Bashnedra.ru

Правовая помощь онлайн
5 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Если у сотрудника поменялся паспорт нужно ли вносиьизмениее в трудовойдоговор

Вопрос: Сотруднику исполнилось 45 лет и он поменял паспорт гражданина РФ. Обязательно ли надо делать дополнительное соглашение к трудовому договору если: поменялись только серия и номер паспорта; если в паспорте поменялась регистрация по месту жительства? (информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», сентябрь 2015 г.)

Сотруднику исполнилось 45 лет и он поменял паспорт гражданина РФ. Обязательно ли надо делать дополнительное соглашение к трудовому договору если: 1) поменялись только серия и номер паспорта; 2) если в паспорте поменялась регистрация по месту жительства?

1. Поскольку в трудовом договоре указываются паспортные данные, в случае их изменения следует внести изменения в трудовой договор. Изменения вносятся в письменной форме, например, путем заключения дополнительного соглашения.

2. Нет, изменения в трудовой договор не нужно, так как адрес места жительства не является обязательным условием трудового договора.

Согласно ч. 1 ст. 57 ТК РФ В трудовом договоре указываются:

фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя — физического лица), заключивших трудовой договор;

сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя — физического лица;

идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);

сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;

место и дата заключения трудового договора.

Информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», сентябрь 2015 г.

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.

Купить документ —> Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Текст материала опубликован на информационном портале Роструда «Онлайнинспекция.РФ» и размещен в Системе ГАРАНТ в соответствии с письмом Федеральной службы по труду и занятости (Роструда) от 02 июля 2015 г. N 2169-ТЗ.

Если у сотрудника поменялся паспорт нужно ли вносиьизмениее в трудовойдоговор

Дата публикации 20.03.2018

Работник сменил адрес проживания и фамилию, однако новые данные работодателю не сообщил.
Можно ли обязать его сообщать о таких изменениях? Какая ответственность грозит работодателю?

По общему правилу работник обязан предоставить паспортные данные только при оформлении на работу (ч. 1 ст. 65 ТК РФ). При этом ТК РФ не обязывает работника, с которым уже заключен трудовой договор, заново представлять работодателю паспортные данные, если они изменились. Адрес работника, фамилия, имя, отчество и прочая личная информация относятся к сведениям, составляющим его персональные данные. Правила защиты персональных данных регулирует Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ (далее – Закон № 152-ФЗ).

Этот закон также не обязывает работника сообщать оператору данных (работодателю) об изменении персональных данных. Кроме того, закон ограничивает возможность работодателя получать персональные данные работника от третьих лиц. Сделать это работодатель может только с согласия работника (ч. 3 ст. 18 Закона № 152-ФЗ).

Работодатель должен установить и утвердить порядок хранения и использования персональных данных работника (ст. 87 ТК РФ). Это может быть Положение о персональных данных или другой локальный нормативный акт. В таких ЛНА работодатель может предусмотреть обязанность работника сообщить ему об изменении паспортных данных и установить срок, в который работник должен это сделать.

Обязанность сообщить работодателю новые паспортные данные можно установить для работника в трудовом договоре. По мнению контролирующих органов, нарушения трудового законодательства в этом нет (см. Обзор актуальных вопросов от работников и работодателей за февраль 2018 года).

Вместе с тем работодатель может привлечь работника к дисциплинарной ответственности за несообщение новых паспортных данных. Дисциплинарная ответственность наступает за совершение дисциплинарного проступка – виновного неисполнения работником возложенных на него трудовых обязанностей (ч. 1 ст. 190 ТК РФ). Работник должен не только исполнять обязанности, возложенные на него трудовым договором, но и соблюдать трудовую дисциплину работодателя (ч. 2 ст. 21 ТК РФ). Дисциплина труда – это подчинение работника не только требованиям трудового законодательства, но и положениям локальных нормативных актов (ч. 1 ст. 189 ТК РФ).

С положениями локальных нормативных актов (в т.ч. положениями внутреннего трудового распорядка) работник должен быть ознакомлен под подпись (абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ). Таким образом, если определенное правило поведения установлено в локальном нормативном акте и нарушается работником, работодатель может привлечь его к дисциплинарной ответственности. Такое же мнение было высказано в письме Минтруда России от 16.09.2016 № 14-2/В-888. В свою очередь работник может обжаловать привлечение к дисциплинарной ответственности в связи с несвоевременным сообщением новых персональных данных в суде.

Что касается самого работодателя, то в данной ситуации ему грозит штраф за:

  • представление налоговым агентом документов, содержащих недостоверные сведения – в размере 500 рублей за каждый документ (п. 1 ст. 126.1 НК РФ);
  • представление неполных и (или) недостоверных сведений о застрахованных лицах – в размере 500 рублей за каждое застрахованное лицо (ч. 3 ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Смотрите также

  • Защита персональных данных работников
  • Дисциплинарная ответственность работника
  • Будет ли принят расчет по страховым взносам с неактуальными персональными данными?

Не пропускайте последние новости — подпишитесь
на бесплатную рассылку сайта:

  • десятки экспертов ежедневно мониторят изменения законодательства и судебную практику;
  • рассылка бесплатная, независимо от наличия договора 1С:ИТС;
  • ваш e-mail не передается третьим лицам;

Работник меняет фамилию: как оформить изменения в кадровых документах

Работница вышла замуж и изменила фамилию. Достаточно ли в этом случае издать приказ о том, что с такого-то числа Лукьянову считать Шестаковой в связи с регистрацией брака?

Ответим на все вопросы по порядку.

Согласно ст. 3 федерального закона «О персональных данных» от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ

«персональные данные — любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация».

Многие кадровые и бухгалтерские документы содержат персональные данные. Поэтому когда изменяются персональные данные работника, необходимо издание приказа о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные.

Изданию приказа предшествует подача работником заявления с просьбой внести изменения в документы, содержащие персональные данные. Подача заявления – не обязательный, но целесообразный шаг. К заявлению работник прикладывает копии документов, подтверждающих изменение персональных данных (паспорт, свидетельство о регистрации брака, свидетельство о расторжении брака, свидетельство об изменении фамилии ил имени, отчества, решение суда и др.). Подлинники этих документов работник предъявляет работодателю.

Далее следует издание приказа. Рекомендуемое название такого приказа — «Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника».

Мы категорически не советуем использовать распространенную формулировку вроде «С такого-то числа считать Лукьянову Шестаковой в связи с регистрацией брака…» На наш взгляд, это неграмотно. Можно подумать, что без приказа работодателя Лукьянова не будет считаться Шестаковой? Шестаковой она считается на основании свидетельства о регистрации брака, а не на основании приказа своего работодателя.

Неправильной является и другая распространенная формулировка – «внести изменения в персональные данные работника». Изменять персональные данные работника – это полномочие специальных государственных органов, а не кадровой службы работодателя. Кадровая служба лишь вносит изменения в документы, содержащие персональные данные, на основании документов об изменении персональных данных работников, выданных специальными государственными органами.

