Bashnedra.ru

Правовая помощь онлайн
5 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как на компьютере оформить приложение к письму пример

Как на компьютере оформить приложение к письму пример

В тексте документа на все приложения должны быть даны ссылки. Степень обязательности приложений при ссылках не указывается. Приложения располагают в порядке ссылок на них в тексте документа, за исключением информационного приложения «Библиография», которое располагают последним. 4.3.7. Каждое приложение следует начинать с новой страницы с указанием наверху посередине страницы слова «Приложение» и его обозначения, а под ним в скобках для обязательного приложения пишут слово «обязательное», а для информационного – «рекомендуемое» или «справочное». Приложение должно иметь заголовок, который записывают симметрично относительно текста с прописной буквы отдельной строкой. 4.3.8. Приложения обозначают заглавными буквами русского алфавита начиная с А, за исключением букв Ё, З, Й, О, Ч, Ь, Ы, Ъ. После слова «Приложение» следует буква, обозначающая его последовательность.

Некоторые тонкости оформления приложений

Мурманск, 628021 Оформление реквизита «дата» служебного письма После подписания письма, нужно проставить дату на документ.
Допускаются следующие варианты: 18.04.2011 или 18 апреля 2011 г.


Желательно придерживаться единого варианта написания даты в одном документе (если дата указывается несколько раз в тексте).

Оформление реквизита «Регистрационный номер» служебного письма Регистрационный номер присваивается в соответствии с принятой системой регистрации в организации и тоже только после подписания письма.

Он состоит из порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел или буквами (информация об исполнителе).

Как оформить приложение к документу

И тогда на этих приложениях в верхнем правом углу можно было бы оформить:

  • гриф утверждения (с реквизитами этого приказа) и
  • сделать отметку, что данный документ является приложением к тому же приказу.

Но тогда будет явное, никому не нужное задвоение информации об утверждающем документе.

    Если документ утвержден руководителем или распорядительным документом, то на нем оформляют гриф утверждения (особенно если данное приложение будет потом жить самостоятельной жизнью и может рассылаться без утвердившего его документа).

Оформление приложений

Темы:

  • Оформление документов
  • Карьера секретаря
  • Многие управленческие документы имеют приложения.

    Приложением к документу может быть как самостоятельный, окончательно оформленный и действующий документ, так и проект документа или часть документа, поясняющая или раскрывающая содержание отдельных положений основного документа.

    Загадки в оформлении приложений

    Существует два вида связи между основным документом и приложениями к нему: основной документ и приложение связаны необходимостью пересылки документов, то есть документооборотом, например: В первом случае сопроводительное письмо и документы-приложения составляют единый комплект документов, во втором случае основной документ и документы-приложения являются частями одного документа. В зависимости от того, каким образом связаны основной документ и приложения, по-разному оформляется отметка о приложении.
    Когда основной документ и приложения связаны необходимостью пересылки Рассмотрим первый вариант, когда основной документ и приложения объединяются, главным образом, для того, чтобы обеспечить пересылку адресату документов, имеющих самостоятельный характер и никак не связанных содержанием друг с другом.

    Приложения к документам

    То же на флэш-карте в 1 экз. Таким образом, сопроводительное письмо и приложения к нему – это самостоятельные документы, каждый из которых имеет свои регистрационные данные.

    В тексте сопроводительного письма мы так и пишем: «Отправляем вам договор подряда от 03.05.2013 №45», после чего письмо получает собственный индекс — исходящий номер.

    Письмо и приложения к нему могут существовать друг без друга. Оформление приложений к другим документам Речь идет о приложениях к договорам, приказам по основной деятельности, инструкциям и т.п. Они оформляются несколько иначе, чем те, о которых шла речь выше.

    Образец письма с приложением

    Небрежное оформление реквизита «Отметка о наличии приложения» может многое рассказать о профессиональном уровне делопроизводителя.

    Порядок его оформления доступно и с наглядными примерами разъясняет консультант по делопроизводству И.В.

    Мурнина. Существует два основных способа оформления приложения. «Какое это имеет значение? Главное, чтобы было понятно, что там, в приложении, и сколько листов, чтобы можно было проверить все ли на месте», — скажет или подумает человек, далекий от делопроизводства. А вот и нет. Использование того или иного способа оформления приложения зависит совсем не от желания секретаря или исполнителя документа. Этот порядок отражает определенную делопроизводственную или управленческую процедуру, и неправильное оформление приложения может привести не только к утрате прилагаемых документов, но и некачественному исполнению поручения руководителя, либо неисполнению вообще.

    Как оформить приложение к письму образец

    Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным.

    Формуляр гарантийного письма: Заголовок (17) гарантийного письма отвечает на вопрос «о чем?».

    Например: Об аренде автомобиля или О вывозе мусора или Об обучении сотрудника или О размещении рекламы Текст (19) письма начинается с устойчивой языковой формулы: Просим Вас.

    Далее по смыслу — «оказать услугу» (однократное оплаченное действие, не оформленное договором).

    Слов «оказать услугу» в тексте письма быть не должно, вместо них должна быть названа сама услуга. Например: Просим Вас разместить рекламу нашей продукции в очередном номере журнала. В следующем абзаце текста приводятся банковские реквизиты, независимо от того, включены они в справочные данные (07) или нет. Возможные варианты фиксации банковских реквизитов: Оплату гарантируем с р/с. или Оплату гарантируем. Наш р/с.

    Имеются приложения

    Поэтому, по нашему мнению, имеет смысл при наличии одного приложения данное слово писать в единственном числе, а при наличии нескольких – во множественном. Но вы должны сами принять решение, как будете оформлять свои документы, и закрепить его в локальных нормативных актах (это может быть Инструкция по делопроизводству в комплекте с утвержденными формами документов, еще можно разработать их электронные шаблоны). Так следует поступать во всех неоднозначных случаях, о которых мы говорим в этой статье.

    Приложения к документам Поскольку в этом случае, как уже отмечалось выше, документ-приложение является неотъемлемой частью основного документа, отметки о наличии приложения присутствуют и в основном документе, и в документе-приложении, но оформляются они иначе, не так, как в сопроводительных письмах.

    Но эти зоны примерны, и потому мы ориентируемся не на них, а отступаем от текста 2-3 межстрочных интервала и размещаем здесь следующий реквизит (подпись или отметку о наличии приложений) – при коротком тексте он может оказаться выше, чем зона в 8 см от нижней границы листа.

    Это делается для того, чтобы после оформления документа в него нельзя было добавить текст.

    В схеме расположения реквизитов из ГОСТа Р 6.30-2003 (Рисунок 1) реквизиты 21, 22 и 25 (т.е. отметка о наличии приложения, подпись и печать) располагаются на одном уровне. С подписью и печатью действительно так поступают. Но отметку о наличии приложения размещают ниже текста, отступая от него 2-3 межстрочных интервала, а после этой отметки отступают еще 2-3 межстрочных интервала и уже здесь оформляют подпись (если нужно, заверяют ее печатью), см. Пример 1.

    Как на компьютере оформить приложение к письму пример

    1. Письмо печатается на белой бумаге или бумаге светлых тонов формата А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм).

    2. Лист должен иметь поля не менее:

    Датой письма является дата его подписания. Дату оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

    Например, дату 5 июня 2007 г. следует оформлять «05.06.2007».

    Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например «05 июня 2003 г.»

    4. Исходящий номер.

    Регистрационный (исходящий) номер письма состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению индексом (например, инициалами руководителя направления). Регистрационный номер письма, составленного совместно двумя и более отделами, состоит из регистрационных номеров письма каждого из этих отделов, проставляемых через косую черту.

    5. Ссылка на входящее письмо

    Ссылка на регистрационный (исходящий) номер и дату письма включает в себя исходящий номер и дату письма, на который дается ответ.

    В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании письма должностному лицу инициалы указывают ПЕРЕД фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

    ООО «Компания «Название»

    Должность лица, которому адресовано письмо, указывают в дательном падеже, например:

    Генеральному директору

    ООО «Компания «Название»

    ООО «Компания «Название»

    Письмо не должно содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки письма.

    В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

    При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

    ООО «Компания «Название»

    Ярославский пр-кт, д. 12, г. Ярославль, 150001

    При адресовании письма физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

    ул. Свободы, д. 5, кв. 12,

    г. Ярославль, 150000

    Текст письма оформляют в виде таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

    Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

    Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления письма, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, просьбу без пояснения).

    В тексте письма, подготовленного на основании документов других организаций, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

    В письме используют следующие формы изложения:

    — от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

    — от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

    — от третьего лица единственного числа («общество не возражает», «ООО «Название» считает возможным»).

    Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

    Приложение: на 5 л. в 2 экз.

    Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

    Приложение: 1. Договор аренды на 5 л. в 2 экз.

    2. Акт приемки-передачи на 1 л. в 2 экз.

    Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

    Если к письму прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

    Приложение: письмо МВД РФ от 05.05.2007 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

    Читать еще:  Проект Федерального закона об увеличении нижнего предела выслуги лет для назначения военной пенсии с 20 до 25 лет

    Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

    Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

    В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего письмо (полное, если письмо оформлено не на бланке, и сокращенное — на письме, оформленном на бланке) и расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

    При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

    Директор ООО «Компания «Название»А.А. Иванов
    Главный бухгалтерМ.В. Петров

    При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

    Заместитель директора
    по продажам
    Заместитель директора
    по покупкам
    А.А. ИвановМ.В. Петров

    Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с ФИНАНСОВЫМИ средствами, а также на иных документах, ПРЕДУСМАТРИВАЮЩИХ заверение подлинной подписи.

    Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

    Образец письма с приложением

    Приложения к документам

    Оформление реквизита «Отметка о наличии приложения»

    При оформлении приложений к документам используется реквизит «Отметка о наличии приложения». Требования, предъявляемые к оформлению этого реквизита, установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

    Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

    Приложение: на 5 л. в 2 экз.

    Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

    Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

    2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

    Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

    Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

    Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

    Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

    Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

    В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

    к приказу Росархива

    от 05.06.2003 № 319

    Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

    к приказу Минздрава России

    Отдельные вопросы оформления приложений

    В государственном стандарте даны требования по оформлению приложений в сопроводительных письмах и в распорядительных документах, но приложения оформляются и в других документах, кроме того, при оформлении документов нередко возникают вопросы, которые в стандарте никак не отражены. Рассмотрим некоторые из них.

    При оформлении распорядительных документов в соответствующем пункте распорядительной части документа необходимо делать ссылку на приложение. Оформляется она следующим образом:

    — если приложение одно:

    В соответствии с постановлением Правительства Москвы от 21.01.2003 № 18-ПП «О структуре органов исполнительной власти города Москвы» Правительство Москвы постановляет:

    1. Утвердить Положение о Комитете по связям с религиозными организациями города Москвы (приложение).

    — если приложений несколько:

    В связи с формированием Аппарата Правительства Москвы в соответствии с Законом города Москвы от 21 ноября 2001 года № 63 «О внесении изменений и дополнений в Закон города Москвы от 26 февраля 1997 года № 5 «О Правительстве Москвы»» Правительство Москвы постановляет:

    1. Утвердить Положения:

    — об Организационно-аналитическом управлении Правительства Москвы (приложение 1);

    — о Правовом управлении Правительства Москвы (приложение 2);

    — об Управлении по организации работы с документами Правительства Москвы (приложение 3);

    — о Протокольном отделе Правительства Москвы (приложение 4);

    На каждом приложении оформляется отметка о приложении по установленной форме:

    к постановлению Правительства

    Аналогичным образом оформляются приложения к договорам, актам, планам, отчетам и другим документам (не сопроводительным письмам). В тексте документа в соответствующем разделе текста делается ссылка на приложение, а на приложении – отметка о приложении:

    к договору купли-продажи

    При оформлении отметки о наличии приложения в сопроводительных письмах слово «Приложение» печатается непосредственно под текстом, без красной строки, дополнительным межстрочным интервалом от текста не отделяется:

    Высылаем на рассмотрение Программу обучения специалистов по антикризисному управлению, а также Договор о сотрудничестве в подготовке указанных специалистов.

    Приложение: 1. Программа обучения специалистов по антикризисному управлению на 8 л. в 1 экз.

    2. Договор о сотрудничестве на 3 л. в 2 экз.

    При оформлении приложений справочного характера к распорядительным, плановым, отчетным и другим документам приложения должны быть оформлены как полноценные документы, то есть должны содержать название вида документа (справка, график, сводка, перечень, список, план и др.), заголовок к тексту документа, например:

    Справка о суммах налоговых отчислений

    Справка о сумме задолженности предприятия

    Список членов комиссии по оценке собственности предприятия

    График выполнения работ по договору

    План мероприятий по реализации постановления Правительства Российской Федерации от … № … «О…» и др.

    Приложения визируются должностными лицами, ответственными за их подготовку.

    Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

    Как писать сопроводительное письмо к документам

    Единой унифицированной формы письма не существует. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации описаны в ГОСТ Р 6.30-2003 . Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми.

    Как правильно написать сопроводительное письмо к документам? Начнем с основных правил:

    • на фирменном бланке;
    • с указанием даты и регистрационного номера.

    Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить.

    О направлении ответа на претензию

    Тема, определяющая его цель

    Сопроводительное письмо передаваемых документов

    Конкретное обращение к руководителю, желательно адресное, с указанием имени и отчества

    Уважаемый Иван Иванович!

    В ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Договоре поставки.

    Изложение сути с подведением итогов и выражением надежды, благодарности и пр.

    По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.3 и 3.6 Договора. В свою очередь сообщаю, что комплектующие были переданы в положенный срок, что подтверждается Товарной накладной, и работы были выполнены своевременно, что подтверждается датой приема работ по Заказ-наряду. Требования, которые выставлены в претензии № 2, направленной в наш адрес 14.07.2017, считаю выполненными в полном объеме. Прошу Вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес информацию о своем решении. Выражаю Вам свою благодарность за то, что Вы воспользовались услугами нашей компании, и надеюсь на дальнейшее сотрудничество.

    Перечень приложений. Вежливая подпись

    1. Договор поставки, количество листов.
    2. Товарная накладная, количество листов.
    3. Заказ-наряд, количество листов.
    4. Фото установленного баннера, количество листов.

    Руководитель, Сидорова Мария Ивановна.

    ФИО и контакты исполнителя.

    Пример сопроводительного письма к документам

    Подобные обращения сотрудникам предприятия приходится не только направлять контрагентам, но и получать от них. Делопроизводителям предприятий есть смысл разработать Бланк входящего сопроводительного письма к документам. Потребуется он в том случае, если контрагент предоставит пакет без пояснений. Такое зачастую происходит при сотрудничестве с физическими лицами, но и для юридических лиц данный случай не исключение. Для оптимизации документооборота контрагент сможет заполнить предложенную форму, в которой укажет всю необходимую информацию.

    Чего указывать не надо

    Текст обращения выдерживается в деловом стиле. Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит. Сопроводительное письмо к документам не должно давать оценку

    Пример недопустимой формулировкиСледует писать
    «Надеемся на скорую встречу»«Надеемся на дальнейшее сотрудничество»
    «Приветствуем самого нашего любимого клиента»«Уважаемый Иван Иванович!»
    «В ответ на Ваше вопиюще необоснованное требование»«В ответ на требование от 20.07.2017 №321Н»
    «Считаем сделанную Вами оценку крайне безграмотной»«Направляем подтверждение сроков и качества»
    «Специалисты Вашей компании плохо разобрались в вопросе»«Прошу ознакомиться с приложениями и предоставить ответ в установленные законодательством сроки»

    Кто подписывает письмо

    Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации. В данном случае следует соблюдать этику общения. Если текст содержит обращение к руководителю компании, то и подписать его должен равный по должности руководитель. Следует также помнить, что выполнение поручений руководитель делегирует исполнителям. Поэтому при подписании директором следует указать контакты исполнителя, чтобы получателю не пришлось тратить время на розыск ответственного лица. Печать в данном случае не является обязательной.

    При получении адресат присвоит документу входящий номер и дату, которые делопроизводитель впишет вручную или при помощи штемпеля. По данному реквизиту легко можно будет отследить этапы прохождения и уточнить, на какой инстанции рассмотрения обращение находится в тот или иной момент.

    Письма

    Письмо – это документ управленческого характера, являющийся основой входящей и исходящей корреспонденции. Различают самые разные его разновидности. Правила оформления зависят от конкретного вида. Основная функция писем – обеспечение связи с внешними структурами, взаимодействие между подразделениями.

    Разновидности деловых писем

    Письма подразделяются на виды в зависимости от этих объединяющих признаков:

    • По предмету. Различают коммерческие и деловые письма. Первые обычно составляются от имени ЮЛ. Применяются при оформлении коммерческих сделок, заключении контрактов. Деловые письма нужны для решения управленческих, организационных и юридических вопросов.
    • По цели составления. Различают информационные и рекламные письма. Первые нужны для информирования читателя о чем-либо, вторые – для стимулирования продаж.
    • По функциям. Могут быть инициативными. Предполагается, что отправитель будет ждать от получателя письма какой-либо реакции (принятия решения, письменного ответа). Второй вид документа – письма-ответы.
    • По адресату. Различают обычные (направляемые одному получателю) и циркулярные (получателей несколько).
    • По форме. Могут быть электронными и обычными.
    • По содержанию. Есть письма, в которых рассматривается только один вопрос. Но документ может содержать и сразу несколько вопросов.
    • По структуре. Регламентируемые ГОСТ и составляемые в свободной форме.

    Часто вид письма полностью определяет его содержание. К примеру, информационные и рекламные бумаги могут разительно отличаться между собой.

    Общие требования к письмам

    При составлении письма следует руководствоваться официально-деловым стилем изложения. Рассмотрим основные правила, актуальные при оформлении:

    • Приведение содержания письма в соответствие со стандартами. Существуют термины и обороты, использование которых – сложившаяся практика в деловой среде. Есть также структура, считающаяся стандартом. Стандартизация облегчает восприятие и изложение информации, служит целям оптимизации.
    • Нейтральный тон. Исключена эмоциональность, слова с определенной окраской (к примеру, не рекомендуется использовать уменьшительно-ласкательные суффиксы).
    • Отсутствие участков текста, которые можно толковать двояко. Все формулировки должны быть точными и однозначными. В обратном случае получатель письма может просто не понять, что ему хотел сказать отправитель.
    • Лаконичность. Письмо должно содержать только необходимые сведения. Желательно делать текст кратким. Для этого исключаются все участки текста, не относящиеся к делу. Однако текст нельзя сокращать до такого состояния, что получатель не понимает отправителя.
    • Использование стандартной терминологии. Терминология, которая может использоваться в деловой переписке, регламентируется ГОСТ Р 511141-98.
    Читать еще:  Особенности получения свидетельства о расторжении брака

    Текст не должен быть усложнен многосоставными предложениями. Нужно помнить о главной цели документа – достижение понимания между двумя участниками беседы.

    Структура документа

    Стандартное деловое письмо состоит из этих четырех частей:

    • Обращение. Может быть общим или индивидуальным. Во втором случае указывается имя/отчество получателя (к примеру, «уважаемый Иван Иванович»).
    • Вводная. Фиксируются причины направления письма. Здесь могут присутствовать ссылки на другие документы.
    • Основная. Прописывается главная цель обращения. Здесь же можно отразить доказательства, привести анализ ситуации.
    • Заключение. Завершение текста – целевое действие. К примеру, здесь можно сформулировать свою просьбу/требование.

    Не существует идеальных писем. Содержание документа напрямую зависит от множества факторов. К ним относится степень знакомства, необходимость в официальном обращении, правила, актуальные для конкретной ситуации.

    Составление письма по ГОСТ

    Подробные требования к письму приведены в ГОСТ Р 6.30-2003. Для составления используются листы формата А4 или А5. Основные нормы:

    • Цвет бумаги: белый.
    • Поля: 20 мм левое, верхнее и нижнее, 10 мм – правое.
    • Дата оформления письма – это дата его подписания.
    • Ссылка на исходящий номер – это сам номер, а также дата письма, на которое отвечают.
    • Адресат – это организация, подразделение или человек.
    • В тексте могут присутствовать таблицы, графы и прочие элементы.
    • Если есть приложение, нужно указать на этот факт (к примеру «Приложение: на 2 листе в 2 экземплярах»).
    • Подпись должна сопровождаться расшифровкой.

    Если необходимо, прописывается ФИО исполнителя и номер его телефон.

    К СВЕДЕНИЮ! Фирма имеет право разрабатывать бланки самостоятельно. То есть, использование ГОСТ – это рекомендация, но необходимость.

    Приложение к письму оформление образец

    Некоторые тонкости оформления приложений

    Причем отступ должен составлять 2–4 межстрочных интервала, размер отступа зафиксирован в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003 1, которые были изданы разработчиком ГОСТа — Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). 2 Если еще раз посмотреть на схемы расположения реквизитов организационно-распорядительных документов (см. Рисунок 1), то можно отметить, что реквизит 21 — «Отметка о наличии приложения» и реквизит 22 — «Подпись» располагаются на одном уровне.

    Однако подпись стоит располагать под реквизитом «Отметка о наличии приложения» через 2–4 интервала. Это нужно делать для того, чтобы никто не смог добавить к документу еще какое-нибудь приложение после подписания документа.

    Говоря о расположении реквизита «Отметка о наличии приложения», стоит отметить еще ряд моментов.

    Оформление приложений

    Если говорить о первом варианте, когда объединение основного документа и приложений обусловлено необходимостью пересылки документов, имеющих самостоятельный характер и ни по смыслу, ни по содержанию не связанных друг с другом, дополнительные отметки и реквизиты на них не проставляются.

    Это объясняется самостоятельным характером каждого документа и не зависит от того, являются они проектами или окончательно оформленными документами. Поэтому отметка о наличии приложений, являющаяся специальным реквизитом, содержащим информацию о приложениях, проставляется в сопроводительном письме. Отметка в сопроводительном письме оформляется и проставляется по правилам, установленным Стандартом.

    В Стандарте предусматривается несколько вариантов оформления отметки и наличии приложений, но очень часто в практической работе приходится сталкиваться с ситуациями, которые в нем просто не предусмотрены.

    Переписка сторон

    По крайней мере, следует выделить из общего массива и подчинить единым правилам следующие разновидности писем:

    1. коммерческие письма, направляемые сторонним организациям.
    2. в адрес структурных подразделений;
    3. в адрес вышестоящих организаций, федеральных органов власти и органов власти субъектов федерации;

    На нашем предприятии внедрена система электронного документооборота (СЭД). В соответствии с «Регламентом организации документооборота» ­переписка между генеральной дирекцией и филиалами осуществляется только средствами СЭД. Переписка с внешними организациями проходит все стадии подготовки писем в СЭД, кроме отправки подлинника, который направляется почтой, факсимильной связью и другими средствами связи.

    Стадии обработки исходящих писем описаны на нашем предприятии в специальном разделе «Исходящие документы» в рамках «Регламента работы в системе электронного документооборота».

    Совет 1: Как оформить приложения к документу

      как правильно оформить приложение Совет 2: Как оформлять приложение Документ и приложения к нему рассматриваются как единый документ.

    При заключении долгосрочного договора поставки, конкретные даты поставок, ассортимент, количество, стоимость, порядок доставки товаров может меняться.

    Как правильно писать и оформлять деловые письма

    Хотите предложить сотрудничество?

    Изложить претензии? Пригласить на презентацию или другое мероприятие?

    Пишите только об этом и не отвлекайтесь на пространные рассуждения и предположения, не относящиеся к делу. Каждое деловое письмо должно преследовать одну конкретную цель.

    Если вы затрагиваете в нём несколько вопросов, они должны быть тесно взаимосвязаны.

    «Живой» язык всегда воспринимается легко и благожелательно. Разумеется, деловая письменная речь должна соответствовать нормам этикета (о чём пойдёт речь ниже), излагать же суть вопроса следует ясно и лаконично.

    Шпаргалка делопроизводителя

    Оформление делового письма Правильное написание делового письма — это искусство.

    Оно требует от составителя грамотности, внимательности, знания структуры делового письма.

      Деловое письмо оформляется на фирменном бланке организации. В него входят следующие реквизиты: логотип, название организации, адрес, телефон, электронный адрес сайта. Можете сами разработать бланк письма с удобным для вас набором реквизитов, так как он строго не регламентирован.

    Согласно бланк расположения реквизитов может быть угловым (реквизиты расположены в левом верхнем углу) и продольным (реквизиты расположены по центру). Пример делового письма смотрите ниже.

    В правом верхнем углу пишется адресат. Если мы обращаемся к конкретному лицу и указываем ФИО в реквизите «Адресат»,

    Генеральному директору ООО «Конфети» Меньшову А. И. то далее идет обращение: Уважаемый Александр Иванович! Если же к вам обращалась организация без указания конкретного лица, то можно писать письмо без обращения. В этом случае сразу начинайте со слов: В ответ на Ваш запрос от_№ _ сообщаем… или ООО «Апельсинка» обращается к Вам с просьбой/предлагает Вам…

  • Правильное деловое письмо должно быть изложено в официально-деловом стиле без ошибок. Тон письма должен быть нейтральным, безэмоциональным. Четкая, краткая форма изложения письма поможет адресату быстро уловить суть, исключит трату времени на уточнение деталей письма в дальнейшем, позволит наладить сотрудничество и укрепить отношения между организациями.
    • Излагаем цель написания письма.

    Мы рады сообщить о внедрении нового информационного продукта в сфере закупок.

    Затем предлагаем пути решения, предложения или просим о чем-либо.

    Предлагаем Вам бесплатно протестировать нашу программу и сообщить о результатах.

    Ждем Вашего ответа!

  • Ставим подпись. Расстояние — 3 интервала от текста.
  • Страницы письма, начиная со второй, нумеруются вверху и по центру.

    Ю. Уважаемый Александр Юрьевич! Мы рады сообщить о внедрении нового информационного продукта в сфере закупок.

    Наша программа автоматически отсортирует подходящие предложения, сравнит условия и выберет лучший вариант.

    Предлагаем Вам бесплатно протестировать наш продукт и сообщить о результатах.

    Ждем Вашего ответа! Приложение: Презентация программы в эл.виде Директор Подпись К.С.Смольников Петров Иван Васильевич 200-23-23 Надеюсь, оформление деловых писем теперь не составит для вас труда.

    Как написать деловое письмо: виды, правила оформления, стиль и образцы деловых писем

    Это касается соболезнований и поздравлений. Текст письма делится на вводную, основную часть и заключительную.

    Они друг с другом связаны логически. В состав вводной части включают те обстоятельства, которые повлекли за собой создание письма, а основная часть представляет собой само содержание.

    Стилистика. Каждое письмо выдерживается в строгом деловом стиле, используются средства речи, характерные для официальных документов.

    Как на компьютере оформить приложение к письму пример

    Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л.

    в 1 экз. 2. То же на флэш-карте в 1 экз.

    Таким образом, сопроводительное письмо и приложения к нему – это самостоятельные документы, каждый из которых имеет свои регистрационные данные. В тексте сопроводительного письма мы так и пишем: «Отправляем вам договор подряда от 03.05.2013 №45», после чего письмо получает собственный индекс — исходящий номер. Письмо и приложения к нему могут существовать друг без друга.

    Оформление приложений к другим документам Речь идет о приложениях к договорам, приказам по основной деятельности, инструкциям и т.п. Они оформляются несколько иначе, чем те, о которых шла речь выше.

    Небрежное оформление реквизита «Отметка о наличии приложения» может многое рассказать о профессиональном уровне делопроизводителя.

    Правила оформления делового письма

    Этот реквизит присутствует только на бланке для писем.

    Сопоставление дат отправки и получения писем дает представление о степени оперативности работы уч­реждения с корреспонденцией. При ссылке навходящий документ слова «наш», «ваш», упот­реблять не рекомендуется. Наиболее рациональна такая форма этого реквизита: На № от Ни в коем случае не следует помещать эти данные в самом тексте письма.

    Вид этого реквизита в письме должен быть следу­ющим: «На № 4520/144 от 17.05.2000». Адресат — наименование и адрес получателя письма (наиме­нование и адрес организации, структурной части организации, фирмы или фамилия и адрес лица, которому направляется пись­мо) — указывается на верхней правой стороне бланка письма.

    Письма

    Письмо – это документ управленческого характера, являющийся основой входящей и исходящей корреспонденции. Различают самые разные его разновидности. Правила оформления зависят от конкретного вида. Основная функция писем – обеспечение связи с внешними структурами, взаимодействие между подразделениями.

    Разновидности деловых писем

    Письма подразделяются на виды в зависимости от этих объединяющих признаков:

    • По предмету. Различают коммерческие и деловые письма. Первые обычно составляются от имени ЮЛ. Применяются при оформлении коммерческих сделок, заключении контрактов. Деловые письма нужны для решения управленческих, организационных и юридических вопросов.
    • По цели составления. Различают информационные и рекламные письма. Первые нужны для информирования читателя о чем-либо, вторые – для стимулирования продаж.
    • По функциям. Могут быть инициативными. Предполагается, что отправитель будет ждать от получателя письма какой-либо реакции (принятия решения, письменного ответа). Второй вид документа – письма-ответы.
    • По адресату. Различают обычные (направляемые одному получателю) и циркулярные (получателей несколько).
    • По форме. Могут быть электронными и обычными.
    • По содержанию. Есть письма, в которых рассматривается только один вопрос. Но документ может содержать и сразу несколько вопросов.
    • По структуре. Регламентируемые ГОСТ и составляемые в свободной форме.
    Читать еще:  Для чего нужен отдел досудебного взыскания долгов, что входит в основные задачи, и как осуществляется взыскание

    Часто вид письма полностью определяет его содержание. К примеру, информационные и рекламные бумаги могут разительно отличаться между собой.

    Общие требования к письмам

    При составлении письма следует руководствоваться официально-деловым стилем изложения. Рассмотрим основные правила, актуальные при оформлении:

    • Приведение содержания письма в соответствие со стандартами. Существуют термины и обороты, использование которых – сложившаяся практика в деловой среде. Есть также структура, считающаяся стандартом. Стандартизация облегчает восприятие и изложение информации, служит целям оптимизации.
    • Нейтральный тон. Исключена эмоциональность, слова с определенной окраской (к примеру, не рекомендуется использовать уменьшительно-ласкательные суффиксы).
    • Отсутствие участков текста, которые можно толковать двояко. Все формулировки должны быть точными и однозначными. В обратном случае получатель письма может просто не понять, что ему хотел сказать отправитель.
    • Лаконичность. Письмо должно содержать только необходимые сведения. Желательно делать текст кратким. Для этого исключаются все участки текста, не относящиеся к делу. Однако текст нельзя сокращать до такого состояния, что получатель не понимает отправителя.
    • Использование стандартной терминологии. Терминология, которая может использоваться в деловой переписке, регламентируется ГОСТ Р 511141-98.

    Текст не должен быть усложнен многосоставными предложениями. Нужно помнить о главной цели документа – достижение понимания между двумя участниками беседы.

    Структура документа

    Стандартное деловое письмо состоит из этих четырех частей:

    • Обращение. Может быть общим или индивидуальным. Во втором случае указывается имя/отчество получателя (к примеру, «уважаемый Иван Иванович»).
    • Вводная. Фиксируются причины направления письма. Здесь могут присутствовать ссылки на другие документы.
    • Основная. Прописывается главная цель обращения. Здесь же можно отразить доказательства, привести анализ ситуации.
    • Заключение. Завершение текста – целевое действие. К примеру, здесь можно сформулировать свою просьбу/требование.

    Не существует идеальных писем. Содержание документа напрямую зависит от множества факторов. К ним относится степень знакомства, необходимость в официальном обращении, правила, актуальные для конкретной ситуации.

    Составление письма по ГОСТ

    Подробные требования к письму приведены в ГОСТ Р 6.30-2003. Для составления используются листы формата А4 или А5. Основные нормы:

    • Цвет бумаги: белый.
    • Поля: 20 мм левое, верхнее и нижнее, 10 мм – правое.
    • Дата оформления письма – это дата его подписания.
    • Ссылка на исходящий номер – это сам номер, а также дата письма, на которое отвечают.
    • Адресат – это организация, подразделение или человек.
    • В тексте могут присутствовать таблицы, графы и прочие элементы.
    • Если есть приложение, нужно указать на этот факт (к примеру «Приложение: на 2 листе в 2 экземплярах»).
    • Подпись должна сопровождаться расшифровкой.

    Если необходимо, прописывается ФИО исполнителя и номер его телефон.

    К СВЕДЕНИЮ! Фирма имеет право разрабатывать бланки самостоятельно. То есть, использование ГОСТ – это рекомендация, но необходимость.

    Шпаргалка делопроизводителя

    Ваш персональный гид в мире документов

    Страницы

    • ГЛАВНАЯ
    • ВОПРОС/ОТВЕТ
    • СЛОВАРИК
    • ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ
    • НОРМАТИВКА
    • ТЕСТ
    • КАРТА САЙТА
    • О СЕБЕ

    10 октября, 2018

    Как правильно оформить приложения к документам

    Правильно оформить приложение к документу помогает реквизит «Отметка о приложении».

    Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» отметка о приложении содержит сведения о документе (документах) прилагаемом к основному документу.

    Отметка о приложении может располагаться:

    • после текста на сопроводительном документе;
    • в тексте основного документа;
    • на самом приложении.

    Отметка после текста оформляется под текстом от границы левого поля (то есть без пробелов).

    Правила оформления приложений

    Если приложение названо в тексте документа, то отметка выглядит следующим образом:

    Приложение: на 2л. в 1 экз.

    Если не названо, то указываем полностью:

    Приложение: 1. Договор об указании услуг на 5 л. в 1 экз.
    2. Акт приема-передачи на 2 л. в 1 экз.

    Если приложением является электронный носитель, то отметка оформляется так:

    Приложение: файл «Проект соглашения.doc» на usb-флеш-накопителе.

    Если документ, являющийся приложением, имеет свои приложения, он оформляется следующим образом:

    Приложение: письмо ООО «Раза ветров» от 17.06.2018 N 03-10/45 и приложения к нему, всего на 3 л.

    Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

    Приложение: на 2л. в 1 экз. только в первый адрес.

    Так оформляются отметки о приложении только в сопроводительных и информационно-справочных документах.

    На что обратить внимание

    Слово «Приложение» пишется в единственном числе, несмотря на то, что приложений может быть несколько.

    В ГОСТ не указано через сколько интервалов от текста оформляется отметка о приложении. Это важно, так как в пространство после текста не должно быть возможности что-либо дописать. Поэтому в этом вопросе мы будем руководствоваться разъяснениями Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (хотя они и утратили силу), в п. 6.1 которых сказано, что «реквизиты документа отделяют друг от друга двумя — четырьмя межстрочными интервалами».

    Как оформляется отметка о наличии приложений в приказе или других распорядительных документах (постановлениях, решениях, распоряжениях)

    В ГОСТ Р 7.0.97-2016 указано, что в в тексте распорядительных документах при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: . (приложение) или . (приложение 1).

    В соответствии с Постановлением Правительства Волгоградской области от 12.09.2018 N 536 (приложение 1).

    Также допускается ставить знак N перед приложением.

    То есть отметка о приложении в распорядительных документах, а также в договорах, положениях, правилах, инструкциях под текстом не оформляется, а указывается только в тексте документа.

    Как оформляются приложения к распорядительным документам

    На первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

    Приложение N
    к приказу ООО «Звезда»
    от 21.08.2018 N 156

    Реквизит выравнивается по левому краю или центрируется относительно самой длинной строки.

    Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

    УТВЕРЖДЕНО
    приказом ООО «Мечта»
    от 18.06.2018 N 118

    Надеюсь, что с оформлением приложением все стало понятно. Вопросы пишите в комментариях

    С уважением, Инна.
    документовед, специалист по ДОУ и делопроизводству

    Отличный секретарь

    Коллеги! Блог переехал. Старые статьи остаются здесь, но актуальны они на момент написания. Будьте пожалуйста внимательны! Новые статьи, много видео здесь: http://vk.com/thebestsecretary или в инстаграм documenty_i_arhiv . На вопросы отвечаю быстрее всего через инстаграм. Жду вас там. ©Евгения Кожанова

    Как оформить приложение к документу

    Создавая один документ, мы часто сталкиваемся с необходимостью приложить к нему другой. К сопроводительному письму, понятно, мы прилагаем все то, что перечисляем в нем. Но ведь есть еще и приказы по основной деятельности, и договоры, и множество других документов. Как оформить приложение к сопроводительному письму, в том числе на электронном носителе? Как оформить приложение к приказу и как сделать отметку на самом приложении? Ответы на эти вопросы ищите в статье.

    Оформление приложения к сопроводительному письму

    Как вы уже знаете, документы принято отправлять адресату вместе с сопроводительным письмом, которое является своеобразной гарантией того, что пересылаемая информация получена в полном объеме. Поговорим о том, как правильно и в полном соответствии с правилами делопроизводства оформить приложения к сопроводительным письмам.

    «Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

    Приложение: на 5 л. в 2 экз.

    Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

    Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

    2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

    Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

    Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

    Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

    Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

    Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес».

    Если речь идет о приложении документов, то приведенная информация просто исчерпывающая. А если вы прилагаете информацию на электронном носителе? Ничего не нужно придумывать, поступаем в полном соответствии с ГОСТом:

    Приложение: Положение об Управлении регионального кредитования на флэш-карте в 1 экз.

    Количество листов приложения, как видите, не указываем, поскольку нет опасности, что несколько из них потеряется. Достаточно указать количество носителей информации.

    Наконец, если вы отправляет информацию и в бумажном виде, и в электронном, писать принято так:

    Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

    2. То же на флэш-карте в 1 экз.

    Таким образом, сопроводительное письмо и приложения к нему – это самостоятельные документы, каждый из которых имеет свои регистрационные данные. В тексте сопроводительного письма мы так и пишем: «Отправляем вам договор подряда от 03.05.2013 №45» , после чего письмо получает собственный индекс — исходящий номер. Письмо и приложения к нему могут существовать друг без друга.

    Оформление приложений к другим документам

    Речь идет о приложениях к договорам, приказам по основной деятельности, инструкциям и т.п. Они оформляются несколько иначе, чем те, о которых шла речь выше.

    Если документ предполагает наличие приложения, то ссылки на него должны быть уже в самом тексте приказа, договора или инструкции.

    Например, упоминание о приложении в инструкции по делопроизводству:

    Документы регистрируются в Журнале регистрации входящих документов (Приложение 10).

    или в приказе по основной деятельности:

    2. Рабочей группе собрать информацию по форме №1 (приложение №1 к настоящему Приказу).

    или в договоре подряда:

    3.2. Перечень материалов и оборудования, предоставляемых Заказчиком для выполнения работ, указан в Приложении №1, являющемся неотъемлемой частью настоящего Договора.

    Следовательно, если к документу планируется что-либо приложить, но это приложение обязательно нужно сослаться в документе. Приложения и документ (в отличие от случая с сопроводительным письмом) являются здесь одним целым. Без приложений никто не смоет работать с приказом, и сами приложения без приказа никому не нужны.

    Оформление приложения

    Само по себе приложение не получает никаких отметок, если отправляется адресату вместе с сопроводительным письмом.

    Во втором случае, когда документ и приложение к нему неотделимы друг от друга, приложения получают отметки.

    Как это сделать, вновь скажет нам ГОСТ Р 6.30-2003:

    «В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение N» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

    к приказу Росархива

    от 05.06.2003 N 319

    Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ N» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

    Ссылка на основную публикацию
    ВсеИнструменты
    Adblock
    detector