Bashnedra.ru

Правовая помощь онлайн
2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Внутренний аудит системы менеджмента качества на предприятии

Внутренние аудиты. Пример

Процедура № 06-ДП

Ответственный за актуализацию: Менеджер по качеству.

Версия документа: 01

1. Назначение

Настоящая документированная процедура предназначена для проведения внутренних аудитов СМК в подразделениях компании «KPMS».

2. Область применения

Требования данной процедуры распространяются на все подразделения, а также на всех должностных лиц компании «KPMS», принимающих участие во внутренних аудита СМК.

3. Нормативные ссылки

ИСО 9000:2005 – «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь».

ИСО 9001:2008 – «Система менеджмента качества. Требования».

ИСО 19011:2002 – «Руководящие указания по проверке систем менеджмента качества и (или) охраны окружающей среды».

4. Термины, сокращения и условные обозначения

Термины и определения:

Аудит (проверка) — систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев (ИСО 9000:2005).

Аудитор — лицо, продемонстрировавшее личные качества и компетентность, необходимые для проведения аудита (ИСО 9000:2005).

Группа аудиторов — один или более аудиторов, проводящих аудит с привлечением (при необходимости) технических специалистов.

ДП – документированная процедура;

СМК – система менеджмента качества.

5. Описание процесса

5.1 Основные положения

Аудит СМК в компании «KPMS» проводится с целью:

  • определить уровень соответствия СМК требованиям стандарта ИСО 9001:2008;
  • определить уровень соответствия СМК требованиям внутренних нормативных документов.

Аудит может проводиться планово (на основании годового плана аудитов) и внепланово (на основании распоряжения генерального директора).

Периодичность проведения планового аудита должна составлять не реже 1 раза в шесть месяцев.

Ответственным за организацию аудитов является уполномоченный по качеству.

Ответственным за проведение аудитов является ведущий аудитор.

Годовой план внутренних аудитов разрабатывается и утверждается не позднее 20 декабря. Годовой план внутренних аудитов разрабатывает уполномоченный по качеству. При планировании внутренних аудитов СМК предусматривается обязательная проверка каждого из подразделений, каждого из процессов и каждого из требований ИСО 9001:2008.

Перед началом каждого аудита разрабатывается график аудита. График разрабатывается за неделю до даты проведения аудита.

Для проведения внутренних аудитов из числа сотрудников компании назначаются ведущий аудитор, аудиторы и технические специалисты. Кандидатуры ведущего аудитора и аудиторов определяются уполномоченным по качеству. Назначение ведущего аудитора и аудиторов осуществляется приказом генерального директора по личному составу. В приказе может указываться срок назначения. Если срок не указан, то ведущий аудитор (аудиторы) считается назначенным бессрочно и теряет свой статус аудитора только на основании приказа генерального директора о назначении нового ведущего аудитора (аудитора) или при увольнении из компании.

Технические специалисты назначаются (при необходимости) на каждый аудит по представлению ведущего аудитора. Назначение технических специалистов осуществляется в приказе по организации о проведении внутреннего аудита.

При составлении графика аудита распределение аудиторов и технических специалистов по объектам проверки должно исключать возможность проверки ими подразделений, в которых работают аудиторы и технические специалисты.

5.2 Схема проведения внутренних аудитов

Каждый из видов внутреннего аудита (плановый и внеплановый) в компании «KPMS» должен проводиться по следующей схеме.

По ходу проведения аудитных бесед аудиторы обязаны вести записи обнаружений аудита. Записи должны вестись в вопроснике по аудиту в графе «Обнаружения аудита».

По завершении аудитных бесед и исполнения графика аудита ведущий аудитор разрабатывает отчет по аудиту. Отчет по аудиту предоставляется генеральному директору. Если при проведении аудита обнаружены несоответствия, то при составлении отчета по аудиту оформляются листы несоответствий. Решение об устранении выявленных несоответствий принимает уполномоченный по качеству.

5.3. Классификация несоответствий

Каждому несоответствию, обнаруженному в ходе аудита присваивается категория. Категория несоответствия определяется аудиторами на основании консенсуса, однако окончательное решение о категории несоответствия остается за ведущим аудитором.

Для классификации несоответствии в компании «KPMS» принята следующая классификация несоответствий:

требование стандарта ИСО 9001:2008 не внедрено — критическое несоответствие;

требование стандарта не реализовано в документации СМК и не выполняется в работе — критическое несоответствие;

разовое нарушение требования стандарта ИСО 9001:2008 или документации СМК в работе — несоответствие;

отсутствие документации, не влекущее прямого нарушения требования стандарта ИСО 9001:2008 — несоответствие;

отступление от требований документации СМК не влекущее за собой нарушение требований стандарта ИСО 9001:2008 — замечание.

5.4 Требования к аудиторам

Для проведения внутреннего аудита создается группа аудиторов. В группу аудиторов входят ведущий аудитор, аудиторы и технические специалисты (при необходимости).

Для назначения на роль ведущего аудитора кандидатура должна удовлетворять следующим квалификационным требованиям:

  • высшее образование;
  • общий стаж работы не менее 5 лет;
  • стаж работы в компании не менее одного года;
  • знание требований стандарта ИСО 9001:2008;
  • Знание методов проведения аудитов СМК;
  • обучение в области аудитов систем менеджмента по стандарту ИСО 19011:2002 подтвержденное свидетельствами (сертификатами).

Для назначения на роль аудитора кандидатура должна удовлетворять следующим квалификационным требованиям:

  • высшее образование;
  • общий стаж работы не менее 3 лет;
  • стаж работы в компании не менее одного года;
  • знание требований стандарта ИСО 9001:2008;
  • знание методов проведения аудитов СМК.

Для назначения на роль технического специалиста кандидатура должна удовлетворять следующим квалификационным требованиям:

  • высшее образование;
  • общий стаж работы по специальности не менее 6 лет;
  • стаж работы в организации не менее одного года.

6. Хранение, внесение изменений, рассылка

Хранение оригинала бумажной версии данной процедуры осуществляется в службе качества.

Хранение электронной версии осуществляется на сервере компании.

Архивирование устаревшей версии данной процедуры производится менеджером по качеству. Срок хранения архивной версии установлен в номенклатуре дел. По истечении срока хранения архивной версии она уничтожается.

Рассылка бумажных версий данной процедуры осуществляется в соответствии со списком рассылки. Список рассылки разрабатывает руководитель службы качества.

Внесение изменений в процедуру осуществляет менеджер по качеству.

Аудит системы менеджмента качества на предприятии

Для поддержания эффективного функционирования системы менеджмента качества на предприятии необходима организация аудита.

Под аудитом понимается систематический, независимый документированный процесс получения свидетельств аудита (проверки) и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита (проверки).

В рамках СМК аудит связан с решением трех основных задач:

  • o деятельность, касающаяся качества, должна соответствовать спланированным требованиям (основой является стандарт);
  • o требования должны соответствовать достижению целей;
  • o требования должны фактически выполняться. Выделяют следующие виды аудита в рамках СМК:
    • 1) системный аудит;
    • 2) методический аудит;
    • 3) аудит продукции.

Системный аудит может выступать в следующих формах:

  • o внутренний аудит (организация сама проверяет собственную СМК на соответствие MC ИСО серий 9000,14000);
  • o внешний аудит клиентом (клиент проводит аудит СМК у поставщика);
  • o внешний сертификационный аудит (независимая организация осуществляет аудит с целью сертификации СМК).

Значение системного аудита состоит в том, что путем внутренних аудитов через регулярные отрезки времени проверяются все звенья предприятия на их соответствие мероприятиям по управлению качеством. Это делается для того, чтобы определить оптимальный уровень целенаправленной и активной деятельности по предупреждению несоответствий.

Внутренний системный аудит — инструмент мониторинга СМК; он проводится по следующим направлениям:

  • o проверяется целенаправленность, соответствие и действенность всех мероприятий по управлению качеством всей системы целиком;
  • o проверяется полпота документирования мероприятий по управлению качеством;
  • o исследуется выполнение требований стандартов ИСО 9000, 14000.

При этом выдвигаются предложения по мерам корректирования и улучшения качества продукции, процессов и системы.

Методический аудит (аудит процессов) проводится для проверки процессов, в том числе производственных или их методов. В особенности это касается таких методов, при которых качество изделия во время самих процессов определить невозможно, например, при сварке, пайке, отливке, закаливании, гальванизации.

Методический аудит проводится:

  • o для подтверждения прямых или косвенных параметров процесса по управлению качеством и для выявления возможностей улучшения качества данного метода;
  • o обеспечения необходимой регистрации признаков качества процесса;
  • o систематического улучшения контроля процесса во время производства.

Методический аудит относится к касающимся этого методическим рекомендациям, рабочим указаниям, а также документации по его контролю.

Аудит продукции служит проверке соответствия исполнения изделия определенным требованиям (на определенных этапах производства). Для этого проводятся проверка качества составных элементов групп конечного результата во взаимосвязи с испытаниями, например документов по изготовлению, процесса изготовления, включая и применяемое оборудование и средства контроля. Аудит продукции проводится:

  • o для дополнительной независимой проверки уровня качества;
  • o дополнительного обеспечения выполнения определенных требований качества, определения возможностей по улучшению качества изделия, определения уровня качества предоставленных на испытания единиц;
  • o определения способности испытательной лаборатории;
  • o определения целесообразности испытаний.

Для предприятий особую роль играет проведение внутреннего аудита, цель которого — оценка СМК предприятия на соответствие требованиям МС ИСО 9000. В связи с этим необходимо определить: отвечают ли элементы управления качеством определенным требованиям; достигаются ли цели качества; выполняются ли законодательно-правовые нормы. При этом одинаково важно получить подтверждение как соответствия, так и несоответствия СМК требованиям стандарта.

Внутренний аудит на предприятии носит постоянный и систематический характер. Для его проведения на предприятии создается группа внутреннего аудита СМК. Руководитель внутреннего аудита несет ответственность: за формирование и выполнение плана проведения аудита; предоставление отчета по его результатам руководству предприятия.

  • o иметь документы об окончании общей и специальной программы обучения;
  • o иметь не менее чем четырехлетний опыт работы, и из них не менее двух лет должны заниматься вопросами управления качеством;
  • o обладать опытом проведения аудитов;
  • o проработать не менее 20 дней в группе аудиторов;
  • o принимать участие в проверках документов системы менеджмента качества;
  • o принимать участие в проведении аудитов и составлении отчетов по их результатам.

Кроме того, аудиторы должны обладать и определенными личностными качествами (уметь реально оценивать факты; быть объективными; уметь общаться с людьми; уметь делать выводы и т.п.).

Руководитель группы аудиторов должен быть опытным аудитором, он должен иметь опыт проведения не менее четырех аудитов и обладать организаторскими способностями.

План аудита (план по проведению аудита) должен составляться руководителем группы аудита и утверждаться руководством предприятия.

Для всех участвующих в аудите отделов определяется потребность времени для прохождения аудита. На рис. 9.3 представлен процесс проведения аудита качества на предприятии.

Рис. 93. Процесс проведения аудита качества на предприятии

При проведении аудита рекомендуется разрабатывать вопросники, на основе которых необходимо осуществлять опрос и оценку результатов. Вопросник но аудиту должен быть составлен на основании требований или рекомендаций применяемого международного стандарта (ИСО 9000,14000). Для оценки системы управления качеством достаточно примерно 200 вопросов по аудиту. При разработке вопросника можно использовать схему, представленную на рис. 9.4.

Рис. 9.4. Схема формирования вопросов по аудиту

Нарочно не придумаешь

При проведении аудита системы менеджмента качества предприятия аудитором был задан вопрос, который вызвал оригинальный ответ:

  • — А где у вас руководство но качеству?
  • — Есть.
  • — Можно ли его увидеть?
  • — Нет, он приходит только к 10:00.

При планировании аудита необходимо составлять и другие рабочие документы или формуляры, например: протоколы аудита по документации итогов аудита и отклонений, которые в основном касаются листа вопросов; материалы отклонений по документации и их значение; отчеты по аудиту, в которых дается информация об итогах и формулируются мероприятия по улучшению.

Отчет по аудиту должен содержать:

  • o подробный план аудита, точные данные сотрудников, проводивших аудит, и уполномоченного по качеству проверявшейся организации, сроки аудита и точное название проверявшейся организации;
  • o точное наименование документов, на основании которых проводился аудит;
  • o обнаруженные несоответствия и отклонения;
  • o мнение группы аудиторов о том, насколько подвергавшаяся аудиту организация выполняет требования применяемого стандарта по управлению качеством и соответствующих документов;
  • o мнение группы аудиторов о том, способна ли СМК выполнять поставленные цели в области качества.

Отчет по аудиту является конфиденциальным документом и передается руководителю предприятия, а также ответственным лицам проверенных подразделений, поэтому должен быть составлен список лиц, допущенных к работе с отчетом по аудиту. Хранение отчета по аудиту осуществляется, как правило, в соответствии с порядком хранения документов на предприятии.

По результатам аудита проводятся корректирующие мероприятия по улучшению функционирования СМК.

Внутренние аудиты системы менеджмента качества.

В.И. Якушев ,
эксперт ЦС «Госавиасертифика»

Внутренние аудиты (проверки) являются высшей формой контроля руководством системы менеджмента качества предприятия. Они проводятся для того, чтобы определить соответствие деятельности и результатов в области качества запланированным мероприятиям, требованиям ИСО 9001:2000, а также требованиям, разработанным самой организацией. Результаты внутренних проверок служат основой входных данных для анализа со стороны руководства и позволяют организации декларировать свое соответствие ИСО 9000. Поэтому немаловажен вопрос, как правильно запланировать, организовать и провести проверки, а затем — проанализировать их результаты. Вот несколько рекомендаций эксперта

Все в мире имеет свойство изменяться и устаревать, в том числе и система менеджмента качества (СМК) предприятия. Для того чтобы поддерживать СМК в рабочем состоянии и постоянно повышать эффективность ее функционирования проводятся внутренние проверки (далее – проверки). Организация, координация, руководство системой проверок должна возлагаться на представителя руководства предприятия по качеству (как правило, директора по качеству). Типичная ошибка допускается тогда, когда эти функции выполняет начальник службы качества, так как в этом случае он частично проверяет и свою работу.
Внутренние проверки проводятся со следующими целями:
— оценка эффективности функционирования СМК и определение возможностей и путей ее улучшения;
— выявление несоответствий в СМК (процедурах, процессах, продукции) установленным требованиям;
— определение всех причин выявленных несоответствий (основных, дополнительных, сопутствующих);
— проверка и оценка эффективности корректирующих мероприятий по результатам предыдущих проверок.
Проверки могут осуществляться как персоналом службы качества (это характерно для крупных предприятий, где в структуре службы качества имеется отдел внутренних проверок), так и специально создаваемыми группами с привлечением подготовленных и аттестованных аудиторов по внутренним проверкам.

Проверки СМК подразделяются на плановые и внеплановые (оперативные). Плановые проверки проводятся по утвержденному годовому графику. Он должен составляться с таким расчетом, чтобы все элементы системы качества и все подразделения предприятия были проверены в течение года. В графике указываются подразделения, сроки проверки, элементы и темы проверок, нормативные документы, выполнение которых подлежит проверке.
Внеплановые проверки проводятся по указанию руководства предприятия.
Каждая проверка включает в себя следующие этапы:
— издание приказа на проведение проверки, которым назначается руководитель и состав группы;
— составление и утверждение плана проверки;
— проведение совещания с членами группы проверки;
— уведомление проверяемого подразделения;
— предварительное совещание с представителями проверяемого подразделения;
— проведение проверки;
— итоговое совещание с коллективом проверяемого подразделения;
— составление, утверждение и рассылка отчета (акта) о результатах проверки.
Внутренние проверки можно строить по общесистемным элементам ИСО 9000 или по структурным подразделениям. Оба варианта имеет свои достоинства и недостатки, поэтому при выборе исходят из условий предприятия. В первом случае проверяется выполнение требований документации всех уровней, соответствующей определенному элементу. Во втором – проверке подвергаются все элементы системы качества, присущие тому или иному подразделению. Следует отметить, что на практике более половины причин несоответствий находится в пространстве между структурными подразделениями.
Руководитель группы экспертов составляет план проверки, утверждает его у директора по качеству и передает копию плана руководителю проверяемого подразделения, давая возможность подготовиться к проверке.
На организационном совещании руководитель знакомит членов группы с целями и планом проверки, правилами поведения, правами и обязанностями аудиторов. Здесь же обсуждаются требования к оформлению документов (протоколов несоответствий, отчета и др.), распределяются обязанности и объекты контроля, устанавливаются сроки представления результатов проверки для составления общего отчета.
Самостоятельная подготовка аудиторов состоит в изучении нормативных документов в соответствии с планом проверки, знакомстве с результатами и корректирующими мероприятиями предыдущей проверки, подготовке контрольных вопросов.

Читать еще:  Нюансы составления жалобы на отписку прокурора

Организация и проведение проверки

Вначале проводится предварительное совещание с руководящим составом и ИТР проверяемого подразделения, на котором руководитель проверки сообщает о целях, объеме, плане и методике проверки, представляет аудиторов. На этом совещании определяются формы взаимодействия между аудиторами и персоналом подразделения (предоставление необходимых документов, информации, средств измерения и т.д.), за отдельными направлениями плана проверки закрепляются соответствующие специалисты подразделения, согласовывается дата итогового совещания.
В ходе проверки аудитор должен получить информацию, на основе которой можно будет сделать обоснованные выводы по следующим направлениям:
— состояние проверяемого объекта (процедуры, процесса, продукции) и причины несоответствий;
— наличие, правильное понимание и применение персоналом «Положения о подразделении», должностных инструкций, стандартов предприятия (СтП), рабочей документации;
— соответствие применяемых СтП и технической документации целям предприятия в области качества.
Все наблюдения фиксируются и анализируются. После сбора и накопления информации о состоянии объекта проверки, рабочая группа проводит анализ и обобщение результатов с тем, чтобы выявить фактические несоответствия и выработать рекомендации и мероприятия по их устранению. Все выявленные несоответствия регистрируются в протоколах несоответствий, которые должны быть подписаны аудитором и представителем проверяемого подразделения. В случае несогласия представителя подразделения данное несоответствие рассматривается на итоговом совещании. При выявлении критического несоответствия* руководитель проверки оперативно доводит его до сведения руководителя подразделения и представителя ОТК, которые должны приостановить изготовление продукции и принять корректирующие меры, оформив их в протоколе несоответствия.

* Критическое несоответствие – несоответствие, которое привело или может привести к изготовлению продукции, не отвечающей установленным требованиям, и требует принятия оперативных корректирующих мер.

После окончания проверки и до подготовки отчета проводится итоговое совещание. Его основная цель — представить и разъяснить все заносимые в отчет результаты проверки, согласовать сроки проведения необходимых мероприятий. Протокол совещания приобщается к материалам проверки. На совещании по всем выявленным несоответствиям даются необходимые пояснения для того, чтобы обеспечить четкое понимание руководством подразделения существа несоответствий, их важности и влияния на стабильность качества продукции, услуг, процессов. Здесь же выясняется, насколько случайный или систематический характер имеют эти несоответствия, рассматриваются рекомендации по совершенствованию документации системы качества и разработке корректирующих мер.
Ответственность за составление отчета, его точность и полноту несет руководитель проверки. Форму отчета следует, насколько возможно, формализовать. Отчет должен включать в себя:
— наименование проверки и проверяемого подразделения;
— основание для проверки;
— дату утверждения плана проверки;
— фамилии членов группы проверки;
— результаты проверки;
— заключение о выполнении корректирующих мероприятий по результатам предыдущей проверки;
— выводы и рекомендации;
— приложение (протоколы несоответствий);
— подписи аудиторов, а также руководителя подразделения после ознакомления с отчетом. Чтобы избежать ошибок и недопонимания проект отчета до представления на утверждение анализируется руководством проверяемого подразделения.
В разделе «Выводы» дается оценка того, насколько проверяемое подразделение способно обеспечить достижение целей в области качества, заявленных в политике и «Руководстве по качеству»; насколько деятельность персонала соответствует требованиям СМК; эффективны ли корректирующие мероприятия по результатам предыдущих проверок; какова оперативность устранения критических несоответствий (в случае их наличия).

В разделе «Рекомендации» указывается:
— необходимость и срок разработки корректирующих мероприятий на уровне подразделения или предприятия;
— несоответствия, которые необходимо устранить до разработки плана мероприятий;
— предложения для включения в план корректирующих мероприятий;
— рекомендации по совершенствованию документов системы качества.
После оформления отчета руководитель проверки дает оценку каждому аудитору. Работу руководителя группы проверки оценивает директор по качеству. Эта информация в дальнейшем используется для улучшения подбора аудиторов, повышения уровня их подготовки, а также для выявления недостатков в деятельности аудиторов.

Анализ результатов проверок

Копии утвержденного отчета направляются в подразделение, где производилась проверка, и в подразделения, для которых имеются рекомендации. Руководитель подразделения организует работу по выявлению причин каждого несоответствия, подготовке плана корректирующих и(или) предупреждающих мероприятий, контролю его выполнения и информированию службы качества. После получения информации о выполнении мероприятия служба качества проверяет его фактическое выполнение и оценивает эффективность. Если мероприятие выполнено неполно или некачественно, оказалось неэффективным, то об этом сообщается руководству предприятия и оформляется акт.
Информация о результатах внутренней проверки включается в повестку дня ежемесячных совещаний по качеству, используется для анализа и принятия руководством предприятия соответствующих решений, предупреждения аналогичных несоответствий в тех подразделениях, где еще не проводились проверки.
Служба качества периодически (но не реже одного раза в год) анализирует результаты внутренних проверок и представляет их в виде отчета для утверждения и принятия решений. В отчет целесообразно включать следующую информацию:
· результаты проверок, сгруппированные по элементам системы качества и подразделениям;
· оценку динамики изменения зарегистрированных данных;
· среднее количество несоответствий, приходящихся на одну проверку;
· описание повторяющихся критических несоответствий, место их выявления;
· анализ эффективности корректирующих и предупреждающих мероприятий;
· предложения по совершенствованию стандартов предприятия;
· оценку эффективности функционирования СМК;
· предложения по совершенствованию СМК предприятия.
Результаты анализа директор по качеству докладывает на ежегодном совещании по качеству. Также результаты анализа используются службой качества и другими подразделениями при разработке текущих и перспективных планов, программ по повышению качества продукции и услуг.

Несколько советов аудитору

· Опирайтесь на факты, а не на ответы проверяемых или чье-либо субъективное мнение.
· Создавайте плодотворную обстановку, не давите на проверяемых.
· Подавляйте свои эмоции, не критикуйте персонал проверяемого подразделения.
· Задавайте только «открытые» вопросы, не используйте альтернативных вопросов.
· Применяйте метод «активного слушания», ведь «audiere» означает слушать, а не говорить.
· Все наблюдения фиксируйте сразу на месте.
· Выявленные несоответствия предъявляйте сразу же.
· Давайте заключения только о несоответствиях, все хорошее воспринимайте как норму.
· При оформлении протоколов несоответствий следуйте стандарту ИСО 9001: 2000, тогда замечания будут сформулированы в виде цитат из стандарта. Записываете несоответствие стандарту и подтверждаете это конкретными фактами.
При проведении внутренних проверок бывает сложно преодолеть психологический барьер: проверяющим и проверяемым необходимо понять, что проверки способствуют улучшению системы качества и повышению конкурентоспособности родного предприятия, а значит и благосостояния каждого сотрудника.

Аудит СМК на предприятии. Внешний и внутренний аудит системы менеджмента качества.

Все аудиторские проверки можно условно разделить на внешние и внутренние. Чтобы организовать внешний аудит системы менеджмента качества, компания приглашает независимых специалистов, не работающих в ее штате. Внутренний аудит СМК проводится средствами и силами компании. По сути, это лучший способ контроля СМК со стороны руководства фирмы. Аудит СМК позволяет выявить плюсы и минусы в деятельности предприятия, определить способы усовершенствовать систему менеджмента. Внутренняя аудиторская проверка может стать поводом для серьезных изменений в работе управленцев.

Внутренний аудит СМК решает следующие задачи

  • оценить состояние системы менеджмента качества, проверить эффективность ее работы, определить способы улучшить ее функционирование;
  • обнаружить неточности, несоответствия и ошибки в различных сферах деятельности СМК (начиная с документации и заканчивая продукцией);
  • выявить причины, по которым возникли эти проблемы;
  • если внутренний или внешний аудит СМК уже проводился, — проанализировать корректирующие действия, рекомендованные прошлой проверкой.

Сущность и процесс аудитов для коммерческих предприятий и предприятий, обслуживающих выполнение оборонного заказа, имеют свои особенности. Аудит СМК по системе ISO 9001:2015 и ГОСТ РВ 0015-002 называется аудитом первой стороны (в отличие от аудита второй стороны, инициированного клиентами или потребителями, и аудита третьей стороны, который проводят приглашенные независимые аудиторы). Главным техническим руководством по организации проверки становятся стандарты ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТ РВ 0015-002, описывающие процедуру аудита. При проведении аудита СМК специалисты руководствуются принципами независимости, беспристрастности, целостности, профессиональной осмотрительности и полной конфиденциальности. Основным документом, описывающим проведенный аудит системы менеджмента качества и подводящим его итоги, становится отчет.

Аудит системы менеджмента качества согласно ГОСТ РВ 0015-002 выявляет:

  • насколько предприятием выполняются требования заказчика и условия заключенных с ним соглашений;
  • как соблюдаются требования технической документации;
  • какие профилактические меры принимает СМК, чтобы не допустить выпуска предприятием продукции, не соответствующей стандартам;
  • как поддерживается уровень качества производимой продукции;
  • насколько эффективны мероприятия, направленные на снижение расходов, не связанных с прямым производством;
  • как защищается государственная тайна.

Проверка на любом промышленном объекте – и гражданском, и стратегическом — обычно начинается с совещания между руководящим составом и специалистам подразделения, на котором будет проводиться аудит СМК. До специалистов доводится информация о будущей проверке, после чего персоналу представляют аудиторов. Во время этой же встречи определяются схемы взаимодействия персонала и аудиторов, оговаривается, какую информацию и нормативные документы должны представить работники. На совещании также обозначаются сроки проведения аудита СМК и дата итогового мероприятия, завершающего аудит системы менеджмента качества.

Организация должна проводить внутренние аудиты (проверки) через запланированные интервалы времени в целях установления того, что система менеджмента качества:

  • соответствует запланированным мероприятиям, требованиям стандартов ГОСТ Р ИСО 9001-2015, ГОСТ РВ 0015-002-2012 и требованиям к системе менеджмента качества, разработанным организацией;
  • внедрена результативно и поддерживается в рабочем состоянии.

Отчеты с результатами внутренних аудитов (проверок) представляют руководству организации и своевременно доводят до сведения персонала, ответственного за проверяемые процессы, процедуры и виды деятельности в порядке, установленном в организации, а также ВП по согласованию с ним.

Во внутренних аудитах СМК может принимать участие ВП по согласованию с ним.

Результаты внутренних аудитов СМК являются основанием для разработки и реализации мероприятий по совершенствованию СМК, по совершенствованию процессов СМК, по разработке новых методов и средств управления качеством военной продукции, по совершенствованию состава и содержания документации СМК, по подготовке СМК к сертификации (при необходимости).

Перед проведением сертификационного аудита в организации необходимо провести внутренний аудит СМК, после чего разработать план корректирующих действий по устранению нарушений, выявленных в ходе его проведения, и устранить выявленные нарушения.

При этом желательно, чтобы не менее трех сотрудников организации, назначенные внутренними аудиторами, прошли специальное обучение по программам «Аудитор СМК», «Внутренние аудиты», «Менеджер СМК» и пр. в специальных учебных центрах, хотя это и не относится напрямую к сертификационным требованиям.

Тем не менее, если Вы в последующем собираетесь помимо сертификации СМК проходить процедуру лицензирования в области ВВТ, мы настоятельно рекомендуем, чтобы Ваши внутренние аудиторы (не менее трех человек) прошли такое специальное обучение при учебных центрах органов по сертификации.

Дело в том, что в сертификате СМК у Вас должны быть четко прописаны виды деятельности, на которые Вы собираетесь лицензироваться (разработка, производство, ремонт и пр. ВВТ), а также Ваши лицензируемые классы ЕКПС.

И если Вы сейчас, после получения сертификата СМК на нужные Вам виды работ (услуг), составляющих лицензируемый вид деятельности и классы ЕКПС, получите лицензию в области ВВТ на указанные в данном сертификате работы (услуги) и классы ЕКПС, а потом решите эту лицензию переоформлять с включением в нее каких-то дополнительных работ (услуг) и (или) классов ЕКПС, то в общем случае (без наличия у Вас специалистов, прошедших обучение в учебных центрах при органах по сертификации), Вам необходимо будет переоформлять свой сертификат СМК (проходить плановую или внеплановую ресертификацию), чтобы включить туда то, что Вам нужно для переоформления лицензии. А это стоит немалых денег.

В случае, если у Вас будет не менее 3-х своих внутренних аудиторов, которые прошли специальное обучение при каком-либо учебном центре органов по сертификации по программе «Внутренний аудитор СМК», «Менеджер СМК» и пр., этого делать не обязательно. В этом случае, Ваша группа внутренних аудиторов может провести внутренний аудит СМК организации с составлением акта (отчета) с положительными выводами о расширении области сертификации. При этом, для переоформления лицензии в области ВВТ с включением в нее новых работ (услуг) и новых классов ЕКПС, не указанных в сертификате СМК, необходимо в комплект документов, подаваемых в лицензирующий орган, приложить Заявление руководителя организации о наличии и функционировании системы менеджмента качества по этим новым работам (услугам) и классам ЕКПС, не указанным в сертификате, с приложением к этому заявлению копии акта (отчета) о проведении внутреннего аудита с положительными выводами Ваших внутренних аудиторов, а также с приложениями заверенных копий документов, подтверждающих квалификацию Ваших аудиторов, к числу которых и относятся свидетельства о прохождении специального обучения в органах по сертификации.

  • стоимость похождения плановой или внеплановой ресертификации с целью включения в сертификат новых работ (услуг) и (или) классов ЕКПС составляет от 100 000 и более рублей.
  • стоимость обучения на учебных курсах органов по сертификации с выдачей сертификата (свидетельства) о прохождении обучения по программе «Внутренний аудитор СМК», «Менеджер СМК» и пр. (3-4 рабочих дня) составляет 20 000-25 000 рублей за человека.

В случае необходимости, мы можем порекомендовать Вам услуги наших партнеров — органы по сертификации различных СДС, которые готовы провести такое обучение Ваших сотрудников с выдачей соответствующих документов, подтверждающих квалификацию Ваших сотрудников, а в дальнейшем и провести сертификационный аудит СМК Вашей организации.

Если проверка охватывает крупное предприятие, аудит СМК проводит персонал службы качестваВ такой ситуации нет ничего зазорного в том, что качество само себя проверяет на качество, так как процедура обычно проводится специальным подразделением – к примеру, отделом внутренних проверок. Небольшие компании привлекают для аудита группы, созданные из своих же сотрудников. Но знаний и опыта этих специалистов бывает недостаточно, чтобы провести качественный аудит системы менеджмента качества. И тогда для оказания помощи и контроля над процессом компания привлекает внешних специалистов – работников аудиторских фирм.

Читать еще:  Перечень документов при замене паспорта в 45 лет в 2020 году

Консалтинговая компания «Регул Сервис» станет вашим надежным партнером, если вы захотите провести аудит СМК. Мы аккредитованы для организации любых проверок: внешних и внутренних, плановых и срочных. Наши аудиторы уполномочены проводить проверки на различных предприятиях: от частных коммерческих фирм до производств, работающих на нужды оборонной промышленности. Мы поможем вашим специалистам:

  • составить последовательный план будущей проверки;
  • провести все мероприятия, которые будет предполагать внешний аудит системы менеджмента качества;
  • составить подробный отчет о результатах.

А также дадим профессиональные советы по организации дальнейших аудитов.

Если Вам нужны услуги по проведению внутреннего или внешнего аудита СМК, обращайтесь к нам – настоящим профессионалам своего дела!

Процедура проведения внутренних аудитов системы менеджмента качества

технические науки

  • Губарев Андрей Викторович , кандидат наук, доцент, доцент
  • Рязанский государственный радиотехнический университет им. В.Ф. Уткина
  • Шарапова Александра Сергеевна , студент
  • Рязанский государственный радиотехнический университет
  • ISO 9001
  • АУДИТОР
  • ВНУТРЕННИЙ АУДИТ
  • СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА

Похожие материалы

  • Преимущества внедрения стандарта ISO 9001:2015
  • Особенности внедрения стандарта IATF 16949:2016
  • Требования нормативных документов к процессам оценки и анализа рисков в системе менеджмента качества
  • Разработка принципиальной схемы измерения геометрических параметров антенных решеток
  • Система контроля качества производства кровельного рубероида

Наличие на предприятии системы менеджмента качества (СМК) говорит о высоком уровне его организации и функционировании. Одной из процедур СМК является процедура внутренних аудитов.

Внутренний аудит — один из способов контроля деятельности отдельных подразделений организаций. Главная задача внутреннего аудита — обеспечение эффективности функционирования отделов и процессов организации в соответствии с требованиями документации СМК, а также защита интересов собственников.

Внутренние аудиты на предприятии делятся на:

  1. Плановые аудиты;
  2. Внеплановые аудиты.

Плановые аудиты проводятся в соответствии с целями и сроками, установленными в «Программе проведения внутренних аудитов», которая утверждается генеральным директором.

Внеплановые аудиты проводятся по инициативе высшего руководства, владельцев процессов, руководителей отдельных подразделений. Цели проведения внепланового аудита согласовываются с инициатором. Программа проведения (включая сроки) согласовывается с руководителями подразделений-участников.

Внутренние аудиты проводит группа внутреннего аудита. Группа по аудиту состоит из старшего аудитора, аудитора (ов). Также во время проведения внутреннего аудита может присутствовать аудитор-стажер.

Группа внутреннего аудита формируется из специалистов предприятия.

К проверке соответствия процессов СМК требованиям ISO 9001 (ГОСТ Р ИСО 9001) допускаются сотрудники:

  1. Прошедшие специализированное обучение (внешнее) по курсу «Внутренние аудиты СМК», обладающие соответствующими знаниями и опытом в области проверяемого объекта — при переходе на новую версию стандарта;
  2. Прошедшие внутреннее обучение по текущей версии стандарта, у сотрудника, имеющего действующий сертификат по курсу «Внутренние аудиты СМК», а также участвующие в проведении внутреннего аудита не менее четырех месяцев.

Внутренние аудиты СМК проводят лица, не зависящие от подвергаемых аудиту:

  1. Руководителей функциональных структур;
  2. Видов деятельности (процессов).

Подготовка к проведению внутреннего аудита включает в себя:

  1. Разработку «Программы проведения внутреннего аудита», которая направляется проверяемым подразделениям не менее чем за 10 дней до начала аудита. «Программа проведения внутреннего аудита» должна содержать информацию по:
    • объекту проверки;
    • области проверки, включая определение организационных и функциональных единиц и процессов, которые будут проверяться;
    • критериям;
    • целям;
    • списку аудиторской группы;
    • дате проведения проверки.
  2. Проведение предварительного анализа документов СМК, описывающих и регламентирующих деятельность данного процесса СМК/СПП/должностного лица в рамках предприятия;
  3. Разработку опросного листа (не является обязательной). В опросном листе по аудиту фиксируются вопросы, на которые аудитор должен получить ответ. Ответ на вопрос фиксируется в соответствующей графе документа.

На вступительном совещании подтверждается план проведения аудита в проверяемом подразделении, кратко излагаются действия по аудиту.

Для сбора данных в ходе аудита используются методы:

  • интервьюирование (проводится на основании опросного листа по аудиту);
  • изучение документов СМК; наблюдение за фактической деятельностью и обстановкой.

Выявленные несоответствия должны идентифицироваться в соответствии с требованиями стандартов, других документов, на которые можно сделать ссылку в процессе проверки, и документируются в Отчете об аудиторской проверке. В Отчете указывается объем проверки (полная или неполная), дается оценка соответствия процесса установленным требованиям (полное, неполное). В случае неполного соответствия, старший аудитор указывает на необходимость разработки корректирующих действий, внося необходимую запись в Отчет (Процесс соответствует требованиям СМК за исключением выявленных несоответствий. По выявленным несоответствиям Владельцу процесса в срок до «___»_______20__г. разработать корректирующие действия).

На заключительном совещании подводятся итоги внутренних аудитов, предоставляется Отчет об аудиторской проверке, подтверждается обоснованность зафиксированных в нем несоответствий, обозначается дата предоставления Плана по устранению выявленных несоответствий.

На основании предоставленного старшим аудитором Отчета об аудиторской проверке, владелец процесса в установленный срок обязан:

  1. Установить причину выявленных несоответствий;
  2. Разработать корректирующие/предупреждающие действия;

Проверка выполнения предпринятых корректирующих/ предупреждающих действий осуществляется повторной проверкой группой аудиторов, участвовавших в предыдущем аудите, через 30 дней после выполнения запланированного действия, указанного в соответствующем Плане устранения несоответствий.

Оценка результативности предпринятых корректирующих / предупреждающих действий осуществляется группой аудиторов при проведении очередного аудита.

Владелец процесса СМК несет ответственность за подготовку процесса СМК и команды процесса к аудиту; разработку корректирующих действий на основе выявленных несоответствий; реализацию запланированных корректирующих/предупреждающих действий.

Старший аудитор несет ответственность за:

  1. Разработку «Программы проведения внутренних аудитов»;
  2. Организацию проведения аудитов СМК на предприятии;
  3. Проведение аудита;
  4. Регистрацию выявленных несоответствий;
  5. Организацию и проведение повторного аудита, направленного на проверку результативности предпринятых корректирующих/ предупреждающих действий;
  6. Подготовку отчета о проведении внутренних аудитов.

Аудитор несет ответственность за:

  1. Подготовку к проведению аудита;
  2. Проведение аудита;
  3. Подготовку и предоставление старшему аудитору «Отчета об аудиторской проверке»;
  4. Предоставление копий «Отчета об аудиторской проверке» владельцам процессов СМК.

Таким образом, мы рассмотрели один из вариантов организации процедуры «Внутренние аудиты» на предприятии.

Список литературы

  1. ГОСТ Р ИСО 9001-2015 Система менеджмента качества. Требования. введ. 28.09.2015. М.: Стандартинформ, 2015. 77 с.
  2. ГОСТ Р ИСО 19011-2012 Руководящие указания по аудиту систем менеджмента. введ. 19.07.2012. М.: Стандартинформ, 2013. 42 с.
  3. Губарев А.В., Назарова Д.И. Совершенствование системы качества на основе проведения внутренних аудитов // NovaInfo.Ru (Электронный журнал.) – 2016 г. Т. 1. № 57. С. 95-98.

Завершение формирования электронного архива по направлению «Науки о Земле и энергетика»

  • 23 ноября 2020
  • Создание электронного архива по направлению «Науки о Земле и энергетика»

    • 29 октября 2020
  • Электронное периодическое издание зарегистрировано в Федеральной службе по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор), свидетельство о регистрации СМИ — ЭЛ № ФС77-41429 от 23.07.2010 г.

    Соучредители СМИ: Долганов А.А., Майоров Е.В.

    Внутренний аудит системы менеджмента качества на предприятии

    Куркина Надиря Рафиковна
    доктор экономических наук, профессор кафедры общеобразовательных и профессиональных дисциплин
    Россия, Самарский государственный университет путей сообщения, филиал в г. Рузаевке
    nadezhda_kurkina@rambler.ru

    В данной статье рассмотрен материал, раскрывающий особое значение аудита, как высшей формы контроля руководством системы менеджмента качества предприятия. Он проводится для того, чтобы определить соответствие деятельности и результатов в области качества запланированным мероприятиям, требованиям ИСО 9001:2008, а также требованиям, разработанным самой организацией. Результаты внутренних проверок служат основой входных данных для анализа со стороны руководства и позволяют организации декларировать свое соответствие ИСО 9000. Поэтому немаловажен вопрос, как правильно запланировать, организовать и провести проверки, а затем проанализировать их результаты.

    аудит, аудиторская группа, критерии, факторы, проверка, менеджмент качества, стандарт, конфиденциальность.

    Категории статьи:

    Развитие систем управления владельческими рисками как основа обеспечения экономической устойчивости российских организаций в условиях пандемии

    Блиц-мониторинг состояния предприятия

    Особенности оценки конкурентоспособности продукции предприятий Федеральной службы исполнения наказаний РФ

    Управление трудовыми ресурсами и управление персоналом предприятия: взаимосвязь и отличия

    Веб-сайт гостиничного предприятия как инструмент передачи ценностей бренда и привлечения целевой аудитории

    Статья также доступна (this article also available):

    • Русский
    • English ( Английский )

    Целью проведения внутренних аудитов является проверка того, что система менеджмента:
    а) соответствует установленным требованиям.
    б)результативно внедрена и поддерживается в рабочем состоянии.

    Таким образом, объектом внутреннего аудита является вся система менеджмента, а не деятельность конкретных сотрудников организации.

    Принципы проведения аудита делают аудит результативным и надежным методом поддержания политики руководства и контроля, обеспечивая информацией, на основе которой организация может улучшать свои характеристики, а также являются предпосылкой для объективных заключений по результатам аудита. К принципам проведения аудита относят [1]:

    а) этичность поведения (ethical conduct) — основа профессионализма.
    Существенными при аудите являются ответственность, неподкупность, умение хранить тайну и осмотрительность;
    б) беспристрастность (fair presentation) — обязательство представлять правдивые и точные отчеты. Выводы аудитов, заключения по результатам аудита и записи отражают правдиво и точно деятельность по аудиту. Неразрешенные проблемы или разногласия между аудиторской группой и проверяемой организацией отражают в отчетах (актах).
    в) профессиональная осмотрительность (due professional care) — прилежание и умение принимать правильные решения при проведении аудита.
    г) независимость (independence) — основа беспристрастности и объективности заключений по результатам аудита. Аудиторы независимы в своей деятельности и свободны от предубеждений и конфликтов интересов.
    д) подход, основанный на свидетельстве (evidence-based approach), — разумная основа для достижения надежных и воспроизводимых заключений аудита в процессе систематического аудита. Свидетельство аудита основано на выборках существующей информации, поскольку аудит осуществляется в ограниченный период времени и с ограниченными ресурсами. Соответствующее использование выборок тесно связано с доверием, с которым относятся к заключениям по результатам аудита [3].

    В зависимости от размера, вида деятельности и сложности проверяемой организации программа аудита может включать один и более аудитов. Эти аудиты могут иметь различные цели и включать совместный или комплексный аудит. Программа аудита также включает деятельность, необходимую для планирования и организации определенного количества и вида аудитов и обеспечения их ресурсами, необходимыми для эффективного и результативного проведения аудитов в заданные сроки. В организации могут быть разработаны несколько программ аудита. Высшее руководство организации должно предоставлять полномочия для управления программой аудита. Схема процесса управления программой аудита приведена на рисунке 1.

    При этом необходимо обратить особое внимание на разделение обязанностей, обеспечение дополнительными ресурсами. Аудиторские группы должны обладать дополнительной компетентностью и иметь соответствующие процедуры. Эти вопросы необходимо согласовать до начала аудита.

    Рисунок 1 — Последовательность процессов управления
    программой аудита

    Частью программы аудита являются указания по планированию и проведению аудитов.

    1. Организация проведения аудита. Ответственные за управление программой аудита должны назначать руководителя конкретной аудиторской группы. При проведении совместного аудита до начала аудита важно достичь соглашения между проверяющими организациями относительно обязанностей каждой организации и, в частности, относительно полномочий руководителя аудиторской группы, назначенного на аудит [2].

    Для каждого аудита необходимо определить цели, область и критерии в пределах программы аудита.

    Цели аудита включают в себя:
    а) определение степени соответствия системы менеджмента проверяемой организации или ее частей критериям аудита;
    б) оценку возможности системы менеджмента обеспечивать соответствие законодательным требованиям, нормативным требованиям и требованиям контракта;
    в) оценку результативности системы менеджмента для достижения конкретных целей;
    г) идентификацию областей потенциального улучшения системы менеджмента.

    При проведении аудита следует учитывать следующие факторы:
    — достаточность и наличие необходимой информации для планирования аудита;
    — адекватное сотрудничество с проверяемой организацией;
    — наличие времени и необходимых ресурсов.

    2. Анализ документов. Прежде чем начать деятельность по аудиту на месте, анализируют документы проверяемой организации, документы по системе менеджмента, записи, а также отчеты по предыдущим аудитам с целью определения соответствия системы документам и критериям аудита. Анализ должен учитывать размер, вид деятельности и сложность организации, а также цели и область аудита.
    Если документация признана неадекватной, то руководитель аудиторской группы должен проинформировать заказчика аудита, ответственных за управление программой аудита и проверяемую организацию. Необходимо принять решение по продолжению или приостановке аудита до тех пор, пока проблемы с документацией не будут разрешены.

    3. Подготовка к проведению аудита «на месте». Руководитель аудиторской группы должен подготовить план аудита для согласования с заказчиком аудита, аудиторской группой и проверяемой организацией. На основании плана уточняют сроки выполнения отдельных работ, предусмотренных планом. В плане аудита должны найти отражение область и уровень сложности аудита в зависимости, например, от того, первоначальный это или последующий аудит, внутренний или внешний аудит. План аудита должен быть достаточно гибким, чтобы по мере осуществления аудита на месте при необходимости можно было внести изменения, например в область аудита. План аудита должен включать:
    а) цели аудита;
    б) критерии аудита и ссылочные документы;
    в) область аудита, включая идентификацию организационных и функциональных подразделений и процессов, которые будут проверяться;
    г) даты и места проведения аудита;
    д) ожидаемое время и продолжительность проведения аудита на месте, включая совещания с руководством проверяемой организации и совещания групп по аудиту;
    е) роли и обязанности членов аудиторской группы и сопровождающих лиц;
    ж) распределение соответствующих ресурсов по «критичным местам» проведения аудита.

    План должен быть проанализирован, принят заказчиком аудита и представлен проверяемой организации перед началом аудита на месте.

    Любые возражения со стороны проверяемой организации должны быть разрешены с руководителем аудиторской группы и заказчиком аудита. Любой пересмотренный план аудита должен быть согласован с заинтересованными сторонами [3].

    4. Проведение аудита «на месте». Предварительное совещание проводят с руководством проверяемой организации или, где это возможно, с теми, кто отвечает за проверяемые подразделения или процессы. Цель предварительного совещания:
    а) подтверждение плана аудита;
    б) предоставление краткого обзора плана выполнения аудита;
    в) подтверждение каналов обмена информацией;
    г) предоставление возможностей проверяемой организации задать вопросы.

    Свидетельство аудита основано на выборках подходящих данных. Поэтому имеется элемент неопределенности при проведении аудита, и выводы аудита должны учитывать эту неопределенность. На рисунке 2 приведена блок-схема процесса, начиная от сбора информации до получения заключения по результатам аудита[3].

    Рисунок 2 — Блок-схема процесса — от сбора информации до получения заключений по результатам аудита

    Для получения выводов аудита свидетельства аудита должны быть сопоставлены с критериями аудита. Выводы аудита указывают на соответствие или несоответствие критериям аудита. Если это определено целями аудита, выводы аудита могут определять возможности для улучшения. Аудиторская группа, при необходимости, должна собираться для анализа выводов аудита на определенных этапах во время аудита.

    Соответствия критериям аудита должны быть обобщены с указанием мест расположения, подразделений или процессов, которые подвергались аудиту. Если это предусмотрено планом аудита, отдельные выводы аудита о соответствии и подтверждающие их свидетельства также должны быть записаны.

    Читать еще:  Пенсию по инвалидности и пособие по безработице можно получать одновременно

    Несоответствия и подтверждающие их свидетельства аудита должны быть записаны и классифицированы (ранжированы).

    Аудиторская группа до заключительного совещания должна выполнить следующее:
    а) рассмотреть выводы аудита и другую соответствующую информацию, собранную во время аудита, на соответствие целям аудита;
    б) согласовать заключения по результатам аудита с учетом неопределенности, присущей процессу аудита;
    в) подготовить рекомендации, если это предусмотрено целями аудита;
    г) обсудить действия по результатам аудита, если это входит в план аудита.

    Цель заключительного совещания — представить выводы и заключения по аудиту таким образом, чтобы они были признаны проверяемой организацией, и, при необходимости, были согласованы сроки предоставления плана корректирующих и предупреждающих действий.

    5. Подготовка, утверждение и рассылка отчета (акта) по аудиту. Руководитель аудиторской группы отвечает за подготовку и содержание отчета (акта) по аудиту. Отчет (акт) по аудиту должен содержать полные, точные, сжатые и понятные записи по аудиту.

    Отчет (акт) по аудиту является собственностью заказчика аудита. Члены аудиторской группы и все, кто получает отчет (акт) по аудиту, должны соблюдать требования конфиденциальности содержимого отчета (акта).

    6. Завершение аудита. Аудит считается завершенным, если все процедуры, предусмотренные планом аудита, выполнены, и утвержденный отчет (акт) по аудиту разослан.
    Документы, имеющие отношение к аудиту, следует хранить или уничтожать на основании соглашения между участвующими сторонами в соответствии с процедурами программы аудита, соглашением между сторонами и в соответствии с действующим законодательством, нормативными требованиями и требованиями контрактов.

    7. Действия по результатам аудита . Заключения по результатам аудита могут указывать на необходимость корректирующих, предупреждающих действий или, при необходимости, действий по улучшению. Последующие действия не рассматривают как часть аудита, и вопрос об их проведении в согласованные сроки обычно решает проверяемая организация, которая должна информировать заказчика аудита о состоянии выполнения этих действий.
    Завершение и результативность корректирующих действий должны быть верифицированы. Верификация может быть частью последующего аудита.

    Таким образом, аудитор должен знать и уметь применять принципы, процедуры и методы аудита. Для проверки систем менеджмента внутренний аудитор должен хорошо знать и понимать: терминологию в проверяемой области; требования соответствующего стандарта (МС ИСО 9001, МС ИСО 14001. Уметь результативно планировать и организовывать работу. Оценивать факторы, которые могут повлиять на надежность наблюдений и заключений по результатам аудита; использовать чек листы , планы выработки и формы для регистрации действий по аудиту ; обеспечивать конфиденциальность и безопасность информации .

    Внутренний аудит системы менеджмента качества на предприятии

    Рубрика: Экономика и управление

    Дата публикации: 17.04.2018 2018-04-17

    Статья просмотрена: 5009 раз

    Библиографическое описание:

    Внутренний аудит системы менеджмента качества на предприятии / Д. Е. Митрофанов, А. А. Онучина, Е. В. Шпак [и др.]. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2018. — № 15 (201). — С. 29-32. — URL: https://moluch.ru/archive/201/49379/ (дата обращения: 28.12.2020).

    В данной статье рассматривается актуальный вопрос важности использования внутреннего аудита системы менеджмента качества в работе современных организаций. Раскрыто понятие внешнего и внутреннего аудита. В ходе исследования проведен обзор процесса проведения внутреннего аудита на предприятии, указаны и подробно разобраны его цели и основные этапы. Также даны рекомендации для грамотного и точного проведения этого мероприятия. В статье также приводится характеристика качеств, которые должны быть развиты у аудитора. Данная информация может помочь компании с подбором кандидатов на данную должность. Статья может быть полезной предпринимателям в разных сферах экономики для повышения конкурентоспособности и успешного функционирования организации в условиях современного рынка.

    Ключевые слова: проверка, внутренний аудит, проверяемое подразделение, несоответствие, аудитор, СМК.

    Обратимся к понятию аудита. Аудит качества — систематическая независимая проверка, определяющая соответствие деятельности и результатов в области качества запланированным действиям. Другими словами, аудит — это проверка работы организации на соответствие заданным показателям качества. Нормативной основой для аудита являются стандарты ISO на СМК и соответствующая документация организации [1].

    Для того, чтобы аудит был успешным, существует ряд требований к аудитору. Аудитор должен быть добросовестным, честным, компетентным и профессиональным во всех вопросах. Важные качества — объективность, независимость, ответственность, сохранение конфиденциальности информации [4].

    Существует внешний и внутренний аудиты:

    – внешний аудит: «аудит второй стороной», который проводится заинтересованными в функционировании компании сторонами (потребителями), или «аудитом третьей стороной», который выполняется органом, признанным независимым от других сторон;

    – внутренний аудит (его еще называют «аудитом, проводимым первой стороной») выполняется самой организацией или физическим лицом от ее имени для внутренних целей.

    Внутренний аудит как постоянная деятельность в СМК складывается из конкретных аудитов, осуществляемых в рамках определенных заданий и называемых аудиторскими проверками.

    Внимание аудита должно быть сосредоточено на наиболее важных областях работы организации и, в первую очередь, на его заведомо слабых местах. По стандарту ISO необходимо наличие документированной процедуры внутреннего аудита, в которой должны быть установлены критерии оценок при аудите, области распространения проверок, частота и способы ее проведения [2].

    Выполнять проверки может персонал службы качества или специально подготовленная для этих целей группа внутренних аудиторов.

    Внутренние аудиты могут быть как плановыми, так и внеплановыми (их еще называют оперативными).

    Плановые аудиты осуществляются по графику, который составляется на год и предусматривает охват проверкой всех подразделений организации и всех элементов системы качества. В нем указываются отделы предприятия, даты проведения аудита, элементы и темы проверок, проверяемые нормативные документы.

    Внеплановые проверки совершаются по решению руководства компании [3].

    Рассмотрим цели внутренних аудитов СМК в организации:

    1) оценка эффективности функционирования СМК и определение возможностей ее оптимизации;

    2) выявление несоответствий СМК существующим стандартам;

    3) определение причин отклонений от нормы;

    4) мониторинг успешности реализации корректирующих мероприятий по результатам аудитов предыдущих периодов [4].

    В итоге, конечная цель внутреннего аудита — это проверка эффективности программ управления, осуществляемых руководящим составом.

    Проверка должна всегда проводиться независимыми аудиторами, а ее результаты отражаться в отчетах и докладываться начальству. Независимость означает, что аудитор не должен проверять тот отдел, в котором он работает.

    Обратимся к этапам проведения внутреннего аудита:

    1) Выход локального акта о проведении внутреннего аудита СМК, назначение проверяющих;

    2) Разработка плана аудита. Информирование подразделений о предстоящей проверке. План проверки готовится руководителем аудиторской группы, затем утверждается руководителем службы качества. План, в обязательном порядке, доводится до начальника проверяемого отдела, тем самым ему предоставляется возможность подготовиться к предстоящему аудиту. После этого проводится совещание по организационным вопросам, где обсуждаются цели аудита, требования к оформлению документации, обязанности, права и правила поведения для проверяющих. На нём также оговариваются сроки предоставления итоговых выводов по проверке, определяется периметр контроля для каждого аудитора. Специалистам по аудиту необходима подготовка: им следует изучить необходимые нормативные документы, подготовить перечень вопросов, выяснить итоги реализации планов корректирующих действий, наработанных по результатам прошлого аудита;

    3) Организация установочного совещания с представителями подразделения — объекта аудита. На совещании происходит знакомство представителей проверяемого структурного подразделения со специалистами-аудиторами, и определяются основные вехи аудита. До проверяемого подразделения доводятся цели и объем проверки, методика, оговариваются способы коммуникаций аудиторов с проверяемыми, определяется дата подведения итогов аудита [3];

    4) Непосредственно проверка. Аудиторам во время проверки следует фиксировать, а затем анализировать все свои наблюдения. После того, как вся информация собрана и обработана, команде аудиторов нужно изучить ее и представить результат, в котором будет отражено состояние проверяемого объекта, указаны несоответствия и приведен перечень необходимых рекомендаций и действий по их корректировке или устранению. При выявлении в ходе аудита любого несоответствия, нужно определить степень его влияния: значительное оно или незначительное. Значительное несоответствие — это отклонение от требований СМК, которое отрицательно влияет на качество продукции или функционирование системы менеджмента качества. Оно должно быть устранено в кратчайшие сроки. Незначительное несоответствие — это единичные случаи невыполнения стандартов СМК. Информация о несоответствиях фиксируется протокольно. Протокол подписывается двумя сторонами: проверяющей и проверяемой. В случае, если руководитель подразделения, где ведется проверка, выражает несогласие с каким-либо несоответствием, вопрос обсуждается на итоговом совещании. Если обнаружено и выявлено критическое несоответствие (которое привело или может привести к выпуску продукции, не отвечающей установленным требованиям по качеству, и требует принятия незамедлительных мер по устранению), ответственный за аудит обязан немедленно проинформировать об этом руководителя подразделения. Он должен приостановить производство и принять безотлагательные меры по устранению несоответствий (меры излагаются в протоколе несоответствий). На руководителя внутреннего аудита возлагается ответственность за обеспечение объективной, честной и полной проверки. По истечении оговоренного срока на устранение недочётов аудиторы должны проконтролировать выполнение плана корректирующих действий, основываясь на документированных доказательствах, убедиться в эффективности наработанных мероприятий, доведении их до всех заинтересованных сторон.

    Выделяют следующие методы работы аудитора:

    – наблюдение (констатация факта, основанная на объективном свидетельстве);

    – оценивание (определение степени выполнения объектом аудита требований СМК, установленных областью проверки);

    – анализ (метод детальной проверки объекта аудита);

    – доказательство (данные, подтверждающие наличие или правдивость каких-либо сведений);

    – опрос (метод получения первичной информации об объекте аудита в виде ответов на вопросы) [5];

    5) Подведение итогов аудита. По окончании проверки (но до формирования окончательного отчета) проводится итоговое совещание двух сторон. Главная его цель — раскрыть и обсудить результаты аудита, сроки реализации мероприятий по устранению несоответствий. На совещании ведется протокол, который затем приобщается к результатам проверки. По каждому выявленному несоответствию служба, осуществляющая аудиторскую проверку, должна дать четкие пояснения, чтобы у руководства подразделения было ясное понимание существа несоответствий, их степени важности и воздействия на качество. Необходимо сделать выводы о характере несоответствий: случайны они или носят системный характер. На совещании обсуждаются рекомендации по совершенствованию документации системы качества и разработке корректирующих мероприятий. Главный аудитор знакомит присутствующих на совещании с заключением аудиторской группы, содержащим: обнаруженные несоответствия и замечания, выводы относительно соблюдения требований деятельности подразделения в системе качества и рекомендации по совершенствованию осуществляемой деятельности.

    Разногласия по существу проверки между сторонами проверки необходимо разрешить до составления итогового отчета.

    6) Формирование отчета по аудиту. Отчет направляется в отдел, где проходила проверка, и в отделы, для которых по результатам аудита вынесены рекомендации. Обязанность каждого руководителя — организовать работу по выявлению факторов, повлекших несоответствия, сформировать план корректирующих действий, осуществлять контроль выполнения этого плана и информировать подразделения, отвечающие за качество. Служба качества мониторит выполнение мероприятий и оценивает их эффективность. Если мероприятия выполнены не в полном объеме, результат их реализации оказался не в достаточной мере эффективным, то об этом составляется акт и информируется руководство компании.

    Информирование о результатах внутренних аудитов системы менеджмента качества должно стать обязательным элементом дня ежемесячных совещаний по качеству. Итоги аудита должны стать фундаментом для принятия руководством предприятия управленческих решений, предупреждения аналогичных несоответствий в подразделениях, где проверки еще не осуществлялись [3].

    В настоящее время создание системы внутреннего аудита на предприятиях становится все более значимым и необходимым. Наиболее актуальна система на предприятиях со сложной, разветвленной структурой, имеющих множество филиалов, холдингов, региональных сетевых компаний.

    Новости

    Требования к внутренним аудиторам СМК, их функции и личные качества

    Вашему вниманию предлагаются рекомендации по требованиям, предъявляемым к кандидатам на внутренние аудиторы системы менеджмента качества, их функциям и личным качествам. Рекомендации основаны на богатом опыте специалистов Специализированного консалтингового центра «Систус Консалт». Данная публикация подготовлена в помощь организациям, решающим вопрос о подборе внутренних аудиторов и определении их функций.

    1. Общие требования к кандидатам на внутреннего аудитора СМК:

    • наличие высшего образования и опыта работы не менее одного года;
    • знание требований ГОСТ ISO 9001-2011 (ISO 9001:2008) «Системы менеджмента качества. Требования»;
    • знание Политики и целей в области качества;
    • знание руководства по качеству;
    • знание документированных процедур СМК, регламентов, стандартов, положений, инструкций, других документов (внутренних и внешних), действующих в организации;
    • знание приказов и распоряжений руководителя организации, относящихся к СМК;
    • знание структуры организации;
    • знание основных взаимосвязей между структурными подразделениями, основных функций и обязанностей персонала;
    • знание основ технологии производства продукции (оказания услуг) организации;
    • умение устанавливать личные контакты, коммуникабельность, уравновешенность, умение владеть собой;
    • реалистичность и объективность, умение аналитически и гибко мыслить, целеустремленность;
    • умение устно и письменно выражать свои мысли, тактичность, работоспособность.

    2. Личные качества кандидатов на внутреннего аудитора СМК

    Личные качества кандидатов в аудиторы должны позволять им проводить аудиты в соответствии с требованиями, установленными в документированной процедуре «Внутренние аудиты системы менеджмента качества», разработанной по ГОСТ ISO 9001-2011 (ISO 9001:2008). Кандидат в аудиторы должен быть:

    • открытым – воспринимать альтернативные идеи или точки зрения;
    • порядочным – правдивым, искренним, честным, сдержанным и благоразумным;
    • дипломатичным – умеющим тактично взаимодействовать с людьми;
    • наблюдательным – активно знакомиться с окружением и деятельностью;
    • проницательным – интуитивно оценивать ситуации;
    • разносторонним – быть готовым к различным ситуациям;
    • упорным — настойчивым, ориентированным на достижение целей;
    • решительным – своевременно принимать решения на основе логических соображений и анализа;
    • самостоятельным — действовать и выполнять свои функции независимо, в то же время результативно сотрудничать с другими.

    3. Функции внутреннего аудитора СМК

    • составление Программы внутреннего аудита и согласование Программы с руководителем проверяемого подразделения или проверяемым должностным лицом;
    • проведение анализа документации (регламентов, стандартов, инструкций, положений о подразделениях, должностные и профессиональные инструкции, записи, и т.п.) в ходе подготовки и проведения аудита;
    • сбор свидетельств аудита посредством интервьюирования руководителей и сотрудников, наблюдений и анализа документов, записей и данных;
    • проверка информации, полученной в ходе аудита;
    • формулирование наблюдений аудита на основе полученных свидетельств аудита;
    • проведение анализа наблюдений и сравнение их с критериями аудита (требованиями ГОСТ ISO 9001-2011 (ISO 9001:2008)) с целью определения несоответствий;
    • формулирование несоответствий;
    • оформление отчетных документов по аудиту: Отчета по аудиту, Актов о несоответствиях;
    • проведение анализа и оценка результативности выполнения корректирующих действий по устранению причин несоответствий, выявленных предыдущим внутренним аудитом;
    • предоставление руководителю проверяемого подразделения или проверяемому должностному лицу рекомендаций по разработке корректирующих и предупреждающих действий;
    • предоставление руководителю проверяемого подразделения или проверяемому должностному лицу рекомендаций по совершенствованию процессов и системы менеджмент качества, по улучшению деятельности подразделения или должностного лица.

    Подготовлено методическим отделом «Систус Консалт».

    Ссылка на основную публикацию
    ВсеИнструменты
    Adblock
    detector
    ×
    ×