На основании такого приказа будут вноситься изменения в трудовую книжку работника, личную карточку работника, лицевой счет работника и иные кадровые и бухгалтерские документы, содержащие персональные данные работника.

По нашему мнению не нужно заключать с работником дополнительное соглашение к трудовому договору в связи с изменением фамилии и иных персональных данных. Такой вывод можно сделать из статьи 57 Трудового кодекса РФ. Согласно этой статье в содержание трудового договора входят сведения и условия. Фамилия, имя, отчество работника, сведения о документах, удостоверяющих личность работника, относятся к сведениям. Согласно ч. 3 ст. 57 ТК РФ «недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон…». Полагаем, аналогично следует поступать в случае изменения сведений, т.е. вносить изменения в текст трудового договора, и при этом заверять вновь внесенные сведения подписями сторон – работника и работодателя. Ст. 72 ТК РФ также подтверждает, что только при изменении условий трудового договора оформляется отдельное соглашение.

Однако существует и другая точка зрения. Оппоненты считают, что дополнительное соглашение к трудовому договору должно заключаться в случае изменения работником фамилии и иных персональных данных. Сторонники этой позиции ссылаются тоже на статью 57 ТК РФ и указывают, что эта статья допускает внесение в текст трудового договора только недостающих сведений, а не измененных. Поэтому нельзя вносить изменения сведений о фамилии и иных персональных данных работников в текст трудового договора, а нужно подписывать дополнительное соглашение.

На практике некоторые кадровики для подстраховки руководствуются сразу двумя приведенными точками зрения и вносят изменения и в текст трудового договора и подписывают с работником дополнительное соглашение. Пока к нам не поступало информации о том, что Гострудинспекция штрафует за составление дополнительного соглашения к трудовому договору в случае изменения персональных данных работника.

Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные регистрируется в соответствующем Журнале регистрации приказов.

С приказом о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные, знакомят под роспись всех заинтересованных лиц: самого работника, соответствующих работников кадровой службы и бухгалтерии.

На основании приказа производится внесение необходимых изменений в документы, содержащие персональные данные работникам, полномочными сотрудниками работодателя.

Изменение сведений о работнике в трудовой книжке.

Пунктом 2.3 Инструкции установлены следующие правила внесения изменений в сведения о работнике в трудовой книжке:

— изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату;

— указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки;

— одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные;

— ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

Некоторые специалисты считают, что записи об изменении фамилии надлежит делать не только на основании свидетельства, но и одновременно на основании паспорта.

На практике новую фамилию пишут рядом с зачеркнутой (как в образце), под зачеркнутой, над зачеркнутой, в зависимости от наличия свободного места.

Изменение сведений о работнике в личной карточке.

Существует несколько вариантов внесения таких изменений в личную карточку.

Предположим, работница вышла замуж и изменила фамилию.

Прежняя фамилия может быть зачеркнута одной чертой, и справа можно указать новую фамилию. Кстати, именно поэтому в строке, предназначенной для указания фамилии, таковую обычно рекомендуют писать ближе к левому краю. Тогда остается место, чтобы новую фамилию указать правее. Также следует указать, на основании какого документа внесены изменения. Это можно сделать на поле личной карточки напротив строки, где зачеркнута прежняя фамилия и написана новая – «Свидетельство о регистрации брака II-МТ № 115116 от 10.08.2005г.». Данную запись здесь же кадровик заверяет своей подписью и проставляет дату внесения изменений.

Если справа места нет, то новую фамилию можно написать сверху.

Сведения о документе, подтверждающем изменение фамилии, и заверительная подпись кадрового работника могут быть указаны также в разделе Х личной карточки «Дополнительные сведения».

Еще один вариант, используемый в данном случае в кадровой практике, – это распечатка страницы личной карточки с внесенными изменениями или дополнительными строками под графой для внесения изменений. При этом на старой странице делается отметка о том, что произведена замена страницы в связи с изменением фамилии. На новой странице также отражается факт замены.

Аналогичные рекомендации можно дать по поводу изменения других сведений о работнике.

Оформляем кадровые документы при изменении личных данных работника

Довольно часто бухгалтер «попутно» выполняет роль кадровика. И это неудивительно, ведь кадровая работа теснее всего связана именно с работой бухгалтерии. И хотя кадровая документация в сравнении с бухгалтерской являет собой прямо таки образец простоты и понятности, тем не менее, кадровая работа иногда подкидывает бухгалтеру сложные задачки.

В настоящей статье мы решили ограничиться лишь минимально необходимыми пояснениями к той или иной ситуации, которая может вызвать вопросы у бухгалтера, выполняющего функции кадровика. Основное же место в статье будет уделено конкретным инструментам решения проблемы. Ведь, согласитесь, найти объяснение того, как надо поступить в той или иной ситуации, обычно не составляет большого труда. Гораздо сложнее найти конкретику — что именно надо сделать, какие документы и как оформить и т п.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Ситуация первая: смена фамилии

Начнем с самой, наверное, распространенной ситуации, которая, тем не менее, вызывает постоянные вопросы. Речь идет о смене сотрудником (чаще — сотрудницей) фамилии. Очевидно, что в таком случае потребуется внести изменения в кадровую документацию, например, в трудовой договор, трудовую книжку и личную карточку сотрудника. Однако для внесения таких изменений нужно основание. Таким основанием будут являться документы, подтверждающие смену фамилии, представленные самим работником. А вот о том, чтобы работник представил эти документы, стоит позаботиться заранее, и включить в трудовой договор стандартное условие о том, что работник обязан сообщать работодателю о смене ФИО, паспорта, места жительства и других личных данных, указанных в трудовом договоре.

Бесплатно заполнить и сдать 6‑НДФЛ и 2‑НДФЛ через интернет

В принципе, для начала процедуры внесения изменений в кадровый учет, достаточно просто получить от сотрудника документы, подтверждающие изменение фамилии — новый паспорт, свидетельство о заключении брака. С этих документов нужно снять копии, и заверить их штампом (печатью) организации и подписью бухгалтера. Однако мы рекомендуем все же попросить сотрудника подписать вот такое заявление:

Получение такого заявления позволит качественнее организовать документооборот, поскольку документы о смене фамилии окажутся «привязанными» к данному заявлению. А значит, и через несколько лет любому открывшему личное дело (в том числе и проверяющему) будет понятно, почему в деле находятся именно эти документы, и что важно — в какой момент организации стало известно о смене фамилии сотрудницы. Кроме того, при необходимости на этом заявлении можно ставить визы и прочие отметки, если система документооборота, принятая в организации, это предполагает.

Не забудьте также сразу дать сотруднику на подпись заявление по форме АДВ-2 (утв. постановлением Правления ПФ РФ от 31.07.06 № 192п). Это заявление нужно для того, чтобы начать процедуру замены страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. Сделать это все равно придется, поэтому лучше оформить все заявления сразу и больше не отвлекать сотрудника.

Читать еще:  Компенсация при сносе дачного участка с домиком

После получения заявления, можно готовить приказ о внесении изменений в кадровую и прочую учетную документацию. Так, помимо уже названных трудового договора, трудовой книжки и личной карточки, потребуется внести изменения в лицевой счет, Табель учета рабочего времени, График отпусков, карточку по страховым взносам, карточку по НДФЛ. Если на сотрудника была оформлена доверенность, то ее тоже придется переделать. Кроме того, если заработная плата перечисляется на банковскую карту, оформленную работодателем, то придется инициировать процедуру замены карточки, а если фирма предоставляет работнику страховку ДМС, то и процедуру замены полиса. Соответственно, все эти моменты нужно отразить в приказе, который будет выглядеть примерно так:

Нужно ли вносить изменения в трудовой договор при смене паспорта

Отказ покупателя от выборки партии товара. Вопрос Прошу предоставить бланк уведомления работодателям о замене паспортных данных и перезаключения трудового договора, какими образом работник может оставить оклад без изменений, если работодатель настраивает на уменьшение оклада всем сотрудникам организации кто перезаключает трудовой договор? Ответ сообщаем следующее: Порядка перезаключения трудового договора нет, то есть договоры не перезаключают. Если есть основания для увольнения, то оформляется увольнение.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как изменить фамилию работника в трудовом договоре — Елена А. Пономарева

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Замена паспортных данных и перезаключения трудового договора

Изменение паспорта в трудовом договоре. Как оформить кадровые документы при изменении личных данных работника. Подготовка дополнительного соглашения Практически вся документация по кадровым вопросам и по бухгалтерии привязана к фамилии человека, без приведения всех этих бумаг в соответствие с новыми данными может возникнуть неразбериха. Об изменении паспортных данных в трудовом договоре гласит ч.

В ней сказано, что следует недостающие сведения вносить непосредственно в договор. С другой стороны, смена фамилии относится не к недостающим, а к измененным данным. Чтобы не нарушить закон, правильнее всего произвести действия так: внести изменения в контракт выполнив составление дополнительного соглашения к трудовому договору об изменении фамилии, что не противоречит закону и дает возможность на законных основаниях продолжать сотрудничество с гражданином, персональные данные которого претерпели изменения.

Случаи смены фамилии Для смены фамилии есть немало поводов. К таким случаям можно отнести: заключение брака , в результате чего чаще всего жена, а иногда и муж берут фамилию супруга; неблагозвучную фамилию меняют на другую ; перемена пола и др. Эти и иные случаи влекут корректировку бумаг. Порядок внесения изменений Как внести изменения в трудовой договор при смене фамилии?

Для всех этих действий должны быть основания , которыми являются наличие оригиналов документов и обращение самого сотрудника, персональные данные которого изменились. Документы Сменивший паспорт сотрудник должен предоставить: Заявление с просьбой изменить персональные данные во всех бумагах. Паспорт с измененными данными. Бумагу, подтверждающую факт изменения фамилии и являющуюся основанием свидетельство о браке и др.

Форму АДВ Обращение к администрации обычно пишут от руки, в свободном изложении. Адресуется бумага руководителю предприятия, с указанием должности и наименования фирмы, ниже — от кого поступает просьба, с конкретизациейсвоей должности и новых ФИО, соответствующими тем, которые есть в только полученномудостоверении личности. Далее по центру — Заявление , ниже идет с абзаца текстовая часть: Прошу откорректировать с такой-то даты в кадровые и иные документы, в которых содержатся мои персональные данные, изменившиеся вследствие вступления в брак и принятия фамилии супруга новая фамилия такая-то, прежняя такая-то.

Оригиналы документов также нужно взять с собой и предоставить их испектору по кадрам или иному должностному лицу, выполняющему функции кадровика.

На копиях этот сотрудник поставит печати и удостоверит подлинность бумаг своей подписью. Заявление зарегистрируют и поставят на нем входящий номер, если в предприятии принята такая система учета кадрових бумаг. В любом случае, с входящим номером или без него, это заявление вместе с приложениями послужит основанием для корректировки документации, затем будет находиться в папке с личным делом работника, данные которого изменились.

Необходим этот бланк для того, чтобы заменить страховое свидетельство пенсионного фонда. Эта бумага имеет специальную форму, в которую следует вписать свои данные: Страховой номер. Пол, дату и место рождения, гражданство. Адрес регистрации и фактический. Реквизиты паспорта, кем и когда выдан. Дату составления, подпись. Составление этих бумаг требует совсем немного времени, нужна только внимательность. Приказ Приказ по предприятию готовит должностное лицо, ведающее кадровыми вопросами.

На крупных фирмах это инспектор ОК, часто его обязанности достаются бухгалтеру или секретарю. Внести изменения в трудовую книжку и в личную карточку такого-то. Откорректировать табель, лицевой счет, график предоставления отпусков.

Оформить документы на замену банковской карточки, полиса мед. В дальнейшем всю документацию вести с учетом изменившихся личных данных такого-то.

Ответственным за исполнение настоящего приказа назначить такого-то. Дополнительное соглашение Этот документ касается только той части трудового договора, которая содержит ФИО сотрудника. Ниже с абзаца справа — населенный пункт, слева дата. В связи с изменением персональных данных Работника, по тексту договора фамилию такую-то заменить на такую-то.

В связи с вышеизложенным преамбулу договора изложить в следующей редакции. Здесь следует повторить пункт из договора, изменив в нем ФИО и данные паспорта работника на новые , внизу подписи обоих сторон. Номер присваивают ему 1,2, или иной, в зависимости от того, какое это по счету дополнение к договору. Ключевую роль играет в нем дата. Получив от сотрудника заявление, следует в ближайшие дни откорректировать все бумаги по предприятию, поменяв изменившиеся персональные данные.

Тогда исключается любая путаница, все будет правильно, что подтвердит любая проверка. Даже если сменится сотрудник, ведущий кадровые дела, то он найдет документацию в полном порядке, исключающем вопросы.

И это неудивительно, ведь кадровая работа теснее всего связана именно с работой бухгалтерии. И хотя кадровая документация в сравнении с бухгалтерской являет собой прямо таки образец простоты и понятности, тем не менее, кадровая работа иногда подкидывает бухгалтеру сложные задачки. В настоящей статье мы решили ограничиться лишь минимально необходимыми пояснениями к той или иной ситуации, которая может вызвать вопросы у бухгалтера, выполняющего функции кадровика.

Основное же место в статье будет уделено конкретным инструментам решения проблемы. Ведь, согласитесь, найти объяснение того, как надо поступить в той или иной ситуации, обычно не составляет большого труда. Гораздо сложнее найти конкретику — что именно надо сделать, какие документы и как оформить и т п.

Ситуация первая: смена фамилии Начнем с самой, наверное, распространенной ситуации, которая, тем не менее, вызывает постоянные вопросы. Речь идет о смене сотрудником чаще — сотрудницей фамилии. Очевидно, что в таком случае потребуется внести изменения в кадровую документацию, например, в трудовой договор, трудовую книжку и личную карточку сотрудника. Однако для внесения таких изменений нужно основание. Таким основанием будут являться документы, подтверждающие смену фамилии, представленные самим работником.

А вот о том, чтобы работник представил эти документы, стоит позаботиться заранее, и включить в трудовой договор стандартное условие о том, что работник обязан сообщать работодателю о смене ФИО, паспорта, места жительства и других личных данных, указанных в трудовом договоре. В принципе, для начала процедуры внесения изменений в кадровый учет, достаточно просто получить от сотрудника документы, подтверждающие изменение фамилии — новый паспорт, свидетельство о заключении брака.

С этих документов нужно снять копии, и заверить их штампом печатью организации и подписью бухгалтера. Однако мы рекомендуем все же попросить сотрудника подписать вот такое заявление: Мурашову Е. Деминой Р.

ЗАЯВЛЕНИЕ В связи с произошедшей после заключения брака сменой фамилии прежняя фамилия Рыкова, новая фамилия Демина и получением нового паспорта, прошу внести необходимые изменения в кадровую и иную документацию, содержащую мои персональные данные. Приложения: 2. Копия свидетельства о заключении брака.

Демина Р. А значит, и через несколько лет любому открывшему личное дело в том числе и проверяющему будет понятно, почему в деле находятся именно эти документы, и что важно — в какой момент организации стало известно о смене фамилии сотрудницы. Кроме того, при необходимости на этом заявлении можно ставить визы и прочие отметки, если система документооборота, принятая в организации, это предполагает. Не забудьте также сразу дать сотруднику на подпись заявление по форме АДВ-2 утв.

Это заявление нужно для того, чтобы начать процедуру замены страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. Сделать это все равно придется, поэтому лучше оформить все заявления сразу и больше не отвлекать сотрудника. После получения заявления, можно готовить приказ о внесении изменений в кадровую и прочую учетную документацию.

Так, помимо уже названных трудового договора, трудовой книжки и личной карточки, потребуется внести изменения в лицевой счет, График отпусков, карточку по страховым взносам, карточку по. Если на сотрудника была оформлена доверенность, то ее тоже придется переделать. Кроме того, если заработная плата перечисляется на банковскую карту, оформленную работодателем, то придется инициировать процедуру замены карточки, а если фирма предоставляет работнику страховку ДМС, то и процедуру замены полиса.

Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору с Деминой Р. Внести в трудовую книжку Деминой Р. Внести в личную карточку Деминой Р. Внести изменения, связанные со сменой Деминой Р. Обеспечить учет новых персональных данных Деминой Р.

Оформить на Демину Р. Уведомить сотрудников компании, контрагентов и прочих заинтересованных лиц о том, что на Демину Р. Оформить документы, необходимые для замены банковской карты, выданной Деминой Р. Оформить документы, необходимые для замены полиса добровольного медицинского страхования, выданного Деминой Р. Уведомить Демину Р. Уведомить Демину о необходимости провести замену полиса обязательного медицинского страхования.

Генеральный директор Е. Мурашов И уже на основании этого приказа вносятся изменения в кадровые документы. Напомним, что изменения в личную карточку, трудовую книжку и прочие кадровые документы на бумажных носителях вносятся следующим образом: одной чертой зачеркивается устаревшая информация, и сверху либо рядом в зависимости от формы пишется новая фамилия сотрудника и причина изменения.

Краснодару, проживающая по адресу: г. Краснодар, ул. Дзержинского, д. Подписи Сторон: Работодатель Мурашов Ситуация вторая: замена паспорта Следующей ситуацией, которую мы рассмотрим в рамках сегодняшней темы, является получение сотрудником нового паспорта.

Такое возможно как в экстренном порядке — при утере, повреждении и т п. В принципе, алгоритм действий в этом случае схож с тем, что мы описали выше, в случае со сменой фамилии. Однако документов, в которые надо будет вносить изменения, здесь меньше.

Это трудовой договор, лицевой счет, личная карточка, доверенность и банковские документы.

Доп соглашение при смене паспорта сотрудника образец

Приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак Зафиксировать этот факт может личная подпись сотрудника отдела кадров, в чьи обязанности входит учет подобного рода документов. Часто даты этого документа вызывают вопросы. В наличии у кадровика три даты: когда было выдано свидетельство о заключении брака, когда работник на руки получил паспорт с измененной фамилией и когда подал заявление в кадровый отдел с просьбой о внесении изменений. Правильно оформленный приказ должен быть датирован третьим числом не позднее трех рабочих дней с его подачи : когда сотрудник изъявил желание смены документов.

В трудовую книжку можно вносить поправки на базе свидетельства о заключении брака. При этом на первой странице трудовой книжки перечеркивается старая фамилия и вписывается новая. Если же говорить о персональной карточке, то она заполняется по новой только на основании удостоверения личности. Топ-5 статей сайта Смена фамилии работника: порядок внесения изменений При смене фамилии работника, работодателю предстоит грамотно внести исправления во внутреннюю документацию. В первую очередь работник, сменивший фамилию, должен написать заявление.

смена прописки, смена паспорта

Ответ: Основные требования к содержанию трудового договора изложены в ст. С принятием новой редакции ТК РФ эти требования были существенно дополнены. Например, помимо включения фамилии, имени и отчества работника, теперь ст. Такими документами для граждан РФ являются общегражданский паспорт, удостоверение личности, паспорт моряка, справка установленной формы и иные документы см. В сведениях о документах необходимо указать наименование документа, орган, выдавший этот документ, номер документа и дату его выдачи. Адрес места жительства и дату рождения работника стороны могут вносить по взаимному согласию, законодательством внесение этих сведений не регулируется. Соответственно, поскольку при смене фамилии работника или замене паспорта по возрасту изменяются и сведения о документе, удостоверяющем личность, стороны трудового договора должны внести измененные сведения во все учетные документы работника. Процедура внесения измененных сведений в трудовой договор трудовым законодательством не регулируется. Существует мнение, что данные сведения необходимо вносить в текст трудового договора по аналогии с внесением недостающих сведений ч.

Необходимо ли изменение трудового договора при смене паспорта сотрудника?

Kadrik [e-mail скрыт] Российская Федерация 1[] 30 ноября , Оценок нет Здравствуйте! У меня такой вопрос:У нас 2 сотрудницы и директор сменили паспорт по возрасту. Важно Прописка, фамилия итд всё осталось так же. Какие мои дальнейшие действия? Надо делать какой-то приказ или доп.

Что следует делать работодателю? В соответствии с п. Согласно п. Законодательство не обязывает работодателя вносить изменения в трудовой договор при изменении персональных данных работника.

Изменение персональных данных сотрудника. Порядок внесения изменений в кадровые документы.

Дополнительное соглашение к трудовому договору при смене фамилии — документ, обязательный для подписания между работником и организацией. При этом для смены информации нужно основание. В качестве него будут выступать документы, удостоверяющие смену фамилии, предоставленные самостоятельно сотрудником рабочего коллектива.

Статьи Ответ: Дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором указаны старые паспортные данные работника, будет действительно. Обоснование: Согласно ст. При этом в силу ч. Таким образом, в дополнительное соглашение к трудовому договору включается та же информация о работнике и о работодателе, которая предусмотрена для включения в трудовой договор. На основании ст. Таким образом, при составлении дополнительного соглашения к трудовому договору информация о документах, удостоверяющих личность работника, должна быть достоверной.

Сотрудник поменял паспорт что делают кадровые работники

Довольно часто бухгалтер «попутно» выполняет роль кадровика. И это неудивительно, ведь кадровая работа теснее всего связана именно с работой бухгалтерии. И хотя кадровая документация в сравнении с бухгалтерской являет собой прямо таки образец простоты и понятности, тем не менее, кадровая работа иногда подкидывает бухгалтеру сложные задачки.

В настоящей статье мы решили ограничиться лишь минимально необходимыми пояснениями к той или иной ситуации, которая может вызвать вопросы у бухгалтера, выполняющего функции кадровика. Основное же место в статье будет уделено конкретным инструментам решения проблемы. Ведь, согласитесь, найти объяснение того, как надо поступить в той или иной ситуации, обычно не составляет большого труда. Гораздо сложнее найти конкретику — что именно надо сделать, какие документы и как оформить и т п.

Читать еще:  Благодарственное письмо учителю

Ситуация первая: смена фамилии

Начнем с самой, наверное, распространенной ситуации, которая, тем не менее, вызывает постоянные вопросы. Речь идет о смене сотрудником (чаще — сотрудницей) фамилии. Очевидно, что в таком случае потребуется внести изменения в кадровую документацию, например, в трудовой договор, трудовую книжку и личную карточку сотрудника. Однако для внесения таких изменений нужно основание. Таким основанием будут являться документы, подтверждающие смену фамилии, представленные самим работником. А вот о том, чтобы работник представил эти документы, стоит позаботиться заранее, и включить в трудовой договор стандартное условие о том, что работник обязан сообщать работодателю о смене ФИО, паспорта, места жительства и других личных данных, указанных в трудовом договоре.

В принципе, для начала процедуры внесения изменений в кадровый учет, достаточно просто получить от сотрудника документы, подтверждающие изменение фамилии — новый паспорт, свидетельство о заключении брака. С этих документов нужно снять копии, и заверить их штампом (печатью) организации и подписью бухгалтера. Однако мы рекомендуем все же попросить сотрудника подписать вот такое заявление:

Получение такого заявления позволит качественнее организовать документооборот, поскольку документы о смене фамилии окажутся «привязанными» к данному заявлению. А значит, и через несколько лет любому открывшему личное дело (в том числе и проверяющему) будет понятно, почему в деле находятся именно эти документы, и что важно — в какой момент организации стало известно о смене фамилии сотрудницы. Кроме того, при необходимости на этом заявлении можно ставить визы и прочие отметки, если система документооборота, принятая в организации, это предполагает.

Не забудьте также сразу дать сотруднику на подпись заявление по форме АДВ-2 (утв. постановлением Правления ПФ РФ от 31.07.06 № 192п). Это заявление нужно для того, чтобы начать процедуру замены страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. Сделать это все равно придется, поэтому лучше оформить все заявления сразу и больше не отвлекать сотрудника.

После получения заявления, можно готовить приказ о внесении изменений в кадровую и прочую учетную документацию. Так, помимо уже названных трудового договора, трудовой книжки и личной карточки, потребуется внести изменения в лицевой счет, Табель учета рабочего времени, График отпусков, карточку по страховым взносам, карточку по НДФЛ. Если на сотрудника была оформлена доверенность, то ее тоже придется переделать. Кроме того, если заработная плата перечисляется на банковскую карту, оформленную работодателем, то придется инициировать процедуру замены карточки, а если фирма предоставляет работнику страховку ДМС, то и процедуру замены полиса. Соответственно, все эти моменты нужно отразить в приказе, который будет выглядеть примерно так:

Вопрос-ответ по теме

Вопрос

Я ищу «что делать если сотрудник предоставил измененные паспортные данные через год?» и не могу найти нужное. Возвращаясь к вопросу предоставления сотрудником паспортных данных через год в отдел кадров, после получения документа, вы написали, что все доп.соглашения нужно переподписывать. Хотелось бы уточнить в связи с чем? Это как-то регламентировано в законодательстве? как избежать работодателю в лице кадровой службы переподписки документов? Жду ответа. Благодарю!

Ответ

Все документы оформляются текущим числом. Так как работник представил новый паспорт работодателю спустя год, то можно составить акт в присутствии не менее двух свидетелей о дате представления документов.

Не пропустите: главные изменения в кадровой работе

За что ГИТ будет штрафовать кадровиков.

За время трудовой деятельности в жизни каждого человека происходят различные события, в ходе которых меняются некоторые анкетно-биографические данные человека.

Согласно статьи 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», «персональные данные — любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в т.ч. его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация«.

При смене сотрудником паспорта (например, по достижении 20 или 45 лет) внесите изменения в реквизиты паспорта, указанные в трудовом договоре и личной карточке работника. Больше ни в какие кадровые документы вносить изменения не нужно.

Изменения в трудовой договор внесите в том же порядке, как и при смене фамилии, то есть по правилам отражения недостающих сведений путем зачеркивания неактуальных данных и дополнения новыми. В личной карточке изменение реквизитов паспорта (серия, номер, дата выдачи и подразделение, выдавшее документ) отразите в разделе X «Дополнительные сведения», если в пункте 11 раздела «Общие сведения» не осталось свободного места.

Не является нарушением и широко применяется составление дополнительного соглашения к трудовому договору, в котором стороны излают реквизиты сторон с учетом произошедших изменений паспортных данных работника.

Таким образом, с предоставленного работником нового паспорта снимите копию, которую после внесения всех изменения подшейте в личное дело работника. На основании данного паспорта внесите изменения в трудовой договор и личную карточку работника.

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 2
к трудовому договору от 14 мая 2007 г.475

г. Москва 22.10.2012

«Альфа», именуемая в дальнейшем «Работодатель», в лице директора Львова Александра Владимировича, действующего на основании устава, с одной стороны и помощник бухгалтера Зайцева Виктория Николаевна, именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны договорились внести в трудовой договор от 14 мая 2007 г.475 (далее – Трудовой договор) следующие изменения.

1. В связи с получением нового паспорта по достижении Работником возраста 45 лет изменить в разделе «Адреса и реквизиты сторон» трудового договора паспортные данные Работника на «паспорт серии 46 02545177 выдан УВД Воскресенского р-на
Московской обл. 22.10.2012».

2. Все другие условия трудового договора считать неизменными и обязательными для исполнения сторонами.

3. Настоящее дополнительное соглашение составлено в двух экземплярах, по одному экземпляру для Работника и Работодателя, и вступает в силу с 22 октября 2012 года. Оба экземпляра имеют равную юридическую силу.

«Альфа»
Адрес: 125008, г. Москва,
ул. Михалковская, д. 20
ИНН 7708123456 , КПП 770801001
р/с 4070281040000001111
в АКБ «Надежный»
к/с 30101810400000000222
БИК 044583222

Зайцева Виктория Николаевна
паспорт серии 46 02545177
выдан УВД Воскресенского р-на
Московской обл. 22.10.2012
Адрес регистрации: 125373,
г. Москва, бул. Яна Райниса,
д. 24, корп. 2, кв. 474

___________________ А.В. Львов________________ В.Н. Зайцева

Экземпляр дополнительного
соглашения получил(а) _______________ В.Н. Зайцева
22.10.2012

Подробности в материалах Системы Кадры:

1.Ответ: Какие документы нужно оформить при смене паспорта в 20 или 45 лет

При смене сотрудником паспорта по достижении 20 или 45 лет внесите изменения в реквизиты паспорта, указанные в трудовом договоре и личной карточке. Изменения в трудовой договор внесите в том же порядке, как и при смене фамилии, то есть по правилам отражения недостающих сведений путем зачеркивания неактуальных данных и дополнения новыми (ст. 57 ТК РФ). В личной карточке изменение реквизитов паспорта (серия, номер, дата выдачи и подразделение, выдавшее документ) отразите в разделе X «Дополнительные сведения», если в пункте 11 раздела «Общие сведения» не осталось свободного места. Такой вывод следует из статьи 72 Трудового кодекса РФ и указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

© Материал из Системы Кадры
Готовые решения для службы персонала на www.1kadry.ru

С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева,

В организациях персональная или личная информация о сотрудниках в подавляющем большинстве случаев содержится в кадровой и специальной бухгалтерской документации. Смена гражданского паспорта влечет за собой изменение персональной информации и именно поэтому нужно знать о том, как правильно в таких ситуациях оформляются кадровые бумаги.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Для получения законных оснований на реализацию такой процедуры не будет достаточно устного обращения самого заинтересованного лица. В обязательном порядке требуется предоставление доказательной базы, оформленной в письменном виде.

Для понимания характерных особенностей того, что делают кадровые работники, если сотрудник поменял паспорт, необходимо ознакомиться с основаниями для внесения изменений в документы, с пошаговой инструкцией, с нюансами внесения изменений в пенсионное удостоверение и трудовую книжку, а также с исправлением трудового соглашения.

Основания для внесения изменений в трудовые документы

По состоянию на 2019 год действующее федеральное законодательство не может дать четкого определения необходимости внесения изменений в трудовую документацию при изменении персональных сведений конкретного работника.

Несмотря на то, что паспортные сведения являются обязательными к указанию в рамках различных договоров, в соответствии со статьей 57 Трудового Кодекса РФ они не являются условиями документов, а только лишь сведениями.

Эта информация представляется в трудовых договорах на основании соответствующей специальной документации. Что касается фамилии, что она указывается со ссылкой на паспорт.

Трудовой Кодекс Российской Федерации содержит в себе актуальные положения о том, что при невнесении каких-либо сведений в трудовые соглашения они не могут быть официально признаны недействительными или вовсе расторгнуты.

В повседневной жизни сотрудников организаций могут происходить различные события, которые напрямую влияют на актуальность паспортных сведений и действительность внутренней и внешней документации. Например, происходит заключение брака, рождение детей, смена места фактического проживания и прочее.

Смена персональной информации в некоторых случаях довольно существенно влияет на ход карьеры, а государственные отчисления в виде пенсий или пособий. Именно поэтому работники всех учреждений должны сообщать в кадровый отдел своего работодателя обо всех изменениях своевременно.

Зачастую происходит смена:

  • фамилии – актуально после бракосочетания;
  • места жительства – при смене прописки;
  • данных о полученном образовании – при окончании высших или средне специальных учебных заведений;
  • паспортной информации – после достижения возраста 20 или 45 лет.

Изменение биографических сведений может привести к ошибкам, которые в свою очередь допускаются уполномоченными сотрудниками кадрового отдела.

Изменение персональных данных сотрудника. Порядок внесения изменений в кадровые документы.

Ярослава Заруева,
профессиональный консультант в области управления персоналом, трудовых отношений и трудового права, организационного развития.
Создатель онлайн-курса “Эффективный HR”.
Ведущая профессиональной группы “HRанитель”
Сайт: www.zarueva.ru

Работник сообщил работодателю об изменении своих личных данных. Что следует делать работодателю?

В процессе взаимодействия с работником работодатель обрабатывает данные, которые предоставляет ему работник для оформления трудовых отношений и произведения различных операций по администрированию трудовых отношений и его трудовой деятельности. Предоставляемые работодателю данные самим работником согласно ст. 3 федерального закона «О персональных данных» от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ являются «персональными данными»:

Персональные данные – любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация.

Вся документация в рамках кадрового делопроизводства и многие бухгалтерские документы по расчетам с персоналом содержат персональные данные работников. И эта информация должна быть актуальна, т.е. персональные данные работников должны соответствовать всем данным подлинников документов, имеющихся у работника.

В жизни каждого человека происходят различные события, мы переезжаем (меняем адрес регистрации или фактического места жительства), меняем паспорта ( по достижении возраста, при утере, при смене фамилии по замужеству или иной причине и т.п.). Все эти изменения должны отражаться в документации работодателя по каждому из штатных работников компании для возможности полной идентификации работника.

Случаи изменения персональных данных сотрудника:
– смена имени, фамилии, отчества сотрудника (при изменении актов гражданского состояния – заключении или расторжении брака или смене ФИО по личным обстоятельствам);
– изменение паспортных данных (по достижении 20 и 45 лет либо при смене паспорта);
– изменение адреса прописки или фактического адреса сотрудника;
– сведение об образовании(поступление или окончание образовательного учреждения).
– изменение семейного положения;
– изменение состояния здоровья (ограничения по здоровью).

Какие документы работодателя содержат персональные данные работников?

Персональные данные работника содержатся в следующих документах работодателя:
– трудовой книжке;
– личной карточке работника (Т2);
– трудовом договоре;
– лицевом счете работника;
– иных кадровых и бухгалтерских документах, содержащих персональные данные работника.

Что следует делать работодателю?

В соответствии с п. 1 «Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, при изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся новые данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

В соответствии с п. 9 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее – Правила), в трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) – на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

б) образование, профессия, специальность – на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Согласно п. 26 Правил изменение данных записей производится работодателем по последнему месту работы.

Законодательство не обязывает работодателя вносить изменения в трудовой договор при изменении персональных данных работника. Однако такие изменения, по мнению некоторых экспертов, рекомендуется отражать в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Каков порядок внесения изменений в кадровые документы?

В ситуации, когда изменяются персональные данные работника, НЕОБХОДИМО издание приказа о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные. Все изменения вносятся только на основании приказа.

Первым шагом внесения изменений становится заявление работника с просьбой внести изменения в документы, содержащие персональные данные этого работника. Подача заявления – не обязательный, но целесообразный шаг.
Непосредственно с личным заявлением работнику необходимо предъявить работодателю подлинники документов, которые подтверждают измененные персональные данные работника.

Вторым шагом следует издание приказа.
Наименование приказа может звучать следующим образом – «Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника». Конечно, допустимы иные формулировки, но необходимо помнить, что данный приказ будет основанием для внесения изменений в документы работника, содержащие персональные данные, поэтому стоит отразить эту цель непосредственно в наименовании приказа.

Формулировки в приказе.
Распространенная ошибка, которую допускает работодатель, это формулировка вроде «С такого-то числа считать Иванову А.И. Филипповой А.И. в связи с регистрацией брака…»

Это неграмотно с юридической точки зрения. Филипповой Иванова считается на основании свидетельства о регистрации ее брака, например, а не на основании приказа работодателя.

Еще одной распространенной ошибкой в формулировках приказа является формулировка – «С такого-то числа внести изменения в персональные данные работника….».

Читать еще:  Трудовой договор и договор возмездного оказания услуг: сходства и различия

Изменение персональных данных физического лица, коим является ваш работник, закреплено как полномочие специальных государственных органов, но никак не кадровой службы работодателя. Кадровая служба лишь вносит изменения в документы, содержащие персональные данные, на основании документов об изменении персональных данных физического лица, выданных специальными государственными органами вашему работнику.

В отношении необходимости заключать дополнительное соглашение к трудовому договору работника в связи с изменением персональных данных работника существует два мнения, которые высказывают эксперты.

Первая: Не нужно заключать с работником дополнительное соглашение к трудовому договору в связи с изменением фамилии и иных персональных данных.

Такой вывод можно сделать из статьи 57 Трудового кодекса РФ. Согласно этой статье в содержание трудового договора входят сведения и условия.

Фамилия, имя, отчество работника, сведения о документах, удостоверяющих личность работника, относятся к сведениям.
Согласно ч. 3 ст. 57 ТК РФ «недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон…».

Аналогично следует поступать в случае изменения сведений, т.е. вносить изменения в текст трудового договора, и при этом заверять вновь внесенные сведения подписями сторон – работника и работодателя.

Ст. 72 ТК РФ также подтверждает, что только при изменении условий трудового договора оформляется отдельное соглашение.

Однако существует и другая точка зрения. Считают, что дополнительное соглашение к трудовому договору должно заключаться в случае изменения работником фамилии и иных персональных данных. Сторонники этой позиции ссылаются тоже на статью 57 ТК РФ и указывают, что эта статья допускает внесение в текст трудового договора только недостающих сведений, а не измененных. Поэтому нельзя вносить изменения сведений о фамилии и иных персональных данных работников в текст трудового договора, а нужно подписывать дополнительное соглашение.

Пока мною не встречалась информация о том, что ГИТ штрафует за составление дополнительного соглашения к трудовому договору в случае изменения персональных данных работника.

При составлении дополнительного соглашения можно использовать следующую формулировку: «В связи с изменением персональных данных работника стороны определили, что трудовой договор заключен с (Ф.И.О. работника) в соответствии с паспортом серии ____ № ________, выдан __.__._____ ОВД ___________района г. ______________”.

Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные регистрируется в соответствующем Журнале регистрации приказов в установленном порядке.

С приказом о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника, обязательно знакомят под роспись всех заинтересованных лиц:

– непосредственно самого работника,
– соответствующих работников кадровой службы и бухгалтерии работодателя.

Далее, на основании приказа производится внесение необходимых изменений в документы, содержащие персональные данные работникам, полномочными работниками работодателя по работе с персональными данными работника.

Изменение сведений о работнике в трудовой книжке.

Пунктом 2.3 Инструкции установлены следующие правила внесения изменений в сведения о работнике в трудовой книжке:

– изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату;

– указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки;

– одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные;

– ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

Некоторые эксперты считают, что записи об изменении фамилии надлежит делать не только на основании свидетельства, но и одновременно на основании паспорта.

На практике новую фамилию пишут рядом с зачеркнутой, под зачеркнутой, над зачеркнутой, в зависимости от наличия свободного места.

Изменение сведений о работнике в личной карточке (Т2) работника.

Существует несколько вариантов внесения таких изменений в личную карточку Т2.

Например, работница вышла замуж и изменила фамилию.
Прежняя фамилия может быть зачеркнута одной чертой, и справа можно указать новую фамилию на бумажном носители личной карточки Т2.

Кстати, именно поэтому в строке, предназначенной для указания фамилии, таковую обычно рекомендуют писать ближе к левому краю. Тогда остается место, чтобы новую фамилию указать правее. Также следует указать, на основании какого документа внесены изменения.

Это можно сделать на поле личной карточки напротив строки, где зачеркнута прежняя фамилия и написана новая – «Свидетельство о регистрации брака II-МТ № 115116 от 10.08.2005г.». Данную запись здесь же ответственный работник заверяет своей подписью и проставляет дату внесения изменений.
Если справа места нет, то новую фамилию можно написать сверху.

Сведения о документе, подтверждающем изменение фамилии, и заверительная подпись кадрового работника могут быть указаны также в разделе Х личной карточки «Дополнительные сведения».

Еще один вариант, используемый в данном случае в кадровой практике, – это распечатка страницы личной карточки Т2 из электронной системы данных работодателя с внесенными изменениями или дополнительными строками под графой для внесения изменений.

При этом на старой странице делается отметка о том, что произведена замена страницы в связи с изменением фамилии. На новой странице также отражается факт замены страниц.

В случае заключения дополнительного соглашения к действующему трудовому договору работника об изменении персональных данных, дополнительное соглашение оформляется совершенно аналогичным образом, как и иные дополнительные соглашения к трудовым договорам сторон трудового договора.

Аналогичные рекомендации по внесению изменений в документы работника, оформляемые работодателем, можно дать по поводу изменения и других сведений о работнике.

Если работник меняет паспорт

Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле , уважаемые коллеги! На нашем форуме уже более 250.000 сообщений, более 26.000 тем. Просьба к гостям-новичкам, пожалуйста, НЕ СОЗДАВАЙТЕ НОВЫХ ТЕМ , задавайте свои вопросы в похожих по смыслу. Большое количество «одноразовых» тем осложняет возможность поиска по форуму. Пожалуйста, будьте взаимовежливы . Разные мнения по спорным вопросам — это естественно и нормально, уважайте мнение друг друга. Наш с Вами форум — для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи. И, пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы — это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др.

Цитата
Innochka пишет:
А разве можно в ЛК черкать?
Цитата
Innochka пишет:
И нужно ли это оформлять приказом,что изменены данные паспорта
Цитата
Nusik пишет:
Нужно допсоглашение к ТД.

Цитата
Наталья пишет:
Кроме изменений в Т-2 ничего делать не нужно, т.к. паспортные данные не условия договора, а «реквизиты» работника. А если он место регистрации поменяет вы тоже будете делать доп.соглашение?

Внести изменения в пункт сведения о сторонах трудового договора с 01 апреля 2010 года считать паспортными данными работника следующие данные:
Паспорт гражданина Российской федерации сери я. и пишите данные по новому паспорту.

Тоже касаемо и смены места жительства

Внести изменения в пункт трудового договора сведения о сторонах, с 01 апреля 2010 года считать местом жительства (согласно паспорту) читать в следующей редакции
Г. москва, ул. . д. кв.

Цитата
Гость пишет:
а нужно брать с сотрудника заявление на внесение изменений в персональные данные?

Цитата
Гость пишет:
а нужно брать с сотрудника заявление на внесение изменений в персональные данные?
если да, то подскажите в какой форме?

А я локальным документом ввела необходимость наличия заявления от работника о смене любых его персональных данных, дополнительного соглашения и приказа.
У меня такие формы:

Прошу Вас внести изменения в мои персональные данные следующие изменения:

указать данные, подлежащие изменению
указать документы, на основании которых данные изменения вносятся
__________
дата
______________
подпись

Издан приказ
№_______-лс от _____________

В дело № _________________

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № ___
к Трудовому договору № __________ от _________________

г. Ростов-на-Дону «__»____20____г.

Закрытое акционерное общество «—«, именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице директора Тимошенко Михаила Евгеньевича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и гражданин Российской Федерации ______________________________, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, в дальнейшем совместно именуемые «Стороны», заключили настоящее Дополнительное соглашение о нижеследующем:
1 По обоюдному соглашению сторон, на основании паспорта № _______________, выданного ________ года __________________ Работодатель предлагает, а Работник соглашается с ________________ преамбулу трудового договора № ______ от _________ года изложить в следующей редакции «Настоящий договор заключен между Закрытым акционерным обществом «—«, именуемым в дальнейшем «Работодатель», в лице директора, действующего на основании Устава, именуемого в дальнейшем «Работодатель», с одной стороны, и гражданином Российской Федерации ____________, именуемой в дальнейшем «Работник».
2 По обоюдному соглашению сторон, Работодатель предлагает, а Работник соглашается с ____года пункт 7 трудового договора № __________ от ______ года изложить в следующей редакции:
Паспорт №
Выдан:
Зарегистрирован:
ИНН
№ стр.свид-ва
2 Все остальные условия Трудового договора, не указанные в настоящем Дополнительном соглашении, остаются без изменений.
3 Настоящее Дополнительное соглашение составлено и подписано Сторонами в двух экземплярах, обладающих равной юридической силой, по одному для каждой из Сторон, и вступает в силу со дня его подписания Сторонами.
4 Настоящее Дополнительное соглашение оформлено в виде приложения к Договору и является его неотъемлемой частью.
5 Реквизиты и подписи Сторон:

ЗАО «—-»
Директор Работник
фио

Номер документа Дата составления
Приказ
(распоряжение)

о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника

(фамилия, имя, отчество)

(наименование профессии, должности)

(наименование структурного подразделения)

внести в документы по учету кадров, в учетную документацию следующие изменения

(указать данные, которые подлежат изменению)

«____»_______________________20_____г.
(распоряжением)работник ознакомлен
(подпись)

Фамилия работника — не условие ТД, а одно из обязательных сведений, подлежащих включению в него.
Разницу между частями первой и второй ст. 57 ТК РФ хорошо понимаете?

Вопрос: Сотрудница ООО сменила фамилию в связи с регистрацией брака, ушла в отпуск по беременности и родам. Работодателем были внесены изменения в трудовую книжку и программу кадрового учета на основании свидетельства о регистрации брака и паспорта. Инспектор ФСС России требует от работодателя представить дополнительное соглашение с данным работником.
Каков порядок действий работодателя при смене фамилии у работника? Нужно ли вносить изменения в трудовой договор, издавать приказ?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
При смене фамилии работника работодатель должен внести изменения в трудовую книжку и личную карточку работника, а также поменять страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования работника. Вносить изменения в трудовой договор не надо, равно как и издавать приказ о смене фамилии работника.

Обоснование вывода:
1. Вопрос о внесении изменений в трудовой договор при изменении персональных данных работника прямо законодательством не урегулирован. В силу части первой ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре указывается фамилия работника. Если при заключении трудового договора в него не были включены какие-либо сведения, то это не является основанием для признания трудового договора незаключенным или его расторжения; трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями. Недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора (часть третья ст. 57 ТК РФ). В рассматриваемой ситуации, как мы поняли, в договоре отражена прежняя фамилия, поэтому правовых оснований говорить о необходимости внесения в него каких-либо изменений нет. Также трудовым законодательством не установлена обязанность работодателя по изданию приказа о смене фамилии работника.
2. Законом прямо предусмотрена обязанность работодателя в случае изменения сведений о работнике внести изменения только в трудовую книжку и личную карточку работника, а также поменять страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее — Инструкция), Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 (далее — Указания), а также ст. 15 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее — Закон N 27-ФЗ).
В соответствии с п. 2.3 Инструкции изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью работодателя (п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).
Новая фамилия работницы записывается рядом с прежней там, где есть достаточно места для этого. На внутренней стороне обложки трудовой книжки проставляется лишь ссылка на документ, на основании которого изменена запись, например: «Свидетельство о заключении брака от ___, серия ___, номер ___»; никакого пояснения не требуется. Ссылка на паспорт не нужна, поскольку он не подтверждает изменение фамилии, а лишь фиксирует новую.
При изменении сведений о работнике Указания предписывают внести соответствующие данные в личную карточку (форма N Т-2); новые данные заверяются подписью работника кадровой службы. Порядок внесения новых данных не описан. Однако, учитывая общие требования к исправлению первичных документов, содержащиеся в п. 4.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105 по согласованию с ЦСУ СССР (далее — Положение), а также правила изменения записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения в трудовых книжках, полагаем, что в личной карточке следует одной чертой зачеркнуть прежнюю фамилию работницы и рядом написать новую, сделать ссылку на свидетельство о браке, заверить изменения подписью работника кадровой службы.
В случае изменения фамилии (имени, отчества) работника работодателю необходимо в сроки, предусмотренные ст. 11 Закона N 27-ФЗ, предоставить актуальные сведения в соответствующий орган Пенсионного фонда РФ. В свою очередь, работник (застрахованное лицо) обязан предъявить работодателю (страхователю) документы, подтверждающие сведения о новой фамилии (имени, отчестве) и заполнить соответствующие формы (абзацы второй и четвертый п. 2 ст. 9, пп. 2, 6 п. 2 ст. 6 Закона N 27-ФЗ).
Нормативные правовые акты не обязывают работодателя вносить изменения в книгу учета движения трудовых книжек и лицевой счет (формы N Т-54 и N Т-54а). Но это целесообразно, так как названные документы применяются в течение всей трудовой деятельности работника. Если работодатель примет решение об изменении книги учета движения трудовых книжек и лицевого счета, он, на наш взгляд, вправе руководствоваться по аналогии п. 2.3 Инструкции.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Синева Татьяна

Ответ прошел контроль качества

я теперь запуталась так надо издавать приказ или нет и ДС к ТД?

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector