонд. Любой чиновник предпочтёт перестраховаться. Поэтому работающему претенденту на государственный пенсион лучше получить оригинал свидетельства своей трудовой биографии.

Поиск другой работы в нормальном режиме лучше проводить, пока человек продолжает работать. Встречаются ещё коммерсанты, для которых профессиональный опыт претендента на вакантную должность важен. Они могли бы удовольствоваться и заверенной копией. Но не всегда довольствуются. При устройстве на работу по совместительству трудовая книжка остаётся на хранении с другими документами на основном месте работы.

Обязательное указание причины для выдачи ТК не прописано. Получается, что не запрещено. Поэтому задумываться о том, можно ли выдать книжку для предоставления в другое место, не стоит. Хотя раздаётся много советов выдавать книжку исключительно для предоставления в Пенсионный фонд.

Нотариально заверенные копии трудовых книжек нужны для получения лицензий, сертификатов на ведение профессиональной деятельности. Обычно это касается главных бухгалтеров, аудиторов, юристов, директоров предприятий.

Механизм выдачи трудовой книжки на несколько дней

С 2020 года работают уточнения для хранения кадровых документов. Если раньше руководитель организации отвечал за сохранность личных документов в течение всего времени работы сотрудника, то отныне, при наличии письменно оформленной и одобренной заявки на выдачу ТК, вся ответственность за сохранность во время отсутствия её на рабочем месте перекладывается на владельца. Другими словами, кто расписался за хранение, тот и в ответе за сохранность. Для этого надо организовать место для подписи. В стандартном бланке такой графы нет. Многими рекомендуется просто внести самим дополнительную графу. Это удобно, если предполагать, что один сотрудник за всё время работы на конкретном предприятии один раз обратится с таким заявлением. Многократные обращения, однако, тоже не запрещены. Поэтому для универсального применения лучше придумать отдельный регистр, используемый исключительно для выдачи трудовых книжек на время.

Для рассмотрения такого заявления законодатель отвёл работникам кадровых отделов только 3 дня. Или целых 3 дня. Поэтому работник, которому срочно понадобилась оригинальная его книжка трудовая, должен это учитывать. Само заявление пишется в свободной форме на имя руководителя предприятия.

Важно! В заявлении обязательно указывается срок возврата трудовой книжки.

В противном случае заявление просто не будет рассмотрено. А вот указание причины, по которой понадобилась книжка, не обязательно.

Всему этому: написанию заявления, дальнейшему его рассмотрению, утверждению и, в конце концов, выдаче предшествует создание специального регламента на данном конкретном предприятии. Законодатель поручил это дирекции работающей структуры. Это обязательно. На каждом предприятии должны быть прописаны и утверждены директором процедуры, сопровождающие выдачу трудовой книжки на определённое время на руки работнику, продолжающему работать в этой организации.

При обсуждении вопроса выдачи трудовой книжки на время в кругу заинтересованных лиц, некоторые предлагают внести в специальную инструкцию «по выдаче книжек на время» пункт об обязательном возврате документа в том виде, в котором был получен. Но что делать, если вид, по каким – то, даже неуважительным, причинам изменился, не поясняют. В случае, если ещё не вышедший на пенсию, но уже побывавший в Пенсионном фонде дедушка захочет похвастаться перед внуком своей трудовой доблестью и при этом они нечаянно разольют какой-нибудь напиток на документ (а попадёт жидкость непременно на книжку), то сама трудовая книжка не становится при этом недействительной, но вид её изменится. Лишние пункты инструкций работу, на самом деле, не упрощают, а усложняют. Безусловно, вносить какие – то изменения, дополнения категорически нельзя. Даже если человек работает по совместительству в другом месте и пожелает сделать об этом отметку, то такую запись можно сделать только на основном месте работы при предъявлении документа, подтверждающего работу по совместительству в другом месте.

Многие представители кадровых служб для ускорения процесса с написанием такого вида заявлений разрабатывают специальные бланки, которые работнику остаётся только подписать. С указанием, конечно, необходимых данных. Перечень этих данных также прописывается в инструкции, утверждённой руководителем предприятия.

Выдача трудовой книжки работнику

Своевременная выдача трудовой книжки работнику на руки является важным требованием, соблюдение которого актуально не только для ее владельца, но и для работодателя. Этот документ представляет собой своеобразный «паспорт», только удостоверяет он не личность владельца, а его трудовой стаж и стаж для пенсии.

Как и все другие личные документы, трудовая книжка работника имеет свои требования по форме ведения, заполнения и хранения. На протяжении всего срока трудовой деятельности гражданина она хранится в отделе кадров предприятия или организации. На руки работнику трудовая книжка может быть выдана только в исключительных случаях. Обо всех этих случаях и пойдет разговор в предлагаемой статье.

Выдача трудовой книжки при увольнении работника

Трудовым кодексом Российской Федерации регламентируются основные права и обязанности всех субъектов правоотношений. Здесь же содержатся наиболее важные положения по вопросам ведения, хранения и выдачи трудовых книжек. В том числе при увольнении по собственному желанию, по соглашению сторон и др.

При прекращении действия трудового договора по любым причинам с работником должен быть произведен окончательный расчет в день увольнения и выдана трудовая книжка. В документе должна быть произведена отметка об увольнении со ссылкой на основание (статья ТК РФ).

Читать еще:  Какие документы нужны для оформления загранпаспорта, а также рекомендации, как его получить пенсионеру

Согласно статье 62 Трудового кодекса России по письменному заявлению гражданина о документах, связанных с работой, работодатель в течение 3 дней после поступления письменного ходатайства выдает и надлежащим образом (печать, подпись, дата) заверенные копии или оригиналы документов:

  • выписка из приказа о приеме работника на работу;
  • распоряжение о переводе на другую должность или в иное структурное подразделение данной организации;
  • выписка о внесении всех страховых взносов;
  • справка о фактической начисленной заработной плате;
  • выписка из приказа об увольнении работника и др.

Такие документы буду особенно актуальными при намерении работника обратиться в суд за защитой трудовых прав. Ведь они станут доказательствами по гражданскому делу, что минимизирует временные затраты на их истребование.

Необходимость документа при оформлении пенсии

Трудовая книжка работнику выдается при прекращении работы по случаю выхода на пенсию. Это общий случай, как и при увольнении. Однако достаточно часто бывает, что гражданин оформляет пенсию по старости, а увольняться с места работы пока не собирается.

Пенсионный фонд в любом случае для оформления пенсии потребует предоставить оригинал трудовой книжки. В таких случаях сотрудники кадровой службы истребуют от работника заявление на выдачу трудовой книжки, где в качестве уважительной причины получения на руки документа станет обращение в ПФР. В соответствии с Трудовым кодексом РФ, это единственный случай, когда при продолжении работы в данной организации разрешается нарушать установленный порядок хранения рассматриваемого документа. После его получения на руки за сохранность трудовой книжки будет отвечать ее владелец.

Выдача копии трудовой книжки

Законодателем предусмотрена обязанность выдавать копии необходимых документов по требованию работников (статья 62 ТК РФ). Согласно указанной норме, если работник обратился с письменным заявлением о выдаче копии документа, работодатель должен в течение трех дней выдать ему должным образом заверенную копию трудовой книжки или выписку из нее. Указанные копии документов выдаются бесплатно.

Исключительные случаи выдачи трудовой книжки

Если у работника есть неиспользованные за время работы очередные отпуска, то он имеет право в заявлении на увольнение просить об их предоставлении. В таком случае днем увольнения считается заключительный день отпуска работника, а значит, трудовую книжку он должен получить перед уходом в отпуск. Поэтому отдел кадров выдает на руки работнику трудовую книжку только при получении от него соответствующей расписки. Эта расписка вносится в книгу учета движения трудовых книжек работников предприятия, а также о ней делается отметка в личной карточке работника.

Иногда бывают случаи, когда в день увольнения работник по уважительным причинам отсутствует на работе или не хочет получать трудовую книжку. Тогда работодателем заказным письмом направляется работнику уведомление, предлагающее явиться за трудовой книжкой либо дать письменное согласие отправить ее почтой. В такой ситуации работодатель снимает с себя ответственность за невыдачу трудовой книжки уволенному работнику со дня отправки уведомления.

Таким образом, случаи, когда производится выдача трудовой книжки работнику на руки, связаны с подготовкой заявления работодателю и регламентируются Трудовым кодексом РФ.

Выдача трудовой книжки на руки работнику, который продолжает работать

В соответствии нормативно правовыми актами, которые регулируют порядок ведения и хранения трудовых книг, выдача трудовой книжки на руки работнику продолжающему работать, не запрещена. Однако указанные документы также не предусматривают и обязанности работодателя по выдаче трудовой до наступления момента увольнения.

Выдача копий документов

Законодатель предусмотрел обязанность выдачи копий необходимых документов в статье 62 ТК РФ и пункте 7 Правил, регламентирующих порядок ведения и хранения трудовых книжек от 16.04.2003 N 225. В соответствии с указанными нормами, если работник подает письменное заявление с соответствующей просьбой, работодатель обязан на протяжении трех дней выдать надлежащим образом заверенную копию трудовой книжки или выписку. Указанные документы должны быть выданы безвозмездно.

Оформление пенсии

Очень часто возникает ситуация, когда работающий сотрудник приобретает право на пенсию в связи с достижением определенного возраста, но не планирует увольняться. Как правило при оформлении данного вида выплат, органы Пенсионного фонда РФ требуют у будущих пенсионеров предоставить оригинал документа, подтверждающего стаж или нотариально заверенную копию. По этой причине сотрудники обращаются с аналогичным требованием к работодателю.

Здесь следует отметить, что согласно п.13 Перечня (от 27.02.2002 N 16/19па), в подтверждение права на назначение пенсии принимаются только оригиналы документов, которые подтверждают стаж. Относительно предъявления оригинала трудовой книги, указанный пункт, предусматривает исключение из общего правила, и не содержит условия об обязательном ее предоставлении.

Разъяснение

В соответствии с письмом Роструда от 18.03.2008 N 656-6-0, для подтверждения наличия необходимого стажа, допускается предоставление в территориальные органы Пенсионного фонда РФ заверенной нотариально копии трудовой книги. В соответствии с данным разъяснением, выдача трудовой книжки сотруднику на руки для подтверждения наличия необходимого стажа, не является обязательной.

Таким образом, законодательство о пенсионном обеспечении не возлагает на граждан обязанности представить в Пенсионный фонд РФ оригинал трудовой книжки.

В случаях когда, невзирая на предъявленные аргументы, должностные лица Пенсионного фонда РФ продолжают настаивать на предоставлении оригинала (нотариально удостоверенной копии), возможны следующие варианты поведения:

  1. Направится в органы Пенсионного фонда РФ вместе с сотрудником, и на месте самостоятельно предъявить оригинал трудовой книжки.
  2. Выдать заверенную нотариально копию документа.
  3. Выдать сотруднику оригинал.

Первый из предложенных вариантов поведения, по мнению многих специалистов, является самым оптимальным. Действуя подобным образом, лицо, назначенное ответственным за сохранность трудовых книг, обезопасит себя от ответственности при возможной утере данного документа. В соответствии с письмом Роструда от 18.03.2008 N 656-6-0 ответственность за сохранность трудовой книжки работника в любом случае несет специально уполномоченное лицо работодателя.

Таким образом, учитывая приведенные выше разъяснения, даже в случаях, когда трудовая книжка выдается работнику на руки под расписку и на короткий срок, ответственность за ее сохранность несёт должностное лицо.

Нотариальное заверение

В случае возникновения обоснованной необходимости, сотрудник кадровой службы предприятия может самостоятельно обратится к нотариусу для того, что бы он заверил копии необходимых документов. Следует обратить внимание на то, что в соответствии с действующим законодательством, уплаченная за данную услугу сумма не подлежит взысканию с работника.

Выдача оригинала

Учитывая вышеизложенное, напрашивается вывод, что однозначного ответа на вопрос о том, в каких случаях выдается на руки работнику трудовая книжка, не существует. Работодатель обязан выдать работнику книгу на руки только при увольнении последнего.

Если по каким-либо причинам все-таки принято решение о выдаче оригинала данного документа на руки работающему сотруднику, необходимо постараться правильно оформить сопутствующие документы.

Организация работы

Поскольку вопрос надлежащей организации работы по обращению трудовых книг прямо не регламентирован действующими нормативными актами, работодателю следует позаботиться об этом самостоятельно. По мнению многих специалистов целесообразно утвердить локальные нормативные акты, которые будут регламентировать данную область, и определять в том числе:

  • Порядок организации кадровой работы.
  • Порядок, в соответствии с которым может осуществляться временная выдача трудовых книжек на руки.
  • Полномочия должностных лиц работодателя.

Регламентирование временной выдачи

В качестве подобных локальных нормативных актов могут выступать:

  • Должностная инструкция работника, который назначен ответственным за обращение с книжками, приказом руководителя.
  • Инструкция о порядке временной выдачи трудовых книжек работникам организации.
  • Правила внутреннего распорядка, в которые включены пункты о дисциплинарной ответственности.
  • Другие, утвержденные руководителем, распоряжения.

Инструкция о порядке временной выдачи

В подобную инструкцию рекомендуется включить пункт, который обязывает сотрудника, получившего временно трудовую книжку на руки для каких-либо целей, вернуть ее не позднее установленного срока. Не лишним будет внесение указания на то обстоятельство, что книжка должна быть возвращена в том же состоянии, в каком была получена.

Ознакомление

После утверждения данного локального акта надлежащим образом и вступления его в силу, следует в обязательном порядке ознакомить с его содержанием следующих сотрудников предприятия:

  • Лицо, назначенное приказом руководителя ответственным за работу с трудовыми книжками>
  • Сотрудников, которые заявили о необходимости временно получить оригинал документа на руки для различных целей. Среди причин может быть названа, в том числе и предоставление в Пенсионный фонд РФ, при оформлении пенсии.
Дисциплинарная ответственность

Для обеспечения выполнения норм указанной инструкции, целесообразно включить в подобную инструкцию и правила внутреннего распорядка, отдельные нормы, которые будут устанавливать дисциплинарную ответственность. Например, дисциплинарное взыскание может быть предусмотрено в случае нарушения требований локальных нормативных актов, в том числе актов, о порядке выдачи трудовых книг на кратковременный период.

Подобным образом также можно предусмотреть ответственность за несвоевременное возвращение или возвращение в ненадлежащем состоянии книжки, которая временно была выдана на руки работнику, и испорчена по его вине.

Образец заявления и расписки

Выдаче оригинала, в обязательном порядке должна предшествовать подача заявления на имя руководителя. Например:

Прошу Вас выдать мне трудовую книжку (подлинник, оригинал) для предоставления в … .

Трудовая книжка мною получена (дата). Обязуюсь вернуть трудовую книжку по окончании …. до (дата) без повреждений и исправлений.ФИО Дата

В случае положительного рассмотрения вопроса о выдаче, также должна быть оформлена соответствующая расписка. Например:

Трудовая книжка № __________________

получен(-ны) на руки ____________________________________________

Срок возврата __________________________________________.

Договоренность с органами Пенсионного фонда РФ

Некоторые практики рекомендуют согласовать с органами Пенсионного фонда РФ возможность предоставления оригиналов документов по письменному запросу Пенсионного фонда РФ в адрес предприятия.

После обоюдного согласования порядка предоставления и возвращения трудовых книг, основанием для их выдачи сотруднику организации может быть соответствующий запрос органов Пенсионного фонда РФ. Персональную дисциплинарную ответственность за обеспечение сохранности трудовой книжки с момента получения на руки и до момента ее возвращения в кадровую службу, должен нести её владелец.

Читать еще:  Если знаешь о том кто берет взятки куда обратиться казахстан

Выдача трудовой книжки по просьбе работника

Летом в ТК РФ были внесены поправки, согласно которым с 2015 г. работодатели будут обязаны по просьбе работников выдавать им на руки подлинники их трудовых книжек. Разберемся, как данное правило реализовать на практике.

Действующие правила

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Это следует из п. 2 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила).

Чаще всего необходимость в трудовой книжке возникает в случае, когда работник обращается в органы Пенсионного фонда РФ за назначением либо перерасчетом пенсии.

Роструд в Письме от 18.03.2008 N 656-6-0 (далее — Письмо N 656-6-0) отметил, что законодательство не содержит запрета на выдачу работнику по его просьбе подлинника трудовой книжки в период действия трудового договора.

Вместе с тем следует иметь в виду, что ответственность за хранение трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Как правило, работодатель своим приказом назначает для этого специально уполномоченное лицо (п. 45 Правил). Таким образом, ответственность за утерю трудовой книжки в случае, если работнику под личную подпись на короткий срок выдается трудовая книжка, будут нести указанное должностное лицо и организация-работодатель.

Более того, установлена административная ответственность за нарушение правил хранения трудовых книжек (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

— должностные лица работодателя могут быть оштрафованы на сумму от 1000 до 5000 руб.;

— индивидуальные предприниматели — на аналогичную сумму или на них может быть возложено административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;

— юридические лица подвергнутся штрафу на сумму 30 000 — 50 000 руб. или административному приостановлению деятельности на срок до 90 суток.

Причем если должностное лицо «поймают» на том же нарушении повторно, то его могут дисквалифицировать на срок от года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку лишь в день увольнения (последний день работы) с внесенной в нее записью об увольнении (п. 35 Правил). Таким образом, ответственность за утерю трудовой книжки, выданной работнику под личную подпись, будет нести указанное должностное лицо (Письмо N 656-6-0).

Отметим, что в подтверждение стажа в территориальные органы Пенсионного фонда РФ может быть представлена как трудовая книжка работника, так и ее нотариально заверенная копия (Письмо ПФР от 29.12.2005 N 25-19/14554). При этом трудовая книжка является основным, но не единственным документом, подтверждающим трудовой стаж (Письмо N 656-6-0).

Нововведения

Со следующего года работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения). Об этом говорит пп. «б» п. 1 ст. 18 Федерального закона от 21.07.2014 N 216-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с принятием федеральных законов «О страховых пенсиях» и «О накопительной пенсии» (далее — Закон N 216-ФЗ).

О чем здесь идет речь? Например, о назначении и перерасчете пенсий. Заявление о выдаче трудовой книжки работник составляет собственноручно в произвольной форме.

Советуем взять с работника расписку о получении им трудовой книжки.

Отметим также, что работник должен не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю (пп. «в» п. 1 ст. 18 Закона N 216-ФЗ).

Вся правда об электронных трудовых книжках. Инструкция для работодателей

эксперт в сфере трудового законодательства и кадрового делопроизводства

С 1 января 2020 года вступили в силу изменения, связанные с электронными трудовыми книжками. Разберем по шагам, что делать

Рекомендуем почитать в Контур.Школе:​

  • Истек срок уведомления об «электронных трудовых». Что дальше? — узнаете, как проверить, соответствуют ли записи в трудовой реальным событиям у прежнего работодателя; что делать, если работник не написал заявления о выборе трудовой; будет ответственность за ошибки прежнего работодателя.

Нормативные правовые акты по электронным трудовым книжкам

  1. Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ изменил Трудовой кодекс и определил основные обязанности работодателей по переходу на электронные трудовые книжки.
  2. Федеральный закон от 16.12.2019 № 436-ФЗ изменил Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования». Теперь мы предоставляем в Пенсионный фонд РФ новую отчетность.

Определяемся с терминологией. Верно так: «сведения о трудовой деятельности»

Термин «электронная трудовая книжка» в нормативных правовых актах не используется. Согласно Постановлению Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п используются термин «сведения о трудовой деятельности» и новая статья 66.1 в Трудовом кодексе РФ.

Правильно говорить «сведения о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ» — этот термин нужно использовать в кадровых документах.

Что означает формирование сведений о трудовой деятельности?

С февраля 2020 года работодатели начнут предоставлять в Пенсионный фонд новый вид персонифицированной отчетности — отчет по форме СЗВ-ТД. Отчет будет содержать основные сведения о трудовой деятельности работников. Храниться эти сведения будут в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.

Работодатели будут формировать и предоставлять отчет по форме СЗВ-ТД независимо от того, продолжат ли они вести бумажную трудовую книжку на работника или он откажется от нее.

Сведения о трудовой деятельности работников будут поступать в информационные системы Пенсионного фонда РФ и храниться там же в цифровом формате. У работодателей не будет доступа к этой информационной системе.

  • Работодатели не будут вести бумажные трудовые книжки на работников, которые впервые трудоустроятся с 1 января 2021 года. Таким работникам будут предоставляться только сведения об их трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
  • Остальные работники — на кого до 2021 года была заведена трудовая книжка — до 31 декабря 2020 года включительно должны подать письменное заявление работодателю в произвольной форме с просьбой:
Вариант 1. Продолжить вести бумажную трудовую книжку

После можно в любой момент подать заявление работодателю и перейти на формат предоставления сведений о трудовой деятельности: и в 2021-м, и в 2025-м, и в 2035-м, и в любом другом году. Только работник решает, хочет он отказаться от бумажной трудовой книжки или нет.

Вариант 2. Отказаться от бумажной трудовой книжки и перейти на предоставление сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ

А если работник передумает и захочет вернуться к бумажной трудовой книжке? Нельзя.

Получив заявление, работодатель обязан выдать трудовую книжку на руки работнику с записью о том, что работник подал заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. С этого момента работодатель освобожден от ответственности за ведение и хранение трудовой книжки. Работник будет отвечать за ее сохранность сам.

Если ему нужно будет предоставить сведения о своем трудовом стаже в банк или в посольство, то он принесет свою трудовую книжку, а у работодателя запросит сведения о трудовой деятельности у него после даты выдачи трудовой книжки.

Работник также сможет получить сведения о своей трудовой деятельности:

  • в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;
  • в Пенсионном фонде Российской Федерации на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;
  • через единый портал государственных и муниципальных услуг в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Пенсионный фонд РФ разрабатывает административный регламент предоставления работнику сведений о трудовой деятельности.

Работнику, который до 31 декабря 2020 года включительно не предоставит работодателю заявление, надо продолжать вести бумажную трудовую книжку.

Переход на формирование сведений о трудовой деятельности работников. Инструкция для работодателя

Шаг 1. Разрабатываем приказ, в котором назначаем ответственных лиц за каждое мероприятие, определяем виды мероприятий, сроки их реализации.

Приказ — необязательный документ, но позволит работодателю организовать процесс перехода на формирование сведений о трудовой деятельности. Форма — произвольная.

В конце статьи есть шпаргалка

Шаг 2. Обеспечиваем техническую готовность к предоставлению сведений о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах ПФР
  • Если у работодателя 25 и более работников, то в Пенсионный фонд РФ уже передавались и передаются иные формы отчетности в электронном виде (например, СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ) через ранее установленную информационную систему электронного документооборота, например Контур.Отчет ПФ.

Вы можете использовать то же самое программное обеспечение. Покупать и устанавливать какое-то специальное не нужно. Но СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М могли передавать работники бухгалтерии. Поэтому нужно определить, кто из работников, ответственных за кадровое делопроизводство, будет формировать и сдавать отчет по форме СЗВ-ТД. Этим работникам нужно организовать доступ к информационной системе.

Предоставить сведения о трудовой деятельности работника работодатель сможет также через Кабинет страхователя на сайте Пенсионного фонда РФ, когда станет доступной эта функция. Если ответственным будет тот же работник, который предоставляет отчеты по форме СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, достаточно его назначить в приказе как ответственного за формирование и передачу в Пенсионный фонд РФ сведений о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД.

Покупать специальную программу или заключать отдельное соглашение с Пенсионным фондом на предоставление данного отчета не нужно.

Отчет в электронном виде должен быть подписан усиленной квалифицированной подписью.

  • Работодатели, численность работников которых менее 25, могут предоставлять отчет в бумажном виде или в электронном.
Читать еще:  Серия, номер и дата выдачи первого водительского удостоверения в базе РСА для страховой
Шаг 3. Разрабатываем форму уведомления работников

Уведомляем каждого в письменной форме, что законодательство изменилось и нужно сделать выбор и написать заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки или отказе от ведения работодателем трудовой книжки и предоставлении работнику сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Уведомить работников нужно до 30 июня 2020 года включительно. Обратите внимание: уведомить необходимо каждого работника, в том числе совместителей, дистанционных работников, иностранцев, находящихся в отпусках по уходу за ребенком.Форма уведомления — письменная. Уведомление по электронной почте не подойдет. Тех работников, кто находится «на удаленке», можно уведомить, отправив почтой письмо с уведомлением с описью вложения.

В Законе № 439-ФЗ не установлено, что форма уведомления должна быть персональная. Если работодателю удобно, он может разработать единую форму уведомления и знакомить с ней работников. Из уведомления работнику должно быть понятно:

  • что изменилось в законодательстве;
  • что будет, если работник решит оставить бумажную трудовую книжку;
  • что будет, если выберет предоставление ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ и откажется от ведения бумажной трудовой книжки. В этом случае работник получит на руки свою бумажную трудовую книжку и будет хранить ее сам.

Заведите реестр работников, которым отправили уведомления. Разработайте график уведомлений. Так легче контролировать процесс. Важно: до 1 июля 2020 года должны быть уведомлены все работники.

Шаг 4. Создайте адрес электронной почты и установите его в локальном нормативном акте работодателя, например в правилах внутреннего трудового распорядка

На этот адрес электронной почты принимайте заявления от работников, отказавшихся от бумажной трудовой книжки. Работник может обратиться с заявлением как в письменной форме, так и направить его на адрес электронной почты. Право выбора способа направления заявления — за работником.

Сведения будут выдаваться по форме СТД-Р, которую утвердит Минтруд РФ.

Работодатель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности за период работы только у данного работодателя в срок не позднее 3 рабочих дней со дня подачи этого заявления. Также работодатель обязан выдать сведения способом, указанным в заявлении работника:

  • на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;
  • в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (только при ее наличии у работодателя).

Важно: в приказе установите, кто из работников отдела кадрового учета будет ответственен за выдачу сведений о трудовой деятельности по форме СТД-Р и организуйте им доступ к этому адресу электронной почты. Не забудьте в должностной инструкции прописать обязанность этих работников ежедневно проверять электронную почту.

В нормативных актах не установлен срок, к которому работодателю нужно определить адрес электронной почты и установить порядок направления работником заявлений на него, но рекомендую создать его к началу уведомлений работников об изменениях в законодательстве или к моменту, когда появится первый работник, отказавшийся от ведения бумажной трудовой книжки.

Шаг 5. Проанализируйте и при необходимости внесите изменения в локальные нормативные акты

На это мероприятие дается весь 2020 год. Внести изменения вы можете в любое время в течение 2020 года. Просмотрите все локальные нормативные акты работодателя. Те локальные нормативные акты, в которых встречается упоминание трудовой книжки, отложите на изменение. Можете для удобства составить график внесения изменений в локальные нормативные акты.

Если в локальном нормативном акте, например в правилах внутреннего трудового распорядка, трудовая книжка упоминается в контексте документа, предъявляемого при приеме на работу, то дополните это предложение после слов «трудовая книжка» словами «и (или) сведения о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ».

Обратите внимание, в ст. 65 ТК РФ с 1 января 2020 года также внесено изменение и теперь документами, предъявляемыми при приеме на работу, являются трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности работников. И так как работодатель не будет иметь доступа к информационной системе Пенсионного фонда РФ, то именно на основании этих документов работодателю при приеме на работу работника нужно будет посчитать страховой стаж и занести в личную карточку Т-2.

Важно: трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности названы как документы, предъявляемые при приеме на работу.

  • Если в трудовой книжке вы увидите запись о том, что работник подал заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ, то трудовую книжку вы не принимаете для хранения или ведения. Трудовую книжку в этом случае рассматриваем исключительно как документ для определения стажа и опыта работы и фиксируем эту информацию в личной карточке Т-2.
  • Если в локальном нормативном акте трудовая книжка упоминается как документ, выдаваемый при увольнении, внесите изменения в данный акт в соответствии со ст. 84.1 ТК РФ. После того как в локальные нормативные акты будут внесены изменения, ознакомьте работников с ними под подпись (ч. 2 ст. 22 ТК РФ).
Шаг 6. Если у работодателя есть коллективный договор, в 2020 году необходимо подготовить и обсудить с уполномоченными представителями работников изменения (при необходимости) в соглашения и коллективные договоры
Шаг 7. Не позднее 17 февраля 2020 года предоставьте в Пенсионный фонд первый отчет по форме СЗВ-ТД

Отчет по форме СЗВ-ТД надо предоставлять в том числе на работников-совместителей, на дистанционных работников и на работников с бумажными трудовыми книжками. Предоставить отчет работодатель обязан только при наступлении одного из случаев:

  1. Прием на работу.
  2. Постоянный перевод.
  3. Увольнение.
  4. Подача работником заявления о продолжении ведения работодателем трудовых книжек либо о предоставлении работодателем работнику сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.

На дату выхода статьи форма утверждена постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 740п. О том, как правильно представить СЗВ-ТД читайте в статье «13 самых горячих вопросов о том, как представить новую форму СЗВ‑ТД».

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

8 шагов работодателя для перехода на ЭТК 379.7 КБ

Пример заявления 216.1 КБ

Пример уведомления о формировании и ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде 243.1 КБ

Хранение трудовых книжек в организации: требования к месту хранения, возможность выдачи на руки

Трудовая книжка является единственным обобщающим документом, в котором сконцентрированы сведения о трудовом стаже и местах работы человека до 2002 года. Восстановить информацию за длительный период в любом случае будет сложно, а часто и невозможно. В связи с этим исключительную важность имеет сохранность книжки на предприятии или в организации (учреждении).

  • Правовое регулирование вопроса
  • Выдача трудовых книжек на руки

Правовое регулирование вопроса

Сложность заключается в том, что на нормативном уровне не предусмотрено требований к администрации юрлиц и предпринимателям по хранению трудовых книжек. В соответствии с п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства от 16.04.2003 г. № 225, бланки книжек и вкладышей должны храниться как бланки строгой отчётности.

Требования к месту хранения БСО (бланков строгой отчетности) определены Положением о наличных денежных расчётах, утвержденным Постановлением Правительства от 06.05.2008 г. № 359.

Данное требование обусловливает как минимум необходимость установки пожарной сигнализации и применение мер безопасности.

Безопасность обеспечивается следующими мероприятиями:

  • охрана или охранная сигнализация;
  • решётки на окнах, если помещение находится на первых этажах;
  • исключение свободного доступа в помещение посторонних лиц, включая сотрудников, не имеющих отношения к работе с бланками.

Место хранения БСО по завершении рабочего времени должно быть опечатано. Для работы с бланками назначается ответственное лицо, которое несёт полную материальную ответственность за сохранность документов.

Но всё вышесказанное относится исключительно к бланкам трудовых книжек, но не к оформленным документам, которые представляют ценность непосредственно для работника. Из ст. ст. 66, 80 и других Трудового кодекса, Правил ведения и хранения вытекает, что в период работы книжка должна находиться по основному месту занятости человека, но никаких конкретных требований к организации хранения не установлено. В такой ситуации уместна аналогия закона. Установленные для хранения бланков требования должны выполняться и по отношению к оформленным книжкам.

Администрация обычно обеспечивает надлежащие условия хранения книжек, но в небольших организациях возможны грубые нарушения. Книжки могут находиться в столе или открытом шкафу в кабинете руководителя, ответственное за работу с трудовыми книжками лицо не определено и т. д.

Выдача трудовых книжек на руки

Законодательством предусмотрены только две ситуации, когда работодатель обязан выдать трудовую книжку на руки работнику. Во всех других случаях сотрудник вправе потребовать заверенную копию документа или выписку из него, а никакие органы и учреждения не вправе требовать предоставления оригинала.

Работодатель выдаёт книжку:

  1. В течение 3 рабочих дней по письменному заявлению сотрудника в целях его обязательного социального обеспечения (обычно для назначения пенсии, если трудовые отношения продолжаются). Работник обязан в трёхдневный срок с момента возврата ему книжки из органа соцобеспечения передать её работодателю ( ст. 62 Трудового кодекса).
  2. При увольнении независимо от основания в последний день работы (ст. 80 Трудового кодекса).

При временной выдаче трудовой книжки работник оставляет расписку в получении. При возврате книжки в связи с увольнением сотрудник должен расписаться в специальном журнале учёта движения таких книжек.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии 8 (800) 350-34-85. Это бесплатно.

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector